Ihr ultimativer Leitfaden zur Auswahl eines Callcenters für gemeinnützige Organisationen

Wussten Sie schon? Erstspender, die innerhalb von 48 Stunden spenden viermal häufiger erneut. Deshalb rufen gemeinnützige Organisationen ihre Unterstützer an. Das hilft, Beziehungen aufzubauen, Dankbarkeit auszudrücken und anhaltendes Engagement zu fördern. Um diese Anrufe effizient zu verwalten, sind jedoch die richtigen Tools erforderlich. Und hier macht ein Callcenter für gemeinnützige Organisationen den entscheidenden Unterschied. Wie? Sehen wir uns das an.

Vorteile eines gemeinnützigen Callcenters

• Spenderengagement – Persönliche Kontaktaufnahme über Anrufe, SMS und E-Mails steigert die Spendenbereitschaft. Spender, die über diese Kanäle kontaktiert wurden, zeigten eine 58% Gesamtes Geben Rate, die die Leistungsfähigkeit der Multi-Channel-Interaktion mit einem gemeinnützigen Callcenter unterstreicht. 
• Personalisierte Kommunikation – Personalisierte Kommunikation steigert die Spendenbeiträge deutlich. Segmentierte Kampagnen haben Spendensteigerungen von bis zu 760%
• Erkenntnisse sammeln – Zu den Erkenntnissen gehören Daten zur Spendenhäufigkeit, Spendenhöhe, bevorzugten Kanälen und Interessen, die eine maßgeschneiderte, personalisierte Kommunikation ermöglichen. Mithilfe dieser Erkenntnisse können Organisationen ihre Strategien verfeinern und die Spenderbindung erhöhen. 
• Umfragen & Feedback – Sammelt durch Text- oder Anrufumfragen wertvolle Eingaben zur Gestaltung zukünftiger Kampagnen.
• Spenderbindung – Spenderbindung – Zeitnahe, personalisierte Kommunikation ist der Schlüssel zum Aufbau dauerhafter Beziehungen. Eine Studie ergab, dass die Bindungsrate von Erstspendern von 33% bis 41% mit nur einem Dankeschön-Anruf und bis zu 58% bei mehreren Anrufen innerhalb von 90 Tagen
• Kosteneffizienz – Automatisiert Aufgaben und spart Zeit und Ressourcen.
• Skalierbarkeit – Bewältigt ein hohes Anrufaufkommen und gewährleistet konsistenten Support.
• Reichweite über mehrere Kanäle – Integriert Anrufe, SMS und E-Mails für eine breitere Einbindung.

Lassen Sie uns unter Berücksichtigung dieser Vorteile untersuchen, wie Sie die beste Callcenter-Plattform für gemeinnützige Organisationen auswählen können.

So wählen Sie die beste Callcenter-Lösung für gemeinnützige Organisationen aus

Sie benötigen eine gut informierte Checkliste, um die beste Nonprofit-Callcenter-Lösung auszuwählen. Wir haben die wichtigsten Funktionen und Tools aufgelistet, die die beste Callcenter-Lösung von den Anderen.

Im Idealfall sollte das Callcenter in der Lage sein:

1. Helfen Sie bei der Segmentierung von Daten

Segmentierung ist ein entscheidender Aspekt jeder gemeinnützigen Kampagne und ermöglicht Ihnen eine persönlichere und sinnvollere Verbindung mit Ihren Kontakten. 

Durch die Nutzung eines gemeinnützigen Callcenters können Sie Ihre Kontaktlisten anhand verschiedener wichtiger Faktoren segmentieren, wie zum Beispiel: 

• Demografische Daten: Segmentieren Sie Kontakte anhand wichtiger demografischer Details wie Alter, Geschlecht, Einkommensniveau oder Berufsbezeichnung. So können Sie Ihre Botschaft auf bestimmte Gruppen zuschneiden und Ihre Ansprache auf das individuelle Profil jedes Einzelnen abstimmen.
• Geografie: Organisieren Sie Ihre Kontakte nach ihrem Standort, um lokalisiertere Kampagnen durchzuführen. Ganz gleich, ob Sie Veranstaltungen veranstalten oder sich auf regionale Spendenaktionen konzentrieren, die geografische Segmentierung stellt sicher, dass Ihre Botschaft das richtige Publikum in der jeweiligen Region erreicht.
• Motive der Spender: Verstehen Sie die Beweggründe Ihrer Spender und kategorisieren Sie sie entsprechend. Manche spenden vielleicht aus persönlicher Leidenschaft für eine Sache, während andere durch Steuervorteile usw. motiviert sind. Durch die Segmentierung der Spender anhand dieser Beweggründe können Sie Nachrichten verfassen, die ihre Kerninteressen ansprechen.
• Engagement-Historie: Segmentieren Sie Kontakte auf der Grundlage früherer Interaktionen, wie z. B. frühere Spenden, Teilnahme an Veranstaltungen oder ehrenamtliche Mitarbeit. Passen Sie Ihre Kontaktaufnahme an spezifische Engagement um die Wahrscheinlichkeit einer positiven Antwort zu erhöhen.
• Engagement-Präferenzen: Manche Kontakte bevorzugen Textnachrichten, während andere lieber Anrufe oder E-Mails erhalten. Durch die Segmentierung nach Kommunikationspräferenzen stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht für jeden Einzelnen im effektivsten Format empfangen wird.

Sie können diese Segmentierungsstrategien ganz einfach implementieren, indem Sie das Nonprofit-Callcenter von CallHub nutzen. Mit Funktionen wie automatischem Tagging, dynamischen Listensegmentierung, benutzerdefinierte Felder und Unterdrückungslistenkönnen Sie nahtlos gezielte Kampagnen erstellen, die die Bedürfnisse und Motivationen Ihres Publikums direkt ansprechen.

2. Gemischtes Inbound- und Outbound-Callcenter

Callcenter-Software ist nicht nur für ausgehende Anrufe gedacht. Was ist, wenn ein wichtiger Spender Ihren Anruf nicht entgegennimmt und zurückrufen möchte? Hier kommen eingehende Anrufe ins Spiel. Eine Mischung aus eingehenden und ausgehenden Anrufen ist entscheidend. Einige wichtige Funktionen wie: 

• Eliminieren Sie die Notwendigkeit separater Inbound-Agenten: Eingehende Anrufe kann automatisch an den nächsten verfügbaren Agenten in einer Kampagne weitergeleitet werden, anstatt die Spender warten zu lassen. 
• Begrüßungsnachricht für eingehende Anrufe: Wenn ein Spender wartet, sollte ein gemeinnütziges Callcenter Ihnen die Möglichkeit geben, benutzerdefinierte Begrüßungsnachrichten für Anrufer zu erstellen, die darauf warten, mit einem verfügbaren Agenten verbunden zu werden. Sie können entweder eine Audiodatei hochladen oder die Nachricht eintippen, die in Sprache umgewandelt, um sicherzustellen, dass die Anrufer während der Wartezeit beschäftigt bleiben. Dies ist besonders wichtig bei Telefon-Marathons oder Rückrufe, um zu verhindern, dass Anrufer auflegen. 

• Kennzeichnung eingehender Anrufe: Wenn Agenten eingehende Anrufe erhalten, hilft das Markieren dieser Anrufe dabei, verpasste Anrufe zu priorisieren. So können Agenten wichtige Anrufe, die zunächst nicht beantwortet wurden, schnell nachverfolgen. CallHub bietet diese Funktion, damit Agenten erkennen können, dass es sich um einen zuvor gewählten Anruf handelte. 

3. Text vom Callcenter

Außer Leute anzurufen, Textnachrichten bieten eine effiziente Möglichkeit, Spender auf dem Laufenden zu halten und zu engagieren. Mit SMS können gemeinnützige Organisationen Unterstützer sofort erreichen, wichtige Updates weitergeben und eine konsistente Kommunikation aufrechterhalten. Ein Callcenter für gemeinnützige Organisationen sollte die folgenden wesentlichen Funktionen für SMS bieten:

• Automatisiertes Versenden von Textnachrichten: Ein gemeinnütziges Callcenter sollte in der Lage sein, automatisierte Textnachrichten, sodass Organisationen schnell große Kontaktgruppen mit Updates, Spendenanfragen oder Dankesnachrichten erreichen können. CallHub sendet automatisierte Textnachrichten basierend auf den Anrufdisposition markiert (wie besetzt, unbeantwortet, Rückruf usw.), die Sie hinzufügen.

• Manuelles Versenden von Textnachrichten: Automatisierte Nachrichten eignen sich zwar hervorragend für die Massenkommunikation, manchmal ist jedoch eine persönliche Note erforderlich. Eine Non-Profit-Software muss in der Lage sein, mehrere anpassbare Vorlagen je nach Konversation zu speichern. Hier ist ein Beispiel, wie CallHub dies bereitstellt.

• URL-Verkürzer: Das Einfügen von URLs in Textnachrichten ist üblich, aber lange, unhandliche Links kosten mehr und führen möglicherweise nicht zu Klicks. Ein gemeinnütziges Callcenter sollte eine integrierte URL-Verkürzer So können Links in Textnachrichten komprimiert und übersichtlicher dargestellt werden. Dies ist insbesondere für Spendenseiten oder Links zur Veranstaltungsregistrierung nützlich. 

4. Kompatible Software

Bei der Verwaltung von Anrufen an Spender ist die Einhaltung verschiedener Vorschriften unerlässlich, um rechtliche Probleme zu vermeiden und den Ruf Ihrer Organisation zu schützen. Non-Profit-Callcenter sollten die folgenden Compliance-Funktionen umfassen, um einen reibungslosen und rechtmäßigen Betrieb zu gewährleisten:

• TCPA-Konformität: Das Telefonverbraucherschutzgesetz (TCPA) schreibt vor, dass Anrufe auf Mobiltelefone nur mit vorheriger Zustimmung des Empfängers erfolgen dürfen. Eine konforme Callcenter-Software überprüft alle Telefonnummern auf Konformität und bietet Funktionen wie Opt-in-Zustimmungsverfolgung und sichere Anrufpraktiken.
• Nicht anrufen (DNC)-Liste: Callcenter müssen die Kontaktaufnahme mit Nummern im nationalen oder internen Nicht anrufen (DNC) Liste. Eine konforme Software reinigt Ihre Kontaktlisten automatisch mit diesen Datenbanken und stellt sicher, dass Sie keine Personen anrufen, die sich abgemeldet haben. Darüber hinaus können Sie Ihre Unterdrückungsliste um bestimmte Nummern, einschließlich DNC, zu blockieren. 
• Blockierung von Prozessanwälten: Prozessanwälte können gegen unerwünschte Anrufe rechtliche Schritte einleiten. Eine konforme Callcenter-Software wie CallHub kann diese Nummern automatisch identifizieren und blockieren, um den Kontakt zu verhindern und so rechtliche Risiken zu minimieren. Wie unten gezeigt, hilft CallHub dabei, sowohl DNC als auch Prozessanwälte zu blockieren.

• Zeitzonenanruf: Anrufe zu unpassenden Zeiten können hohe Geldstrafen und Klagen nach sich ziehen. Eine gute Callcenter-Software sollte in der Lage sein, die Zeitzone eines Kontakts zu erkennen und Anrufe entsprechend zu planen, um sicherzustellen, dass Anrufe nur innerhalb der gesetzlich zulässigen Zeiten getätigt werden. Bei der Planung der Kampagne Anrufhub ermöglicht es Ihnen, Personen während der Zeitzone anzurufen.

• SOC2-Konformität: Die Zertifizierung nach System and Organization Controls (SOC2) stellt sicher, dass die Software strenge Datensicherheitsprotokolle befolgt und sich zum Schutz der Kundendaten verpflichtet. Dies ist für jede gemeinnützige Organisation, die vertrauliche Spenderinformationen verarbeitet und Vertrauen bei ihren Unterstützern aufbaut, von entscheidender Bedeutung.
• ISO 2007-Zertifizierung: Das ISO 2007 Der Zertifizierungsstandard weist nach, dass die Software international anerkannten Best Practices für Qualitätsmanagementsysteme entspricht. Dies ist für die Aufrechterhaltung hoher Standards in Bezug auf Betriebseffizienz und Spenderkommunikation von entscheidender Bedeutung.
• SHAKEN/STIR-Konformität: SHAKEN/STIR ist ein Framework zur Bekämpfung illegaler Robocalls durch Überprüfung der Echtheit der Nummer des Anrufers. Durch die Aktivierung von SHAKEN/STIR können gemeinnützige Organisationen sicherstellen, dass ihre ausgehenden Anrufe nicht als betrügerisch gekennzeichnet werden. Dadurch verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Anrufe blockiert oder als Spam gekennzeichnet werden.

Anrufhub sorgt für konforme und sichere Kontaktaufnahme mit Funktionen wie zustimmungsbasiertem Wählen, DNC-Filterung, Zeitzonenanrufen und robuster Datensicherheit. Diese Sicherheitsvorkehrungen helfen gemeinnützigen Organisationen, Vertrauen zu bewahren, rechtliche Risiken zu vermeiden und das Engagement zu optimieren, während sie gleichzeitig die Branchenvorschriften einhalten.

5. Verbessert die Antwortraten

Eine große Herausforderung für gemeinnützige Organisationen besteht darin, Anrufe entgegenzunehmen, as 74% der Verbraucher ignorieren Nummern, die als „SPAM“ gekennzeichnet sind. Eine zuverlässige Callcenter-Lösung sollte dies verhindern, um Engagement und Vertrauen aufrechtzuerhalten.

• Spam-Label-Schutz: Dadurch wird verhindert, dass Ihre Nummern als 'Spam' durch Überwachung der Anrufreputation, rotierende Nummern und Verwendung der SHAKEN/STIR-Konformität. 

Erfahren Sie mehr darüber, wie CallHub Spam-Kennzeichnung verhindert in Dieses Video.

6. Unterstützt Multi-Channel-Kommunikation

Callcenter-Software für gemeinnützige Organisationen sollte sich nicht ausschließlich auf Anrufe verlassen. Untersuchungen zeigen, dass Spender über mehrere Kanäle mehr als dreimal so viel spenden wie Spender über einen einzigen Kanal. 3 % der gemeinnützigen Organisationen nutzen Multi-Channel Reichweite. Durch die Ausweitung auf Anrufe, SMS und E-Mail wird sichergestellt, dass gemeinnützige Organisationen mit ihren Unterstützern auf ihren bevorzugten Plattformen in Kontakt treten und so das Engagement und die Spenden steigern.

• Aufrufe: Telefonanrufe ermöglichen es gemeinnützigen Organisationen, Vertrauen aufzubauen, Gespräche in Echtzeit zu führen und unmittelbares Feedback zu erhalten. Anrufe schaffen eine persönliche Verbindung, erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Spenden und vertiefen die Beziehungen zu den Unterstützern.
• SMS: Mit 90 % der Textnachrichten werden innerhalb von drei Minuten gelesenSMS sind äußerst effektiv für dringende Updates, Veranstaltungserinnerungen und Spendenaufrufe. Ihr direkter, unaufdringlicher Charakter ermöglicht schnelle Antworten und erhöht so das Engagement und die Konversionsraten.
• E-Mail: Studien zeigen 48% der Spender sagen, dass regelmäßige E-Mails sie bei der Stange halten und zu weiteren Spenden anregen. E-Mails ermöglichen es gemeinnützigen Organisationen, detaillierte Updates zu teilen, Spendenaufrufe zu personalisieren und die Reichweite zu segmentieren, um die Spenderbindung und langfristige Unterstützung zu verbessern.

Anrufhub bietet Multi-Channel-Kommunikation, einschließlich Anrufen, SMS und E-Mail sowie Voice Broadcasting, und ermöglicht es gemeinnützigen Organisationen, Unterstützer effektiv einbinden, steigern Sie die Spenderkonvertierung und maximieren Sie die Reichweite – alles von einer Plattform aus.

7. Nahtlose CRM-Integrationen

Integration eines Nonprofit-Callcenters mit einem Customer Relationship Management (CRM) Das System ist für eine effiziente Spenderverwaltung und -einbindung unerlässlich. Es stellt sicher, dass alle Spenderinteraktionen und -informationen plattformübergreifend konsistent aktualisiert werden und bietet eine umfassende Sicht auf jeden Unterstützer.

Anrufhub bietet eine nahtlose Integration mit verschiedenen CRM-Systemen, um die Abläufe Ihrer gemeinnützigen Organisation zu optimieren. Zu den beliebten Integrationen zählen Salesforce, NGP VAN, NationBuilder und Zoho CRM, mit denen gemeinnützige Organisationen die Spenderansprache optimieren und ihre Bemühungen zur Spenderbindung durch Echtzeit-Datensynchronisierung verbessern können.

8. Hilft bei der Verwaltung verteilter Freiwilligenteams

Nonprofit-Callcenter können erheblich profitieren von robuste Lösungen zur Freiwilligen- und Agentenverwaltung, um reibungslosere Abläufe, verbesserte Kommunikation und effektivere Öffentlichkeitsarbeit zu gewährleisten. Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein gemeinnütziges Callcenter bei der Verwaltung verteilter Freiwilligenteams helfen kann: 

• Fernanrufe: Unabhängig vom Standort können Freiwillige direkt über ihr Mobiltelefon an Kampagnen teilnehmen. 
• Schulung und Unterstützung von Freiwilligen: Eine effektive Schulung ist für ehrenamtliche Mitarbeiter in gemeinnützigen Callcentern von entscheidender Bedeutung. Eine strukturierte Einarbeitung mit Skripten und Anleitungen stellt sicher, dass die ehrenamtlichen Mitarbeiter in gemeinnützigen Callcentern gut vorbereitet sind.

Lies auch: Bewährte Methoden für das Freiwilligenmanagement

CallHub vereinfacht das Freiwilligenmanagement durch Fernschulungen, Live-Überwachungund einfacher Zugriff auf Skripte und Vorlagen. Beide androide und Apfel Apps sind verfügbar.

• Teamauswahl für Freiwillige: Wenn Freiwillige ihre Teams selbst auswählen können, wird die Teilnahme vereinfacht und das Engagement verbessert. Ein Webformular kann die Anmeldung vereinfachen, sodass Freiwillige sich für bestimmte Kampagnen registrieren und automatisch den ausgewählten Teams beitreten können.

Sehen Sie sich in unserer Schritt-für-Schritt-Videoanleitung an, wie Sie Ihre gemeinnützige Callcenter-Kampagne einrichten.

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Bei CallHub widmen wir uns der Entwicklung von Funktionen, die Ihre Arbeit vereinfachen und Ihnen zu enormem Erfolg verhelfen. Mehr als 8,000 Organisationen vertrauen uns und wir sind bestrebt, außergewöhnlichen Service und Support zu bieten.

Mit Funktionen wie Multi-Channel-Kommunikation, CRM-Integrationen, Compliance-Gewährleistung und Tools zur Verwaltung verteilter Freiwilligenteams ist klar, warum CallHub die Lösung der Wahl für gemeinnützige Organisationen ist, die ihre Reichweite erhöhen möchten. 

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Divyashree BR

Ein Vermarkter, der mit Leidenschaft Erkenntnisse zu gemeinnützigen Organisationen, Politik und Interessenvertretungen teilt und dabei einen starken Fokus darauf legt, wie diese Bereiche effektiv digitalisiert und kommuniziert werden können, um ein breiteres Publikum zu erreichen.