Ihr Leitfaden für die Durchführung einer erfolgreichen Spender-Dankesveranstaltung

Eine Spender-Dankesveranstaltung ist aus zwei Gründen ein absoluter Geniestreich:

1. Sie verbessern die Spenderbindung. 46% der Spender wenden sich, wenn sie sich von gemeinnützigen Organisationen nicht wertgeschätzt oder wertgeschätzt fühlen.
2. Sie dienen als hervorragende Plattformen zur Vermarktung Ihrer gemeinnützigen Organisation. So können neue Spender und andere Unterstützer sehen, wie viele Menschen Ihre Organisation unterstützen und wie sie dies tun.

Zusätzlich zu diesen beiden Gründen unterstreicht dieses Bild, warum eine Spender-Dankesveranstaltung eine gute Idee ist –

Aus diesen Gründen müssen Sie Ihre Spender-Dankesveranstaltung nach bestem Wissen und Gewissen planen und organisieren. Dieser Blog soll Ihnen dabei helfen. Lesen Sie weiter.

Ideen für Veranstaltungen zur Wertschätzung von Spendern:

Es ist wichtig, genau festzulegen, welche Art von Spender-Dankesveranstaltung Sie durchführen möchten. Sobald Sie sich entschieden haben, können Sie mit der Planung der restlichen Schritte beginnen und Ihre Strategie ganzheitlich angehen.

Hier sind einige persönliche und virtuelle Veranstaltungen zur Wertschätzung von Spendern, die Sie organisieren können:

Sobald Sie Ihr Team zusammengerufen und ein Brainstorming zu diesen Ideen für Spender-Dankesveranstaltungen durchgeführt haben, ist es an der Zeit, mit der Planung zu beginnen. 

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Wie veranstaltet man eine Veranstaltung zur Wertschätzung von Spendern?

Wir haben alle Schritte aufgelistet, die Sie für eine erfolgreiche Spender-Dankesveranstaltung benötigen. Sie lauten:

• Beginnend mit den Grundlagen.
• Budgetplanung.
• Erstellen eines Zeitplans.
• Einladen von Rednern und Gästen.
• Aufteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten.
• Erstellen einer Folgestrategie.

Lassen Sie uns diese im Detail untersuchen.

Beginnen Sie mit den Grundlagen

Zunächst müssen Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung einige grundlegende Dinge festlegen. Dazu gehören:

• Warum veranstalten Sie die Veranstaltung– Das Verständnis des übergeordneten Ziels der Veranstaltung – ob es darum geht, Spendern zu danken, wertvolle Spender zu halten, neue Spender zu gewinnen oder Ihre gemeinnützige Organisation zu vermarkten – ist für alle anderen Entscheidungen von großer Bedeutung. Ihr Budget, Ihr Engagement und die Aktivitäten, die Sie während der Veranstaltung durchführen, werden alle entsprechend dem Ziel Ihrer Veranstaltung bestimmt.
• Wen einladen– Möchten Sie nur Groß- oder Langzeitspender oder alle Ihre Spender einladen oder die Veranstaltung zu einem offenen Event machen? Wenn Sie die Veranstaltung öffentlich machen, werden auch neue Leute dazu bewegt, für Ihre Organisation zu spenden. Bei einer exklusiven Veranstaltung können sich Ihre Großspender hingegen besonders fühlen.
• Wann soll die Veranstaltung stattfinden? Entscheiden Sie sich für ein geeignetes Datum, das Ihren Spendern am ehesten passt. Ein gutes Datum fällt nicht mit einem langen Wochenende, einem Festival oder einem wichtigen Gemeinschaftsereignis zusammen. Wählen Sie ein Datum aus und legen Sie Zeitpläne für alle Ihre Aufgaben fest.
• Wo findet die Veranstaltung statt? Ein guter Veranstaltungsort kann über Erfolg oder Misserfolg eines Geschäfts entscheiden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Veranstaltungsort leicht zu erreichen und zugänglich ist und über grundlegende Einrichtungen verfügt, die sich positiv auf die Spender auswirken.
• So verbreiten Sie die Nachricht – Die Vermarktung Ihrer Spender-Dankesveranstaltung muss bei der Planung der Veranstaltung oberste Priorität haben. Eine Veranstaltung zur Anerkennung von Spendern ist eine Investition Ihrer Organisation, um mehr Spender zu halten und zu gewinnen. Eine gute Marketingstrategie wird dieses Ziel noch weiter vorantreiben.
• Weitere Ziele der Veranstaltung – Neben der Wertschätzung der Spender und der Vermarktung Ihrer gemeinnützigen Organisation könnten andere Ziele darin bestehen, Geld für eine neue Initiative zu sammeln, Spender in andere Projekte einzubinden usw. Wenn Sie diese Ziele ausgearbeitet haben, könnten Sie Ideen entwickeln, wie beispielsweise die Einrichtung eines Kiosks, um Spender auf neue Initiativen aufmerksam zu machen.

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Budgetplanung

Das Budget ist ein Aspekt der Veranstaltungsplanung, der schnell außer Kontrolle geraten kann, wenn Sie ihn nicht im Auge behalten. Bestimmen Sie das Budget, das Ihre gemeinnützige Organisation für diese Veranstaltung bereitstellen möchte, und teilen Sie es in verschiedene Ausgabenkategorien auf.

Sie müssen Folgendes in Ihr Budget einplanen:

• Kreatives und Einladungen
• Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
• Veranstaltungsort
• Essen und Getränke
• Unterhaltung, falls vorhanden
• Angestellte oder Freiwillige, falls vorhanden

Erstellen eines Zeitplans

Ihre Spender-Dankesveranstaltung muss bis ins kleinste Detail geplant und durchgeführt werden. Sie wird eine der wichtigsten Veranstaltungen im Jahreskalender Ihrer gemeinnützigen Organisation sein. Sie möchten, dass die Spender ein gutes Gefühl für Ihre Organisation haben.

Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Spender beeindruckt sind, besteht darin, einen Zeitplan für die Veranstaltung zu erstellen und sich daran zu halten. Je nachdem, welche Art von Spender-Dankesveranstaltung Sie veranstalten, müssen Sie Zeit einplanen für:

• Begrüßungsrede
• Andere Reden, falls vorhanden
• Hauptveranstaltung und Unterhaltung
• Dankesschreiben an die Spender
• Essen und Networking nach der Veranstaltung

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Einladen von Referenten und Gästen

Möchten Sie neue und wiederkehrende Spenden gewinnen? Wenn Sie strategisch vorgehen, erledigen die Redner und Gäste, die Sie einladen, die Arbeit für Sie. Sie können als Social Proof für Spender, dass Ihre gemeinnützige Organisation eine vertrauenswürdige Organisation ist.

Laden Sie Redner und Gäste ein, die an die Arbeit Ihrer Organisation glauben, bereits an Sie gespendet haben und auf der Bühne nette Dinge über Sie sagen werden. Hier sind einige Überlegungen für diese Phase der Veranstaltungsplanung:

• Wer ist ideal, um Kontakt aufzunehmen – Ein Experte auf Ihrem Gebiet, Großspender, Treuhänder usw.
• So laden Sie sie ein– Nehmen Sie per Direktwerbung, über gemeinsame Kontakte, einen persönlichen Besuch in ihrem Büro usw. Kontakt mit ihnen auf.
• Sonstige Logistik– Müssen Sie ihren Transport, ihre Verpflegung, ihre Unterkunft oder andere Wünsche organisieren?

Aufteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten

Die Organisation einer hervorragenden Spender-Dankesveranstaltung erfordert Teamarbeit. Wenn Sie wissen, wer innerhalb der Organisation für welche Abteilung verantwortlich ist, verbessert das die Koordination und stellt sicher, dass Sie alle Bereiche abdecken. Hier sind einige Rollen, die Sie zuweisen müssen:

• Outreach-Team.
• Gastgeberteam.
• Finanz- und Sponsoring-Team.
• Marketing-Team.
• Event-Hosting.

Erstellen einer Folgestrategie

Sobald Sie mit der Planung der Veranstaltung fertig sind, müssen Sie eine Folgestrategie entwickeln. Eine Folgestrategie kann –

1. Helfen Sie dabei, Feedback von Spendern zur Veranstaltung zu sammeln.
2. Dient als Gelegenheit, mit Besuchern und neuen Spendern zu sprechen.
3. Ermöglicht Ihnen, eine neue Spendeninitiative vorzustellen. 

Sie können Feedback von Spendern sammeln, indem Sie Telefonumfragen, Text-Messaging, oder das Erstellen von Online-Formularen. Sie können die Veranstaltungsteilnehmer auch dazu bringen, die Formulare am Ende der Veranstaltung persönlich auszufüllen, indem Sie am Ausgang einen Schreibtisch aufstellen.

Teilen E-Mail mit den Highlights der Veranstaltung an alle Ihre Kontakte, erstellen Sie Social-Media-Beiträge oder senden Sie den Spendern eine Dankes-E-Mail für ihre Teilnahme. Dies sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Veranstaltung vermarkten können.

Eine ausführliche Anleitung zur Planung Ihrer Spender-Dankesveranstaltung finden Sie auch in unserem Artikel 4 wichtige Schritte zur Planung Ihrer nächsten Spendenaktion, das Ihnen Veranstaltungsvorlagen bietet, an denen Sie sich orientieren können. 

Wenn Sie mit der Planung Ihrer Veranstaltung fertig sind, müssen Sie einige Verhaltensregeln beachten, um einen reibungslosen Ablauf Ihrer Veranstaltung zu gewährleisten und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Wichtige Tipps und Hinweise für Spender-Dankesveranstaltungen

Wir listen wichtige Gebote und Verbote für Ihre Spender-Dankesveranstaltung auf, die Sie befolgen müssen.

Die Do's für eine tolle Spender-Dankesveranstaltung

Machen Sie aus Ihrer Veranstaltung eine Party

Bei Anerkennungsveranstaltungen geht es darum, weniger formell zu sein, mit Spendern zu sprechen, sie kennenzulernen und gemeinsam einen lustigen Abend zu verbringen. Mit anderen Worten: Machen Sie aus Ihrer Veranstaltung eine Party!

Bewerben Sie die Veranstaltung

Wenn Sie Ihre Spender-Dankesveranstaltungen frühzeitig ankündigen, können Sie Interesse wecken und die Aufmerksamkeit auf die Veranstaltung lenken. Rufen Sie an und senden Sie Texterinnerungen an bestätigte Teilnehmer 2–3 Tage vor Ihrer Veranstaltung. Und halten Sie die Leute auch in den sozialen Medien auf dem Laufenden.

So bewerben Sie Ihre Veranstaltung:

• Soziale Medien– Erstellen Sie Events auf Facebook, teilen Sie Beiträge auf Social-Media-Plattformen und erstellen Sie eine Countdown-Story auf Instagram.
• Texte- Senden Sie den Spendern Textnachrichten, um sie an die Veranstaltung zu erinnern. Sie können sogar Links per Textnachricht senden, damit sie antworten können.
• Anrufe– Stellen Sie sicher, dass Sie bei Großspendern eine Anrufkampagne durchführen, um sie persönlich zu erreichen und sie zur Veranstaltung einzuladen.
• Persönliche Einladungen– Persönliche Einladungen sind eine großartige Möglichkeit, Ihre Spender-Dankesveranstaltung bei Treuhändern, Sponsoren, Unterstützern und Spendern bekannt zu machen. 

Ermutigen Sie die Vorstandsmitglieder, eine aktive Rolle zu spielen

Ermutigen Sie die Vorstandsmitglieder, die Spender offiziell willkommen zu heißen. Lassen Sie sie mit den Spendern persönliche Gespräche führen und sie einander vorstellen. Halten Sie das Gespräch locker, ohne auf irgendwelche Fragen anzuspielen.

Achten Sie stärker auf Großspender

Ihre regelmäßigen und großen Spender brauchen besondere Aufmerksamkeit. Finden Sie vor Ihrer Veranstaltung heraus, wer sie sind, warum sie Ihrer Organisation etwas gespendet haben und welche anderen Informationen Sie als Gesprächsthema verwenden können. Legen Sie die Liste beiseite und verteilen Sie sie an Ihre Mitarbeiter, Freiwilligen und Vorstandsmitglieder, damit diese nicht vergessen, während der Veranstaltung mit ihnen zu sprechen.

Halten Sie Rücksprache mit allen Teilnehmern

Senden Sie den Teilnehmern innerhalb einer Woche nach Ihrer Dankesveranstaltung Dankesnachrichten. Eine umgehende und persönliche Danksagung ist für die Pflege der Beziehung, die Sie bei der Veranstaltung aufgebaut haben, unerlässlich. Teilnehmer, die nicht erschienen sind, sollten eine Nachricht erhalten, in der die Wirkung der Veranstaltung beschrieben wird, um sie zur erneuten Teilnahme zu motivieren.

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Die Verbote, die zur Genialität einer Veranstaltung beitragen

Die meisten gemeinnützigen Organisationen verschicken unpersönliche Einladungen an alle Spender

Spender merken, dass sie nur ein weiterer Name auf einer Liste sind, wenn Sie sie mit einer allgemeinen Einladung bombardieren. Die Zeit, die Sie damit verbringen, Ihre Anfrage für eine Spender-Anerkennungsveranstaltung zu segmentieren und zu personalisieren, kann enorme Wirkung von der Treue der Spender und damit von ihrer Bereitschaft, Ihre Einladung anzunehmen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Anfrage maßzuschneidern.

Sie beschränken sich auf einen einzigen Kanal für die Übermittlung von Veranstaltungseinladungen

E-Mails sind eine großartige Möglichkeit, potenziellen Kunden alle Einzelheiten zur Veranstaltung mitzuteilen. Aber die durchschnittliche Öffnungsrate von 20 – 40 % bedeutet, dass mehr als 60 % von ihnen Ihre wunderschön gestaltete Einladung. Ergänzen Sie Ihre E-Mail-Kampagne mit einem Multichannel-Ansatz, der Textnachrichten, Telefonanrufe und soziale Medien nutzt, um sicherzustellen, dass potenzielle Kunden von Ihrer Veranstaltung erfahren.

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Sie nutzen nicht die Möglichkeit, Markenprodukte zu verkaufen

Ein Markenprodukt, das Ihre Teilnehmer in den nächsten Monaten tragen oder trinken können, wirkt sich positiv auf Ihre Markenbekanntheit aus. Sie müssen die Waren nicht aktiv anpreisen, aber ein Stand am Veranstaltungsort ist eine gute Möglichkeit, mehr Aufmerksamkeit für Ihre Veranstaltung zu erzielen (und außerdem Geld zu sammeln).

Sie vergessen, die Wirkung ihrer Geschenke zu vermitteln

Die meisten Geber (87%), die an einer Spender-Dankesveranstaltung teilgenommen haben, sagen, dass ihre Entscheidung, erneut zu spenden, positiv beeinflusst wurde. Dies hat zwei Gründe: 

1. Gemeinnützige Organisationen informieren ihre Spender darüber, wie sie ihre Spenden einsetzen wollen, und 
2. Spender erhalten die Möglichkeit zu erfahren, was ihre Beiträge bewirken. 

Nutzen Sie Ihre Veranstaltung, um die Wirkung der Teilnehmerspenden deutlich zu machen.

Keine Beschreibung zukünftiger Beteiligungsmöglichkeiten

Neben der Feier mit den Spendern sollten Sie Möglichkeiten für ihr weiteres Engagement in Ihrer Organisation aufzeigen. Ermutigen Sie die Spender, Botschafter Ihrer Organisation in der Gemeinschaft zu sein. Zeigen Sie ihnen Möglichkeiten auf, sich auch außerhalb einer Spende einzubringen. Ihr Ziel muss es sein, sie nach der Veranstaltung inspirierter, engagierter und bereit zu hinterlassen, sich weiterhin für Ihre Organisation zu engagieren.

Der Zweck Ihrer Spender-Dankesveranstaltung besteht letztlich darin, Ihre Spender auf persönlicher Ebene kennenzulernen und ihnen die Wirkung ihrer Handlungen bewusst zu machen. Behalten Sie diese Tipps bei der Organisation Ihrer nächsten Veranstaltung im Hinterkopf.

Der Weg nach vorn

Die Wertschätzung der Spender ist ein Teil der Spenderbindung. CallHub bietet verschiedene Ressourcen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Spenderbeziehungen helfen.

Lesen Sie unseren Artikel Entmystifizierung der Spenderbindung und Strategien zur Verbesserung  um mehr über die Spenderbindung zu erfahren.

Shiksha Sharma

Shiksha Sharma ist Content Marketerin mit über 5 Jahren Erfahrung in der B2B-SaaS-Branche. Sie hat viel über Software geschrieben, die Unternehmen die Arbeit erleichtert. Ihre Forschungsgebiete umfassen Politik, gemeinnützige Organisationen, Interessenvertretung und Wirtschaft.