Datenerfassung für Non-Profit-Organisationen: Welche Zahlen Sie für Spenden benötigen

Es ist keine Übertreibung, wenn man sagt, dass die Datenerfassung bei gemeinnützigen Organisationen die Grundlage für jedes Unternehmen ist, das mit seiner Arbeit eine echte Wirkung erzielen möchte. Während Inspiration und Altruismus das Schmiermittel sind, das die Räder der Wohltätigkeit am Laufen hält, sind Daten die Karte, die gemeinnützigen Organisationen zeigt, welchen Weg sie einschlagen müssen, um bestimmte Ziele zu erreichen. 

Bei der Datenerfassung für gemeinnützige Organisationen handelt es sich um die Kunst, Daten zu sammeln, zu analysieren und zu verbreiten, um Wirkung und Mittelbeschaffung zu maximieren und gleichzeitig Kosten und Sackgassen zu minimieren. 

Als gemeinnützige Organisation müssen Sie wissen, welche Daten Sie benötigen, wie Sie diese erfassen, welche Tools Sie für eine effiziente Erfassung benötigen und wie Sie diese Daten an Spender weitergeben und der Öffentlichkeit als Marketingmaterial zur Verfügung stellen. 

Lassen Sie uns jetzt einen Blick darauf werfen, wie das alles funktioniert.  

4 Gründe für die Datenerfassung durch gemeinnützige Organisationen 

Gemäß einer Studie von der Generosity Commission im Jahr 2023, 67 Prozent der Befragten wollten „alle Details darüber wissen, wofür ihr Geld ausgegeben wird, um sicherzugehen, dass es nicht verschwendet wird.“ (Seite 6)

Okay, sagen Sie. Als gemeinnützige Organisation haben Sie nichts zu verbergen. Aber was meinen sie mit „Details“? Die Details, die eine gemeinnützige Organisation bereitstellen muss, um weiterhin Spender, Freiwillige und neue Projekte zu gewinnen, sind die Hauptgründe, warum die Datenerfassung für gemeinnützige Organisationen so wichtig ist. Schauen wir uns die vier wichtigsten Gründe an.

Wirkungsberichterstattung 

Im 2007 Doktorarbeit von Dr. Edmund Flackinterviewte er 12 Arten von „Stakeholdern“ von gemeinnützigen Organisationen – alle, von Managern über Spender, Vorstandsmitglieder und Freiwillige bis hin zum Verwaltungspersonal von gemeinnützigen Organisationen, um ihre Einstellung zu den Jahresberichten herauszufinden, die gemeinnützige Organisationen bezüglich ihrer im Vorjahr geleisteten Arbeit erstellen und einreichen. (ab Seite 272) 

Alle Beteiligten (er interviewte fast 100 Personen) bestätigten, dass ihnen das Erstellen, Erhalten und Weitergeben eines Wirkungsberichts das Gefühl vermittelte, den Spendern gegenüber verantwortlich zu sein. Dies gab ihnen Vertrauen in die Richtung, in die sich die gemeinnützige Organisation bewegte, und inspirierte sie dazu, mehr zu spenden/mehr zu arbeiten. (Auch wenn viele zugaben, nicht alles gelesen zu haben.)

Wirkungsberichte sind für gemeinnützige Organisationen ein Schwungrad der Positivität und des Fortschritts. Für ihre Generierung sind viele unterschiedliche Daten erforderlich, und sie sind ein Muss. 

Profi-Tipp: Das Hauptziel von Wirkungsberichten gemeinnütziger Organisationen besteht darin, Spender zu langfristiger Unterstützung zu inspirieren. Erfahren Sie hier, wie das geht.  

Spenderpflege und Spenderbetreuung

Als wegweisender Studie von Richard D. Waters im Jahr 2008 untersucht, Eine enge Beziehung zu der gemeinnützigen Organisation veranlasste Großspender zu regelmäßigen Spenden. Allein durch die Messung der Stärke der Beziehung zur gemeinnützigen Organisation konnte Waters‘ Studie das Spendenverhalten eines Spenders mit einer Genauigkeit von 91 % vorhersagen. 

Eine Studie aus dem Jahr 2020 untermauerte diesen Punkt, indem sie hervorhob, wie stark sich die Offenlegung der Finanzen durch gemeinnützige Organisationen auf die Spendenabsicht auswirkte. 

All dies bedeutet einfach, dass Eine gemeinnützige Organisation muss eine starke und persönliche Beziehung zu den Spendern aufbauen und ihnen genaue Finanzberichte vorlegen, um ihre Spenden zu steigern. Für beides werden zahlreiche Daten benötigt – sowohl über die Spender als auch über die Arbeit der gemeinnützigen Organisation.    

Daten sind auch für die Spendergewinnung (oder Spenderbetreuung) von entscheidender Bedeutung. Daten stellen sicher, dass sich Ihre Outreach-Bemühungen auf diejenigen konzentrieren, die am wahrscheinlichsten spenden. Dies verbessert die Kapitalrendite und hilft Ihnen, einmalige Spender in langfristige Spender umzuwandeln. Daten beantworten Fragen wie: Wer hat in diesem Jahr weniger oder mehr gespendet? Wer wird wahrscheinlich mehr spenden? Wer sollte häufig kontaktiert werden und wer wurde zu oft angesprochen? 

Die Gewinnung und Bindung von Spendern ist wie das Gewinnen von Freunden, von denen man Geld leiht – allerdings mit Fremden. Mit Charme und einem Händedruck gelingt das. Aber es gelingt wahrscheinlicher, wenn Sie Daten darüber haben, wen Sie wann fragen müssen. 

Mehr lesen: Alles, was Sie schon immer über den Spender-Engagement-Zyklus wissen wollten 

Letztendlich führt ein datengesteuerter Ansatz zu intelligenteren Entscheidungen, höheren Erfolgen bei der Spendergewinnung und einer insgesamt größeren Wirkung beim Sammeln von Spenden.

Programmbewertung 

Die Messung von Ergebnissen ist für jede gemeinnützige Organisation, die die Qualität ihrer Dienstleistungen verbessern möchte, von entscheidender Bedeutung. Ohne Kenntnis ihrer Stärken und Verbesserungsbereiche besteht die Gefahr, dass gemeinnützige Organisationen Jahr für Jahr dieselben Dienstleistungen erbringen, ohne zu prüfen, ob alternative Ansätze einen größeren Nutzen für ihre Gemeinschaften bringen könnten.

Um die bestmöglichen Dienste bereitzustellen, muss eine gemeinnützige Organisation ihre Ergebnisse messen und diese Änderungen regelmäßig umsetzen. Und Ergebnisse können nur gemessen werden, wenn die richtigen Daten von denjenigen gesammelt werden, die das Programm ständig durchführen – täglich, wöchentlich, monatlich usw.  

Erfolgreiche Datenerfassung für gemeinnützige Organisationen: Was Sie erfassen und messen sollten

Ziele bieten den Beteiligten – wie Spendern, Mitarbeitern und Begünstigten – Maßstäbe, anhand derer sie die Leistung der Organisation beurteilen und sicherstellen können, dass sie ihrer Mission treu bleibt. 

Wie in jeder Organisation motiviert die Definition eines Ziels die Mitarbeiter und Freiwilligen intern. Bei gemeinnützigen Organisationen verleihen definierte Ziele der externen Kommunikation – beispielsweise bei der Ansprache von Spendern – zusätzlich Dringlichkeit. (Beispiel: „Wir brauchen nur 500 US-Dollar, um unser Ziel zu erreichen, zehn Pandas zu retten. Können Sie den Unterschied ausmachen?“). 

Da diese Columbia Law School Studie predigt, Durch entsprechende Auswertungen können Spender und Freiwillige sehen, was erreicht wurde. Es sorgt dafür, dass die Manager gemeinnütziger Organisationen auf dem richtigen Weg bleiben, indem es sie bei der Annahme von Spenden zu einem festen Ergebnis verpflichtet.   

Dies sind zwar die vier Hauptgründe, sie umfassen jedoch auch viele wichtige zukünftige Ziele für gemeinnützige Organisationen. Ein guter Wirkungsbericht für aktuelle Spender beispielsweise inspiriert mehr Menschen dazu, im nächsten Jahr zu spenden. Ebenso hilft eine gute Programmbewertung im laufenden Jahr der gemeinnützigen Organisation dabei, in Zukunft bessere Programme auf den Weg zu bringen. 

Datenerfassung für gemeinnützige Organisationen: Welche Art von Daten können Sie erfassen?

Eine Restaurant-Analogie ist hier hilfreich, um den Unterschied zu verstehen zwischen dem, was eine gemeinnützige Organisation mit Daten macht (was wir oben besprochen haben) und der Art der Daten, die die gemeinnützige Organisation tatsächlich sammelt und woher sie diese Daten bezieht. 

In Restaurants werden die Rohzutaten nach Art (Gemüse, Fleisch, Meeresfrüchte) gesammelt, und jede Art hat eine andere Quelle, andere Sammelmethoden und es gelten andere Sammelbestimmungen. 

Das Restaurant muss also alle diese Regeln befolgen, um diese Zutaten zu beschaffen, und dann noch weitere Regeln befolgen, um sie getrennt zu lagern. Schließlich werden diese kombiniert, um eine große Vielfalt an Gerichten zu kreieren. 

In ähnlicher Weise müssen gemeinnützige Organisationen große Mengen an Daten aus verschiedenen Quellen sammeln, die alle unterschiedliche Standards haben. Die gemeinnützige Organisation muss diese Daten dann nach bestimmten Standards sortieren und speichern. Und erst dann kann die gemeinnützige Organisation alles kombinieren, um den datengesteuerten Bericht zu erstellen, den sie generieren möchte.   

Hier sind im Wesentlichen die Datenquellen: 

Daten zu gemeinnützigen Unterstützern

• Stammdaten (Name, Alter, Geschlecht, Adresse, Kontaktdaten etc.) 
• Hintergrundinformationen (Ausbildung, Beruf, Familienstand, Religion, Einkommen usw.)
• Personalisierungsdetails (Geburtstage, wichtige Anliegen, Leidenschaften, Hobbys usw.) 
• Finanzielle Details (Spenden, Spendenhäufigkeit, Art der Auszahlung etc.)   

Non-Profit-Marketingdaten 

• Websitedaten (Besucher, Scrolltiefe, Klicks, beliebte Seiten, Blogs, Seitenaufrufe usw.) 
• Daten zu digitalen Anzeigen (Klickrate, Zuschauerzahlen, Ergebnisse von A- und B-Tests usw.) 
• E-Mail-Daten (Öffnungsrate, Klickraten, Leserzahlen, Spam-Kennzeichnung, etc.) 
• Social-Media-Daten (Engagement, Aufrufe, Likes, Shares, Erwähnungen usw.)   

Finanzdaten gemeinnütziger Organisationen

• Einnahmen (Spenden, Zuschüsse, Sponsoring usw.)
• Ausgaben (Programmkosten, Verwaltungskosten, Gehälter usw.)
• Angaben zu den Vorstandsmitgliedern (wie von der Regierung verlangt) 
• Steuererklärungen und Dokumentation des Status einer gemeinnützigen Organisation

Daten zu gemeinnützigen Freiwilligen

• Persönliche Daten (Name, Kontaktdaten, Standort usw.)
• Fähigkeiten (Verfügbarkeit, Interessen, technische Kenntnisse usw.) 
• Background Checks 

Umfragedaten für gemeinnützige Organisationen 

• Befragung der Begünstigten zur Wirkung der Programme 
• Befragungen von Ehrenamtlichen und Mitarbeitern zur Arbeit der gemeinnützigen Organisation 
• Umfragen unter Spendern zur Arbeit und Wirkung der gemeinnützigen Organisation 
• Marktumfragen, um neue Fördermittel und neue Bereiche zu identifizieren, für die sich die Menschen begeistern

Umfrage-Telefonate: So machen Sie sie zum Erfolg!

Im Großen und Ganzen sind dies die Arten von Daten, die eine gemeinnützige Organisation sammeln muss, um effektiv zu sein. Wie bereits erwähnt, werden diese Daten mit anderen kombiniert, um umfassende Berichte, Marketingkampagnen, gezielte Spenderakquise, Programme zur Spenderpflege und -bindung sowie Sensibilisierungstools zu erstellen.

Beispielsweise erfordert die Spenderpflege Personalisierung (eine Geburtstagsnachricht) und Rechenschaftspflicht (ein Jahresabschluss).  

Wie können gemeinnützige Organisationen Daten sammeln? 

Nachdem Sie nun alle Daten kennen, die eine gemeinnützige Organisation benötigt, und wissen, wie Sie diese nutzen können, ist es wichtig, die Quellen dieser Daten optimal zu nutzen. Stellen Sie als gemeinnützige Organisation sicher, dass keine Gelegenheit zur Datenerfassung ungenutzt bleibt. Sie müssen einen proaktiven Ansatz verfolgen – zu dem auch regelmäßige „Sauberkeitsprüfungen“ gehören. 

Hier ist eine kurze Liste mit Möglichkeiten, die Datenerfassung bei jeder Gelegenheit zu maximieren: 

Formulare: Nutzen Sie jeden Kontaktpunkt

• Stellen Sie sicher, dass in den Spendenformularen nicht nur die Zahlungsdetails, sondern auch optionale Felder wie Interessen, Kommunikationspräferenzen und Informationen zur Arbeitgeberzuordnung erfasst werden.
• Nutzen Sie die Veranstaltungsanmeldung, um Teilnehmerdaten, Ernährungspräferenzen (um das Essensangebot für die nächste Veranstaltung anzupassen) usw. zu erfassen, und achten Sie darauf, nach der Veranstaltung Feedback zu sammeln.
• Sammeln Sie Daten aus Freiwilligenbewerbungen, einschließlich Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Motivationen.

Marketing: Digitale Kanäle optimieren

• Während der natürliche Drang darin besteht, jede Werbemöglichkeit zu nutzen, um die Botschaft „Jetzt spenden“ zu maximieren, sollten Sie auch einen Prozentsatz von Pop-ups und Werbebannern verwenden, um SMS-Opt-Ins, Newsletter-Anmeldungen und Umfrage-Teilnahme. 
• Dasselbe gilt für soziale Medien. Reservieren Sie 25 % der Beiträge für Umfragen, Quiz oder interessenbasierte Kampagnen, um Spenderpräferenzen und Engagementdaten zu sammeln.
• Viele gemeinnützige Organisationen vergessen, in die E-Mail-Signaturen ihrer Mitarbeiter Links zu Umfragen oder Feedback-Formularen einzufügen. So bleibt die Umfrage im Blickfeld der Spender, die die Mitarbeiter ansprechen möchten. 

Telefonanrufe: Beteiligen Sie sich an Gesprächen, die die Datenerfassung gemeinnütziger Organisationen vorantreiben

• Schulen Sie Ihr Personal darin, nach aktualisierten Spenderkontaktinformationen zu fragen, Umfragen, Interessen oder Feedback während Anrufe (PS: Rufen Sie regelmäßig die Spender an.) 
• Verwenden Sie QR-Codes zur schnellen Datenerfassung (z. B. Anmeldungen, Feedback) und sorgen Sie dafür, dass das Personal die Teilnehmer bei allen Live-Events aktiv einbindet, um Erkenntnisse zu gewinnen. 
• Führen Sie nach Ihrer Spendenaktion Dankesrufe durch und fragen Sie die Spender nach ihren Beweggründen und Wünschen.

Textnachrichten: Nutzen Sie die Technologie sinnvoll zur gemeinnützigen Datenerfassung

Spender bevorzugen, wie die meisten Menschen, Textnachrichten. Verwenden Sie diese daher mit Bedacht. 

• Text-to-Join: Nutzen Sie dieses System, um mehr zu bekommen Opt-Ins (durch Live-Events oder Werbung im echten Leben), aber senden Sie auf jeden Fall Folgetexte mit weiteren Informationen.  

Nachtragstexte: Sie können „Text-to-Join“ verwenden, um Zustimmungen von potenziellen Spendern zu erhalten. Es ist jedoch wichtig, Folge-SMS zu senden, um weitere Informationen zu sammeln (z. B. „Hallo! Bitte teilen Sie uns Ihren Standort mit.“) und regelmäßige Erinnerungen für Spenden zu senden. 

• Peer-to-Peer-Texting: Nutzen Sie Ihre Freiwilligen, um Einzelgespräche mit Spendern und bitten Sie um Feedback und Vorschläge. Es ist wichtig, dies von Zeit zu Zeit zu tun. 
• Relationale Organisation: Sie können auch relationale Organisation für Spender, die Ihren Freiwilligen persönlich bekannt sind. 

Relationale Organisation: Spenden (und Gespräche) verlaufen besser, wenn der Freiwillige dem Spender bekannt ist. Outreach-Software wie CallHub ermöglicht es Freiwilligen, Spender (die sich bei der gemeinnützigen Organisation registriert haben) zu kontaktieren, die sie bereits über ihre Kontaktliste kennen. 

Pro-Tipp:  Stellen Sie sicher, dass alle Plattformen (Spendentools, E-Mail-Marketing, Eventmanagement) in Ihr CRM integriert sind, um einen nahtlosen Datenfluss zu gewährleisten.

Verbessern Sie jetzt die Datenerfassung Ihrer gemeinnützigen Organisationen 

Die Datenerfassung bei gemeinnützigen Organisationen kann nur reibungslos erfolgen, wenn an vorderster Front die richtige Software verwendet wird – wenn Ihre Mitarbeiter oder Freiwilligen direkt mit einem Spender in Kontakt treten. Wenn es Ihnen an dieser Stelle an Funktionen, Skalierbarkeit oder sogar einer reibungslosen Benutzeroberfläche mangelt, ist die gesamte Interaktion umsonst. Oder schlimmer noch, Sie erfassen Daten, können diese aber nicht sinnvoll nutzen. 

Aus diesem Grund sind die Tools von CallHub darauf ausgerichtet, gemeinnützige Organisationen bei der Verbesserung der Datenerfassung und des Engagements zu unterstützen. Die Software von CallHub integriert Telefonbanking, Peer-to-Peer-SMS und erweiterte Analysen, sodass Organisationen ihre Outreach-Bemühungen optimieren, umsetzbare Erkenntnisse gewinnen und das Engagement der Spender verbessern können. 

Funktionen wie Verzweigungsskripte, dynamische Anrufer-IDs und automatisierte Arbeitsabläufe gewährleisten nahtlose und effiziente Kampagnen, die auf die Bedürfnisse des Publikums zugeschnitten sind.

Durch die Nutzung von CallHub können gemeinnützige Organisationen ihre Spenden- und Lobbyarbeit skalieren und gleichzeitig einen personalisierten Ansatz beibehalten. Weitere Informationen finden Sie unter Anrufhub.

Beitragsbild: Bild von AS Fotografie von Pixabay

Vinayak Hegde

Vinayak Hegde ist ein Content-Marketer, der seit über sechs Jahren über gemeinnützige Organisationen, Changemaker und Interessenvertretungen berichtet. Seine Erfahrung umfasst alle Formen der digitalen Inhaltserstellung, einschließlich Text, Audio und Video.