Wie führt man eine Community-Umfrage erfolgreich durch? (Mit Best Practices)

Anfang 2017 führte Kansas City eine Community Umfrage. Nachdem die Einwohner mit der alternden Infrastruktur der Stadt wenig zufrieden waren, schlugen die Stadtbeamten einen Reparaturplan im Wert von 800 Millionen Dollar vor. Die Einwohner unterstützten diesen Plan mit ihren Stimmen und er wurde mit klarer Mehrheit angenommen. Der 800 Millionen Dollar teure Reparaturplan für die Infrastruktur war die größte Anleihengenehmigung in der Geschichte der Stadt. 

Wie kam die Stadt zu einer so wichtigen Entscheidung?

Einfach, Sie fragten die LeuteSie fragten sie, was sie wollten, und so konnte die Stadt leicht einen Plan vorlegen, der, wenig überraschend, angenommen wurde. 

So funktioniert Gemeinschaft Umfragen dir helfen. Sie liefern Ihnen wertvolle Einblicke in die Wünsche der Menschen und unterstützen so den Entscheidungsprozess. 

In diesem Beitrag wird erläutert, wie Sie solche Erkenntnisse gewinnen können. Aber zunächst wollen wir verstehen, was eine Community-Umfrage ist. 

Was ist eine Community-Umfrage?

Unter einer Community-Umfrage versteht man eine Zusammenstellung von Fragen, die an ein bestimmtes Publikum, insbesondere an die Personen einer bestimmten Community, gesendet werden, um mehr über sie zu erfahren. 

Es handelt sich um eine Studie, in der Personen zu Themen befragt werden, die für den Umfrageteilnehmer von Interesse sind. Diese Umfrageteilnehmer könnten sein:

• Gemeinnützige Organisationen
• Verwaltung des örtlichen Büros
• Interessengruppen
• Regionale Unternehmen

Was ist der Zweck einer Community-Umfrage? 

Der Zweck einer Community-Umfrage unterscheidet sich je nachdem, wer die Umfrage durchführt. 

• Für gemeinnützige Organisationen helfen Community-Umfragen dabei, die Präferenzen der Menschen hinsichtlich der Themen zu verstehen, die sie unterstützen möchten, und wie sie ihre Unterstützung ausweiten möchten. 
• Interessengruppen führen Umfragen in der Gemeinschaft durch, um mehr über die wichtigsten Probleme innerhalb der Gemeinschaft zu erfahren, die gelöst werden müssen. 
• Lokale Ämter verlassen sich auf Umfragen, um die Bedürfnisse der Bevölkerung zu verstehen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Beispielsweise kann ein Gemeindeamt eine Umfrage in der Bevölkerung durchführen, um die Prioritäten der Bevölkerung in Bezug auf die zu reparierende Infrastruktur zu ermitteln und das Budget dafür entsprechend zuzuweisen. 
• Unternehmen in einer Gemeinde nutzen Umfragen als Marktforschungsinstrument um zu erfahren, was die Leute über ihr Produkt/ihre Dienstleistung denken und wie sie es/es verbessern können. 

Wie führt man eine Community-Umfrage durch? 

Eine erfolgreiche Community-Umfrage liefert Ihnen hochwertige, umsetzbare Erkenntnisse. Um solche Erkenntnisse zu erhalten, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen: 

1. Legen Sie Ihre Ziele für die Umfrage fest. 
2. Notieren Sie Ihre Umfragefragen.
3. Testen Sie die Umfrage intern oder an einer Fokusgruppe.
4. Senden Sie es an die Zielgruppe.
5. Analysieren Sie die Antworten.

Sehen wir uns an, was jeder Schritt beinhaltet. 

1. Legen Sie Ihre Ziele fest.

Bevor Sie beginnen, die Fragen für Ihre Umfrage aufzuschreiben, müssen Sie sich fragen: „Was möchten Sie über die Community erfahren und wie hilft Ihnen die Umfrage dabei?“ 

Die Antwort auf diese Frage gibt Ihrer Umfrage eine Richtung vor. Nehmen wir beispielsweise an, eine Interessengruppe möchte herausfinden, ob die Menschen einer Gemeinde einfachen Zugang zu Gesundheitsversorgung haben. So werden sie dabei vorgehen:

• Notieren Sie, was Sie herausfinden möchten, und legen Sie Parameter für mögliche Antworten fest. In diesem Fall könnte die Nähe der nächstgelegenen Gesundheitseinrichtung ein potenzieller Parameter zur Beurteilung des Gesundheitszustands sein. 
• Festlegen von Benchmarks für Antworten, die als „gut“ oder „schlecht“ gelten. Beispielsweise könnte bei der obigen Frage alles über 2.5 Meilen als mangelhaft angesehen werden. 
• Legen Sie Ziele für die Öffentlichkeitsarbeit fest. Dazu gehören die Anzahl der Personen, die sie erreichen möchten, die demografischen Gruppen, die sie abdecken möchten, die Gebiete usw. 
• Planen Sie Maßnahmen, die Sie ergreifen sollten, wenn die Ergebnisse nicht zufriedenstellend sind.. Sie möchten zum Beispiel Starten Sie eine Grassroots-Kampagne wenn es in der Nähe der Gemeinde nicht genügend Gesundheitseinrichtungen gibt. 

2. Schreiben Sie Ihre Umfragefragen auf.

Als Nächstes müssen Sie alle Fragen aufschreiben, die Ihrer Meinung nach wichtig sind, um die gewünschten Erkenntnisse zu gewinnen. Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Community-Umfragefragen formulieren können:

• Offene Fragen, bei denen die Befragten ausführliche Antworten schreiben.
• Multiple-Choice-Fragen, bei denen Sie aus vorgegebenen Optionen auswählen müssen.
• Ein gemischter Fragebogen mit offenen Fragen und Multiple-Choice-Fragen. 

Beachten Sie beim Aufschreiben dieser Fragen die folgenden Tipps, um sicherzustellen, dass Sie nützliche Ergebnisse erhalten: 

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Optionen nicht voreingenommen sind, und Sie bieten gute, schlechte und neutrale Auswahlmöglichkeiten. Hier ist ein Beispiel:

• Achten Sie darauf, dass sich die Zahlenbereiche nicht überschneiden. Wenn eine Option beispielsweise einen Wert von 0 bis 10 hat, sollte die nächste Option eher 11 bis 20 sein als 10 bis 20, weil dadurch die Daten der Personen verfälscht werden, die die Zahl 10 eintragen möchten. 
• Achten Sie darauf, wo immer nötig, die „Überspringlogik“ zu implementieren. Unter Verzweigungslogik versteht man eine Änderung der Frage oder Umfrage auf Grundlage der aktuellen Antwort des Befragten. 

Bei einer Umfrage über Eltern wäre beispielsweise die erste wichtige Frage "Hast du Kinder?" Wenn der Teilnehmer mit „Nein“ antwortet, schicken Sie ihn nicht durch die nächsten Fragen zum Thema Elternschaft. 

• Bieten Sie eine gute Auswahl an Antworten für Multiple-Choice-Fragen: Zum Beispiel, Sehr zufrieden, zufrieden, neutral, enttäuscht, sehr enttäuschtBieten Sie nicht nur zwei Optionen an.
• Geben Sie Erwartungen aus offenen Fragen an: Dadurch wird verhindert, dass die Leute unzureichende Angaben machen oder zu viele Daten liefern. Wenn Sie Papierumfragen verteilen, geben Sie an, ob die Antworten in GROSSBUCHSTABEN erfolgen sollen, da dies die Lesbarkeit der Handschrift/Schreibschrift verbessern kann. 

3. Testen Sie die Umfrage intern oder mit einer Fokusgruppe.

Sobald Ihre Umfragefragen fertig sind, können Sie es kaum erwarten, sie zu versenden. Aber vorher müssen Sie Ihren Fragebogen unbedingt testen. 

Beginnen Sie damit, die Community-Umfrage intern in Ihrer Organisation oder Ihrem Team zu testen. Bitten Sie Ihr Team dabei, auf Folgendes zu achten: 

• Tipp- und Grammatikfehler.
• Unklare Formulierungen oder komplizierte Fragen. 

Senden Sie die Umfrage für die zweite Testrunde an eine Fokusgruppe oder nur an eine Handvoll Community-Mitglieder. Achten Sie neben den oben genannten Überlegungen auf:

• Wie gehen die Teilnehmer die Umfrage durch? Verstehen sie die Fragen klar und verstehen sie den Kontext oder ist die Umfrage zu komplex? 
• Gibt es Fragen, deren Beantwortung ihnen unangenehm ist? 
• Haben Sie in der Umfrage etwas übersehen? 
• Gab es eine Voreingenommenheit eines Autors oder einer Organisation, die Ihnen zuvor entgangen ist?

4. Senden Sie die Umfrage an die Zielgruppe.

Sobald alles eingerichtet ist, können Sie die Umfrage an Ihre Zielgruppe senden. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Tür klopft: Ihr Team kann von Tür zu Tür gehen, den Leuten Fragen stellen und ihre Antworten notieren. 
• E-Mail und soziale Medien: Richten Sie die Umfrage auf einem Tool wie SurveyMonkey or Google Forms und teilen Sie den Link per E-Mail oder über soziale Medien. 
• Direct Mail: Drucken Sie Kopien der Community-Umfrage auf Papier aus und schicken Sie sie per Post an die Personen mit der Bitte, sie auszufüllen und wieder zurückzuschicken. Diese Methode wird normalerweise von Behörden verwendet. 
• Anrufe: Benutze einen Callcenter-Software zu Leute anrufen und stellen Sie ihnen Fragen. Stellen Sie sicher, dass die Software es Ihnen ermöglicht, während des Anrufs Notizen zu machen und Antworten zu sammeln. 
• Textumfragen: Da Texte eine 45% Rücklaufquote, sie sind gute Kanäle, um Ihre Community-Umfrage zu versenden.
  
  Sie können eine SMS-Opt-in-Kampagne und bringen Sie die Leute dazu, sich für die Umfrage anzumelden. Sobald sie das tun, richten Sie Text-Autoresponder um Antworten zu sammeln, wie in der Abbildung unten gezeigt. 

Erfahren Sie mehr darüber, wie 350.org verwendete Text-Autoresponder, um Daten von Teilnehmern in diesem zu sammeln Fallstudie.

5. Analysieren Sie die Antworten.

Nachdem Sie die Antworten auf Ihre Community-Umfrage erhalten haben, müssen Sie diese schließlich analysieren, um die Daten in umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln. 

Mit den folgenden Schritten stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten genau analysieren:

• Bereinigen Sie die Daten: Entfernen Sie alle ungültigen Antworten. Dazu gehören unvollständige Umfragen und falsche Antworten (z. B. Befragte, die für jede Frage dieselbe Option gewählt oder Kauderwelsch in die Textfelder eingegeben haben), die die Erkenntnisse verfälschen können. 
• Segmentieren Sie die Daten: Segmentieren Sie Ihre Liste der Teilnehmer in unterschiedliche Kategorien wie Alter, Geschlecht, Wohnort usw., um zu sehen, wie die Ergebnisse bei den einzelnen Gruppen variieren. 
• Lesen Sie die offenen Antworten und machen Sie sich Notizen: Dies wird Zeit und viel manuelle Arbeit kosten. Aber es könnte etwas Wichtiges ans Licht bringen. Wenn Sie ausführliche Antworten lesen, machen Sie eine Zusammenfassung oder machen Sie sich Notizen zu wiederholten Punkten. 
• Achten Sie auf Trends: Haben Menschen einer Altersgruppe ähnlich geantwortet? Können Sie einen Rhythmus zwischen den Antworten einer Untergruppe erkennen? Solche Trends können Ihnen Aufschluss über Unterschiede und Ähnlichkeiten zwischen verschiedenen Segmenten einer Gemeinschaft geben. 

Nach Abschluss der Analyse stehen Ihnen viele wertvolle Informationen zur Verfügung, die Sie anschließend für Ihr Handeln nutzen können. 

Bewährte Methoden für Community-Umfragen

Die oben genannten Schritte zeigen, wie Sie eine Umfrage durchführen. Es gibt jedoch einige bewährte Vorgehensweisen, mit denen Sie Ihre Bemühungen optimieren können. 

1. Informieren Sie die Befragten über Ihre Mission.

Je nachdem, wie Sie die Community-Umfrage versenden, fügen Sie eine kurze Notiz zu Ihrem Leitbild und Ihren Zielen hinzu. Wenn Sie beispielsweise einen Link über soziale Medien bewerben, erwähnen Sie ihn im Beitragstext. Wenn Sie eine Abonnieren Um Antworten zu sammeln, fügen Sie es in die Einleitung Ihres Phonathon-Skript. 

Warum müssen Sie das tun?

Weil die Leute eine Umfrage nicht ohne die richtigen Informationen, Motivation oder Anreize (oder alle drei) ausfüllen. Sie müssen sie über die Vorteile einer Umfrage informieren, damit sie motiviert sind, die Umfrage auszufüllen.  

2. Schaffen Sie Anreize für die Umfrage.

Auch wenn Sie den Leuten von Ihrer Mission erzählen und wie diese ihnen helfen wird, fühlen sich viele Teilnehmer möglicherweise nicht motiviert genug, die Umfrage genau auszufüllen. 

Wenn Sie einen Anreiz für das Ausfüllen der Umfrage bieten, können Sie Community-Mitglieder dazu animieren, an der Umfrage teilzunehmen. Zu den möglichen Anreizen gehören:

• Monetäre Anreize.
• Exklusive Coupons oder Geschenkkarten.
• Merchandise wie T-Shirts oder Tassen. 

3. Bleiben Sie mit den Teilnehmern in Kontakt.

Eine weitere wichtige bewährte Methode zur Verbesserung der Antwortraten bei Community-Umfragen ist die regelmäßige Nachverfolgung der Teilnehmer. Studien zeigen, dass Folgebefragungen die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmer die Umfrage abschließen, um fast 50 % erhöhen.

Manche Leute beginnen mit dem Ausfüllen des Fragebogens, werden dann aber aus irgendeinem Grund unterbrochen und vergessen es dann. Andere haben vielleicht gar nicht mit dem Ausfüllen begonnen, obwohl sie es eigentlich wollten. 

Um sicherzustellen, dass Sie diese Befragten nicht verpassen, müssen Sie sie daran erinnern. Sie könnten:

• Filtern Sie die Nicht-Antwortenden heraus und senden Sie ihnen eine Folge-E-Mail mit der Aufforderung, die Umfrage abzuschließen.
• Posten Sie in den sozialen Medien eine Erinnerung an die Umfragefrist.
• Aussenden SMS-Erinnerungen wenn die Frist für die Umfrage naht. 
• Rufen Sie die Leute an und erinnern Sie sie daran (das würde allerdings einen großen Personalaufwand erfordern).

4. Verwenden Sie ein CRM, um Antworten zu speichern und zu organisieren.

Unabhängig davon, ob Sie die Daten online oder offline (z. B. durch Haustürwerbung) erfassen, müssen Sie sie an einem zentralen Ort speichern, damit sie leicht zugänglich und analysierbar sind. 

Manche Unternehmen verwenden zwar Tabellenkalkulationen, doch der manuelle Aufwand und die Fehleranfälligkeit bei der Dateneingabe sind hoch. Mit einem CRM werden diese Probleme eliminiert. 

Achten Sie bei der Auswahl eines CRM zum Speichern von Antworten darauf, dass es:

• Integriert sich in Ihr Umfragetool: Ob es sich um ein Online-Umfragetool oder ein Lösung für den Massen-SMS-Versand für Textumfragen. Das CRM sollte damit synchronisiert sein, um Antworten automatisch zu erfassen und zu speichern. 
• Erstellt automatisch Berichte auf Basis der Antworten: So erhalten Sie in Echtzeit einen Überblick über Ihre Umfrage und können die Daten später problemlos analysieren. 
• Ermöglicht die einfache Kategorisierung von Daten: So können Sie sehen, wie die Ergebnisse zwischen verschiedenen Gruppen variieren. Das CRM sollte auch in der Lage sein, Berichte basierend auf dieser Segmentierung zu erstellen. 

Schlussfolgerung

Community-Feedback ist eine wichtige Informationsquelle, insbesondere für diejenigen, die die Entwicklung der Menschen fördern möchten. Community-Umfragen erleichtern diesen Prozess der Feedbackgewinnung und liefern Ihnen wertvolle Daten.

Ein solch klares, datenreiches Framework eliminiert das Rätselraten aus dem Entscheidungsprozess und hilft Ihnen, zuverlässigere, datengestützte Entscheidungen zu treffen. 

Wir hoffen, dass Ihnen die oben beschriebenen Schritte und Best Practices bei der Durchführung von Community-Umfragen eine gute Hilfe sind.  

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Empfohlene Bildquelle: Alex Grün

Nandhaan Verma

Nandhaan ist ein Marketingexperte mit fast 5 Jahren Erfahrung in der Recherche und dem Schreiben von Beiträgen über Kommunikation für gemeinnützige Organisationen, Interessenvertretungen und politische Kampagnen. Seine Erkenntnisse haben zahlreichen Organisationen geholfen, ihre Kommunikation zu optimieren und Veränderungen voranzutreiben.