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Kirchliche Veranstaltungen sind Gelegenheiten für die Gemeinde, zusammenzukommen, zu feiern, Zeit miteinander zu verbringen und gemeinsam für eine Sache zu arbeiten. Seitens der Kirche sind sie eine Gelegenheit, mit den Mitgliedern auch außerhalb der Sonntagsmesse Kontakte zu knüpfen, neue Mitglieder und Gäste kennenzulernen, kirchliche Initiativen zu fördern und Spenden für die Kirche zu sammeln.
Es gibt viele Gründe, eine kirchliche Veranstaltung zu organisieren und zu besuchen. Egal aus welchem Grund, eine erfolgreiche kirchliche Veranstaltung kann Ihnen helfen:
- Erhöhen Sie den Kirchenbesuch: Die Gemeinde auf unterhaltsame und sinnvolle Weise einzubeziehen, ist ein großer Anreiz, sich in der Kirche zu engagieren.
- Ermutigen Sie neue Mitglieder zum Beitritt: Eine lebendige und aktive Kirche ist der Ort, an dem Sie am liebsten hingehen würden, besonders als junge Familie sucht Kontakt mit ihrem Glauben.
- Steigern Sie Ihre Spenden: Kirchliche Veranstaltungen sind eine großartige Plattform, um Spenden zu fördern, indem man Spendenkioske aufstellt, zum Spenden auffordert, Spendenaktionen fördert usw.
- Vermarkten Sie Ihre Kirche: Ja, mit sinkenden Kirchenbesuchen und rund 4500 Kirchen schließen in den USA jedes Jahr ihre Türen, Eine kirchliche Veranstaltung ist eine hervorragende Möglichkeit, für Ihre Kirche zu werben.
Bei der Planung einer kirchlichen Veranstaltung steht so viel auf dem Spiel, dass alles perfekt sein muss! Es kann kompliziert werden, an jedes Element einer erfolgreichen kirchlichen Veranstaltung zu denken, aber wir haben die Lösung für Sie. Ein Arbeitsblatt zur Planung kirchlicher Veranstaltungen ist genau das Richtige, um eine unvergessliche kirchliche Veranstaltung zu gestalten.
Lassen Sie uns verschiedene Elemente einer kirchlichen Veranstaltung untersuchen, die auf Ihrer Planungscheckliste stehen müssen.
Wie plant man eine kirchliche Veranstaltung?
Unabhängig von der ausrichtenden Organisation sind bei jeder Veranstaltung praktisch die gleichen Elemente involviert. Es bedarf jedoch einiger Überlegung, um alle diese Elemente zu kennen und sie in einem Arbeitsblatt zur Planung kirchlicher Veranstaltungen zusammenzufassen. Abhängig von Ihrer Veranstaltung können einige Aspekte einer kirchlichen Veranstaltung wichtiger sein als andere. Vielleicht möchten Sie sogar einige Schritte überspringen. Ein umfassendes Arbeitsblatt zur Planung kirchlicher Veranstaltungen hilft Ihnen dabei, alle Elemente an ihren Platz zu bringen, sodass Sie nach Bedarf auswählen und aussortieren können.
Wir haben sie hier aufgelistet.
Veranstaltungsziel
Zunächst einmal: Warum veranstalten Sie diese kirchliche Veranstaltung? Ihre Gründe können von der Steigerung der Kirchenbesucherzahlen bis hin zur Förderung Ihrer neuesten Gemeinschaftsinitiative reichen – egal, warum, Sie müssen es laut aussprechen. Der erste Punkt auf Ihrem Arbeitsblatt zur Planung kirchlicher Veranstaltungen sollte der Zweck der Veranstaltung sein.
Wenn Sie und die anderen Gemeindemitglieder sich über das Ziel der Veranstaltung im Klaren sind, können Sie alle Aktivitäten darauf ausrichten, um sicherzustellen, dass Sie die besten Chancen haben, dieses Ziel zu erreichen.
Wenn Sie beispielsweise neue Mitglieder gewinnen möchten, könnten Sie am Eingang einen Registrierungskiosk einrichten oder einige Gemeindemitglieder darin schulen, sich am Veranstaltungstag um die Besucher zu kümmern. Wenn Sie für eine Spendenaktion werben, legen Sie den Zielbetrag fest und konzentrieren Sie Ihre Energie auf dieses einzelne Ziel der Veranstaltung.
Ihre Ziele für die Veranstaltung könnten sein:
- Spendensammlung,
- Steigende Kirchenbesuche,
- Verbesserung der Online-Bewertungen,
- Einbeziehung der Gemeinschaft,
- Neue Mitglieder hinzufügen
Seien Sie sich über das Ziel im Klaren und arbeiten Sie darauf hin.
Das Budget für die Veranstaltung
Als Nächstes steht auf Ihrer Liste der Punkte, die Sie im Arbeitsblatt zur Planung kirchlicher Veranstaltungen abhaken sollten, das Veranstaltungsbudget. Wenn Sie das Ziel der Veranstaltung erkannt haben, fragen Sie sich, welchen Betrag Sie angemessenerweise für diese Veranstaltung ausgeben können.
Wenn Sie noch relativ neu in der Organisation kirchlicher Veranstaltungen sind, kennen Sie die genauen Zahlen möglicherweise nicht, können diese aber nach bestem Wissen und Gewissen schätzen. Fragen Sie Leute, die ähnliche Veranstaltungen organisiert haben, um eine ungefähre Vorstellung von den erwarteten und unerwarteten Kosten der Veranstaltung zu bekommen.
Dies ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos und ohne finanzielle Probleme abläuft. Wenn Sie feststellen, dass Ihnen die erforderlichen Mittel fehlen, um diese Veranstaltung erfolgreich zu gestalten, haben Sie genügend Zeit, diese zu organisieren. Sie können Mitglieder um Spenden bitten, Sponsoren suchen oder online eine Spendenaktion starten, um Geld zu sammeln.
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Veranstaltungsdatum
Der perfekte Veranstaltungstermin hängt von mehreren Faktoren ab. Diese könnten sein:
- Welcher Tag passt den Mitgliedern am besten für die Teilnahme – vielleicht ein Wochenende?
- Fällt das Datum auf ein wichtiges Ereignis wie den 4. Juli oder den Wahltag? Dann sollten Sie vielleicht ein anderes Datum in Betracht ziehen.
- Ist es ein langes Wochenende? Dann möchten die Leute vielleicht verreisen, anstatt in der Stadt zu bleiben.
- Wenn Sie eine Veranstaltung im Freien planen, mit welcher Wetterlage ist in diesen Wochen normalerweise zu rechnen?
Wenn Sie diese Punkte in Ihrer Checkliste für kirchliche Veranstaltungen berücksichtigen, erhalten Sie eine klarere Vorstellung von dem Datum, das Sie auswählen müssen, damit die Veranstaltung einfach perfekt wird! 🙂
Das Thema des Tages
Ein Veranstaltungsthema bringt wirklich alles zusammen. Es bestimmt die Art der Dekoration, des Essens, der Musik, der Kleiderordnung usw., die Sie zusammenstellen. Wenn Sie sich beispielsweise für eine Veranstaltung mit einem 90er-Jahre-Thema entscheiden, möchten Sie die Dekoration, Unterhaltung und Menüs entsprechend gestalten.
Sie können Ihre Veranstaltungseinladungen und andere Marketingmaterialien auch nach dem von Ihnen gewählten Thema gestalten. Wenn Sie Ihrem Arbeitsblatt zur Planung kirchlicher Veranstaltungen ein Veranstaltungsthema hinzufügen, verleiht dies Ihrer Veranstaltung sicherlich den dringend benötigten Auftrieb!
Veranstaltungsortauswahl
Ein Veranstaltungsort kann einen erheblichen Teil Ihres Veranstaltungsbudgets ausmachen. Abhängig von der geplanten Veranstaltung müssen Sie entscheiden, welcher Veranstaltungsort perfekt ist.
Für eine Veranstaltung im Flohmarkt-Stil eignet sich ein offener Platz im Freien hervorragend. Für ein ruhiges, kleines Abendessen können Sie sich vielleicht dennoch für das Kirchengelände entscheiden. Die Idee besteht darin, die Kosten zu minimieren und dennoch einen bildwürdigen, Instagram-freundlichen Veranstaltungsort zu haben (Sie möchten ja, dass die Teilnehmer Sie online markieren).
Suchen Sie online nach Veranstaltungsorten und stellen Sie sicher, dass einige Mitglieder des Organisationskomitees den Veranstaltungsort besuchen, auch wenn alles perfekt zu sein scheint. Durch den Besuch verschiedener Veranstaltungsorte erhält jeder einen guten Eindruck von den verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie den Raum nutzen können.
Lesen Sie unbedingt die Online-Bewertungen durch, um zu erfahren, wie gut der Veranstaltungsort in der Vergangenheit mit ähnlichen Veranstaltungen umgegangen ist.
Wenn Ihr Budget knapp ist, können Sie alternativ Ihre bestehenden Mitglieder fragen, ob Sie deren Garten nutzen können, oder ein unterstützendes Unternehmen bitten, einen Veranstaltungsort zu sponsern.
Event-Marketing
Damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird, sollte Marketing der nächste Punkt auf Ihrer Checkliste sein. Je mehr sich die Nachricht über die Veranstaltung verbreitet, desto wahrscheinlicher ist es, dass Menschen daran teilnehmen.
Ob Ostereiersuche oder virtuelle Spendensammlung – die Vermarktung einer kirchlichen Veranstaltung trägt wesentlich dazu bei, dass die Menschen sie unterstützen. Hier sind verschiedene Plattformen, die Sie zur Vermarktung Ihrer kirchlichen Veranstaltung nutzen können:
- Sozialen Medien: Erstelle das perfekte Facebook-Event oder teile Event-Poster auf deinem Instagram-Feed. So oder so, Social Media ist eine großartige Möglichkeit, ein großes Publikum zu erreichen. Sie können auch für Anzeigen bezahlen, die auf eine bestimmte Zielgruppe ausgerichtet sind.
- Textnachrichten: Teilen Sie Ihre Veranstaltungseinladung per SMS. Mit SMS-Tools können Sie eine große Gruppe von Personen gleichzeitig erreichen. Moderne Tools ermöglichen Ihnen, personalisierte, individuelle Gespräche mit Ihrem Publikum in großem Umfang zu führen und diese Gespräche aufzuzeichnen.
Wenn Sie Ihre SMS-Einladungen ansprechender gestalten möchten, können Sie Poster auch per SMS teilen.
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- Telefonbaum: Sie haben bereits eine Datenbank Ihrer Kirchenmitglieder. Fügen Sie die Liste zu einer Software hinzu, die Telefonbäume für Kirchen ermöglicht, wie zum Beispiel Anrufhub. Bitten Sie Freiwillige, Mitglieder anzurufen, Notizen zu machen und vor und nach der Veranstaltung nachzufassen. So bekommen Sie eine ziemlich gute Vorstellung davon, wie viele Leute Ihre Veranstaltung besuchen.
- E-Mail-Kampagnen: E-Mail-Kampagnen sind eine großartige Möglichkeit, mit Mitgliedern und Personen in Verbindung mit der Kirche in Kontakt zu bleiben – das können ehemalige Besucher oder VIPs sein. Teilen wunderschön gestaltete, optisch ansprechende E-Mail-Kampagnen um die Leute zum Kommen zu ermutigen.
- Website: Erstellen Sie eine separate Zielseite auf Ihrer Website oder gestalten Sie Ihre Homepage neu, um Einzelheiten zu Ihrer Veranstaltung anzuzeigen. Besucher Ihrer Website werden automatisch über die Veranstaltung informiert. Fügen Sie eine Option hinzu, mit der sich Besucher online für die Veranstaltung registrieren können, und Sie werden in kürzester Zeit eine gut besuchte Teilnehmerliste haben!
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Fügen Sie diese Marketingplattformen zu Ihrem Arbeitsblatt zur Planung kirchlicher Veranstaltungen hinzu und haken Sie sie ab, sobald Ihre Marketingstrategie für die einzelnen Plattformen gestartet ist.
Eventaktivitäten
Sie haben eine großartige Veranstaltung geplant. Ein Redner mit einem höchst angesehenen Hintergrund wird die Veranstaltung würdigen. Aber was soll sonst noch passieren? Haben Sie Folgendes bedacht:
- Wer wird den Redner begrüßen?
- Wer hält die Begrüßungsrede?
- Wer bedankt sich am Ende des Vortrags beim Referenten?
- Gibt es eine Glückwunschzeremonie?
- Haben Sie Zeit für eine Frage-und-Antwort-Runde?
Dies ist ein Beispiel für Veranstaltungsaktivitäten, die Sie planen müssen. Ihre Bedenken und Fragen können je nach Art der Veranstaltung, die Sie durchführen, unterschiedlich sein, aber der Punkt bleibt bestehen. Planen Sie Ihre Veranstaltungsaktivitäten auf Ihrer Checkliste für kirchliche Veranstaltungen, damit es nie zu Verwirrungen oder Zweifeln über den Ablauf der Veranstaltung kommt.
Eine Checkliste für eine Spendenaktion
Wenn Sie eine Veranstaltung planen, um mehr Spenden zu sammeln, müssen Sie nach Möglichkeiten suchen, den Erlös zu maximieren.
Mit den folgenden Schritten können Sie die Spendensumme maximieren:
- Stellen Sie bei der Veranstaltung eine Spendenbox auf. Wer spenden möchte, kann einen Scheck ausstellen oder Bargeld einwerfen.
- Halten Sie während der Veranstaltung eine Auktion ab und leiten Sie den eingenommenen Betrag an Ihren Fonds weiter.
- Machen Sie vor der Veranstaltung Werbung für Ihre Spendenaktion, indem Sie Massentexte an Personen, die sich zur Teilnahme angemeldet haben.
- Stellen Sie den Menschen verschiedene Spendenoptionen zur Verfügung. Richten Sie ein Venmo- oder Paypal-Konto ein. Senden Spendenlinks per SMS damit sie direkt online bezahlen können. Machen Sie persönliche Spenden möglich. Je mehr Optionen zur Verfügung stehen, desto einfacher wird es für die Menschen, zu spenden.
- Werben Sie für Ihre SMS-Code auf Ihrem gesamten Marketingmaterial, damit jeder, der Ihre Flyer erhält oder Ihre Marketingbotschaften sieht, spenden kann – auch wenn er nicht an Ihrer Veranstaltung teilnimmt.
Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Spendensammlung zu maximieren. Berücksichtigen Sie diese unbedingt bei der Planung Ihrer kirchlichen Veranstaltungen.
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Sponsoren der Veranstaltung
Eine gute Möglichkeit, Ihre Ausgaben zu minimieren und den Nutzen einer Veranstaltung für die Kirche zu maximieren, besteht darin, einen Sponsor zu finden. Es ist eine Win-Win-Situation, da der Sponsor Anerkennung erhält, während die Kirche ihre Ausgaben für die Veranstaltung reduziert.
Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung die Zeit, die Sie für die Suche nach einem Sponsor benötigen. Beginnen Sie idealerweise einige Monate im Voraus. Fügen Sie Ihrer Checkliste für kirchliche Veranstaltungen die folgenden Aufgaben hinzu:
- Bereiten Sie ein Sponsoringdeck vor
- Erstellen Sie einen Outreach-Plan
- Richten Sie Ihre ein Kommunikationsplattform(en))
- Erstellen Sie eine Liste potenzieller Sponsoren
- Erreichen Sie wertvolle Kirchenmitglieder
- Halten Sie Rücksprache mit allen Personen, die Sie kontaktiert haben
- Finalisieren Sie interessierte Sponsoren
- Holen Sie Ihren Scheck ab
Wenn Sie Ihre Sponsoren-Outreach-Initiative durchführen, ist es für Ihre Freiwilligen hilfreich, wenn sie effizient Anrufe tätigen können. Darüber hinaus können Sie Ihre Outreach-Aktivitäten weiter optimieren, indem Sie nach jedem Anruf Notizen machen und Kontakte als „interessiert“, „nicht interessiert“ oder „potenzielle Sponsoren“ segmentieren. Diese und weitere Funktionen sind nur über einen guten Kommunikationskanal verfügbar, wie z. B. Anrufhub. Investieren Sie in uns, um Ihre Chancen zu erhöhen, vielversprechende Sponsoren zu erreichen.
Remarketing-Strategie
Die Planung und Vermarktung einer Veranstaltung kann Monate dauern. Doch die letzten Tage vor der Veranstaltung sind besonders entscheidend. Wenn Sie das Gefühl haben, alles geschafft zu haben, bleibt immer noch ein wenig zu tun.
Drängen Sie auf Last-Minute-Anmeldungen, Ticketverkäufe und Spenden. Menschen machen eher kurzfristige als langfristige Pläne. Beispielsweise ist es wahrscheinlicher, dass Sie sich für eine Veranstaltung in einer Woche anmelden als in vier Monaten. In den letzten Tagen ist immer noch Spielraum für mehr.
Für diejenigen, die sich bereits Monate im Voraus für Ihre Veranstaltung angemeldet haben, richten Sie eine SMS-Kampagne zur Erinnerung der Veranstaltung ein paar Tage im Voraus und dann noch einmal direkt vor der Veranstaltung. So wird sichergestellt, dass niemand die Veranstaltung vergisst oder verpasst.
Machen Sie in dieser letzten Phase in den sozialen Medien Werbung für Ihre Veranstaltung und sorgen Sie dafür, dass mehr Leute Ihre Beiträge teilen, um eine größere Reichweite zu erzielen.
Aufgabenteilung zwischen den Kirchenmitgliedern
Wir würden zwar gerne alles selbst machen, aber für eine Veranstaltung ist eine ganze Armee von Menschen erforderlich, die synchron zusammenarbeiten. Eine der wichtigsten Ergänzungen zu Ihrem Arbeitsblatt zur Planung kirchlicher Veranstaltungen wäre die Aufgabenverteilung während der Veranstaltung.
Notieren Sie, wer für welchen Abschnitt verantwortlich ist, damit die Rechenschaftslegung und Nachverfolgung einfacher wird. Weisen Sie jedem Element Leiter zu, um sicherzustellen, dass alles im Zeitplan liegt und von einer verantwortlichen Person überwacht wird.
Hier sind einige Rollen, die Sie möglicherweise in Betracht ziehen möchten:
- Marketing
- Social Media Manager
- Koordinator für Öffentlichkeitsarbeit
- Digitaler Werbetreibender
- Marketing-POC aus der Kirche
- Finanzen
- Finance Manager
- Schatzmeister
- Veranstaltungskoordination
- Events-Manager
- Logistikkoordinator
- Catering-Personal
Berücksichtigen Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern stets Ihr Budget und Ihre Anforderungen. Das Wichtigste ist, vor der Einstellung von Mitarbeitern einen Vertrag zu unterzeichnen.
Fazit
Jetzt, da Sie mit Hinweisen für Ihr Arbeitsblatt zur Planung kirchlicher Veranstaltungen ausgestattet sind, können Sie mit der Vorbereitung einer großartigen, erfolgreichen Veranstaltung beginnen. Angesichts der Bedeutung einer kirchlichen Veranstaltung müssen Sie alles über die Werbung für Ihre Veranstaltung und die Kirche wissen.
Lesen Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Kirche vergrößern können, in unserem Artikel. Die 9 besten Werbeideen für Ihre Kirche, um sie noch heute wachsen zu lassen.
Ausgewähltes Bild Bildnachweis: Frau
