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„Nach den Menschen sind Daten Ihr wichtigstes Kapital.“
- John Kenyon, Pädagoge und Stratege für gemeinnützige Technologie.
Warum sind Spenderdaten wichtig? Spenderdaten sind der Schlüssel zum Wachstum und zur Nachhaltigkeit Ihrer gemeinnützigen Organisation. Die wichtigsten Vorteile aktueller und konstruktiver Daten sind:
- Spenderdaten helfen Ihnen, die Motivation Ihrer Spender zu verstehen und Folgespenden zu fördern.
- Es bietet Einblicke in die Präferenzen der Spender, die Ihnen beim Aufbau wertvollerer Beziehungen helfen.
- Es hilft Ihnen, die wichtigsten Eigenschaften Ihrer Unterstützer zu erkennen und ähnliche Zielgruppen anzusprechen, um Ihren Spenderstamm zu erweitern.
Wenn Sie Ihre Datenbank nicht verwalten, können die Daten zu einem Haufen Brei werden. Wenn Sie jedoch die Best Practices für Spenderdatenbanken befolgen, können Sie das Beste aus Ihren Daten herausholen.
In diesem Beitrag behandeln wir die wichtigsten Best Practices, die Sie befolgen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten geschützt sind.
Wie erstellt man eine Spenderdatenbank?
Der erste Schritt zur effizienten Verwaltung Ihrer Spenderdatenbank besteht darin, sie richtig aufzubauen. Normalerweise gibt es zwei Aspekte der Spenderdatenverwaltung, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern:
- So erfassen Sie Spenderdaten.
- Für jeden Spender zu erfassende Daten.
Hier erfahren Sie, was die einzelnen Punkte mit sich bringen.
So erfassen Sie Spenderdaten
An jedem Kontaktpunkt müssen Sie Sammeln Sie relevante Spenderdaten. Wie Sie diese Daten erfassen, hängt vom Touchpoint selbst ab. Zu den gängigsten Methoden gehören:
- Einfügen relevanter Felder in Ihr Abonnement oder Spendenformulare.
- Notieren Sie die Daten in Ihrem Callcenter-Software beim Telefonieren.
- Erstellen Text-Autoresponder um Daten von Spendern zu sammeln, wenn sie sich für Ihre SMS-Liste anmelden.
- Bitten Sie sie in einem per E-Mail gesendeten Feedback-Formular um weitere Informationen.
Lesen Sie weiter: Der Spendermanagementprozess: Das Geheimnis uneingeschränkter Spendertreue.
Spenderdaten, die Sie verfolgen sollten
Beim Erstkontakt, also bei der ersten Spende, sollten Sie mit den Basisdaten beginnen:
- Name: Der vollständige Name, um Spender bei allen Interaktionen personalisiert ansprechen zu können.
- Adresse Versenden Dankesbriefe für Spender oder andere Anreize, falls erforderlich.
- E-Mail-ID: Zum Versenden von Newslettern und anderen Updates.
- Telefonnummer: Am besten Mobiltelefonnummern, damit Sie den Spendern eine SMS schicken können. Das ist ein persönlicherer Kommunikationskanal.
In nachfolgenden Interaktionen sollten Sie in der Lage sein, mehr persönliche Informationen über Ihre Spender zu erhalten. Einige nützliche Datenpunkte sind:
- Durchschnittlicher Geschenkbetrag
- Engagement-Verlauf (achten Sie darauf, alle Interaktionen aufzuzeichnen)
- Arbeitsdetails
- Spenderpräferenzen (wie bevorzugter Name, Kommunikationskanal usw.)
- Vorlieben, Abneigungen und Interessen.
All diese Informationen geben Ihnen Einblicke in den Spender, die genutzt werden können, um wiederholte Spenden zu fördern und zu steigern Spenderretention.
Sobald Sie dies geklärt haben, können Sie eine umfangreiche Spenderdatenbank erstellen, die Ihnen relevante Erkenntnisse liefert.
Bewährte Methoden für die Spenderdatenbank
Um sicherzustellen, dass die von Ihnen erstellte Datenbank die Effizienz Ihrer Öffentlichkeitsarbeit und Ihrer Spendenaktionen verbessert, müssen Sie sie gut pflegen. Die folgenden bewährten Methoden für Spenderdatenbanken helfen Ihnen dabei.
1. Die richtige Softwarelösung auswählen
Dies ist eine bewährte Vorgehensweise bei der Verwaltung von Spenderdatenbanken, die von den meisten gemeinnützigen Organisationen ignoriert wird, da sie sich stattdessen auf Anwendungen wie Excel verlassen.
Bedenken Sie jedoch, dass Excel keine Datenbank ist. Tatsächlich ist es eine der Hauptursachen für fehlerhafte Daten, da Richtlinien zur Dateneingabe nicht durchgesetzt werden können. Außerdem ist die Dateneingabe und -synchronisierung in Excel eine arbeitsintensive Aufgabe.
A Zur Verwaltung Ihrer Datenbank benötigen Sie eine CRM-Lösung effizient. Eine schnelle Online-Suche liefert Ihnen eine Reihe von Optionen. Hier sind einige Überlegungen zu den Funktionen, um sie einzugrenzen:
- Funktionsprioritäten: Für einige gemeinnützige Organisationen hat Eventmanagement möglicherweise Priorität, für andere die Spenderansprache. Wählen Sie ein CRM, das umfassendere Möglichkeiten für die von Ihnen gewünschten Funktionen bietet.
- Integration mit anderen Apps: Wenn Sie andere Drittanbieter-Software wie ein E-Mail-Marketing-Tool verwenden oder Lösung für den Massen-SMS-Versand, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr CRM mit ihnen integriert ist.
- Budget: Die meisten teuren CRMs haben eine Menge Funktionen, die Sie möglicherweise nicht benötigen. Suchen Sie also nach Software, die zu Ihrem Budget passt.
- Sicherheit: Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie verstehen, welche Art von Sicherheitsprotokollen die CRMs implementiert haben, insbesondere im Hinblick auf Datensicherung und Benutzerberechtigungen.
Weitere Informationen zur Auswahl des richtigen CRM und den verfügbaren Optionen finden Sie in diesem Beitrag: Beste CRMs für gemeinnützige Organisationen basierend auf Funktionen.
2. Richten Sie Richtlinien für die Dateneingabe für alle ein
Egal, wie Sie Spenderdaten sammeln, Die Datenbank muss konsistent sein. Inkonsistenzen können zu verschiedenen Problemen führen.
Wenn beispielsweise einige Ihrer Mitarbeiter die Namen der Spender mit „Herr“ bzw. „Frau“ voranstellen und andere dies nicht tun, kann es passieren, dass Sie einige Ihrer Spender mit „Herr“ bzw. „Frau“ statt mit ihrem Namen ansprechen.
Um dies zu vermeiden, müssen Sie einen Satz von Regeln dokumentieren, beispielsweise wie folgt:
- Sollten Sie Straßennamen abkürzen oder ausschreiben: Street vs. St. und Parkway vs. Pkwy.
- So müssen Wohnungsnummern eingegeben werden: Apt. 2 oder Apartment 2 oder Apt. Nr. 2.
- Ist das Spendendatum das Datum, an dem Sie den Scheck erhalten, oder das Datum, an dem er eingelöst wird?
- Werden Telefonnummern mit Leerzeichen, Klammern oder Bindestrichen eingegeben? (555 555 5555 oder (555) 555-5555)
Sobald Sie diese Regeln aufgestellt haben, können Sie Folgendes tun, um Pannen zu vermeiden:
- Sorgen Sie dafür, dass die Dokumentation öffentlich zugänglich ist, damit die Benutzer bei Bedarf darauf zurückgreifen können.
- Bieten Sie neuen Mitarbeitern entsprechende Schulungen an.
- Überprüfen Sie regelmäßig die Qualität der Daten, um sicherzustellen, dass alle die Richtlinien einhalten.
3. Planen Sie regelmäßige Datensicherungen ein
Eine weitere wichtige bewährte Vorgehensweise beim Umgang mit Spenderdatenbanken, die von gemeinnützigen Organisationen oft ignoriert wird, besteht darin, ihre Daten zu sichern und zu testen.
Kurz und Umfrage von Jay Love während einer Konferenz, um 60 % der gemeinnützigen Organisationen gaben zu, dass sie ihre Daten nicht täglich sichern. Darüber hinaus gaben nur 5 % an, das Backup in den letzten 30 Tagen getestet zu haben.
Aus offensichtlichen Gründen ist es wichtig, Ihre Spenderdatenbank zu sichern. Sie möchten Ihre Daten im Falle eines Softwareabsturzes oder aus einem anderen Grund nicht verlieren.
Ebenso wichtig ist das Testen Ihrer Daten. Sie möchten sicherstellen, dass die Daten aus der Sicherung problemlos wiederhergestellt und verwendet werden können.
Im Allgemeinen wird auch empfohlen, eine Sicherungskopie der Datenbank extern zu speichern. Dies ist jedoch völlig optional, da die externe Speicherung von Daten ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringt, wie beispielsweise Datendiebstahl, Kopieren oder böswillige Handlungen verärgerter Mitarbeiter.
4. Segmentieren Sie Ihre Spender
Möglicherweise möchten Sie für verschiedene Arten von Unterstützern unterschiedliche Dinge verfolgen. Zum Beispiel:
- Bei Erstspendern möchten Sie möglicherweise die Quelle der Spende nachverfolgen.
- Bei Großspendern möchten Sie möglicherweise Empfehlungen anderer Spender angeben, die Sie von ihnen erhalten.
- Für Ihre Evangelisten gibt es möglicherweise Peer-to-Peer-Spendenaktionen Sie möchten vielleicht ein Auge darauf haben.
Daher empfiehlt es sich, unterschiedliche Spendertypen zu kennzeichnen und separat zu gruppieren. Durch diese Art der Gruppierung wird Ihre Spenderdatenbank systematischer und Ihre Outreach-Bemühungen effizienter.
5. Planen Sie regelmäßige Datenbereinigungen ein.
Neben der Datensicherung ist auch die Bereinigung Ihrer Daten eine bewährte Methode für Spenderdatenbanken, die Sie befolgen sollten. Saubere Daten stellen sicher, dass Sie relevante Erkenntnisse erhalten und Ihre Outreach- und Fundraising-Bemühungen nicht umsonst sind.
Wenn beispielsweise die Hälfte Ihrer E-Mail-Adressen schlecht ist, werden Sie nicht die Ergebnisse sehen, die Sie sich von Ihrem E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen angeregt werden.
Wenn wir über Datenbankbereinigung sprechen, bezieht sich dies normalerweise auf Folgendes:
- Validierung der Daten mit Verifizierungsprotokollen: Zum Beispiel das Versenden von Feedback-E-Mails, um die Hard Bounce-IDs auszusortieren oder die Verwendung eines Überprüfung der Telefonnummer Tool zum Anrufen aller Nummern in Ihren Kontakten und Aussortieren der ungültigen.
- Verfeinerung der Datenbankstruktur: Sie können mit der Erfassung neuer Datentypen von neuen Spendern beginnen. Um sicherzustellen, dass diese Daten konsistent sind, müssen Sie Ihre Richtlinien aktualisieren, um Standards für diesen neuen Datentyp aufzunehmen. Darüber hinaus möchten Sie möglicherweise eine Kampagne durchführen, um dieselben Daten auch von früheren Spendern zu erfassen.
- Suchen und Löschen doppelter Datensätze: Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass jemand doppelte Einsprüche erhält. Das beeinträchtigt Ihre Nachverfolgung und schadet Ihrer Glaubwürdigkeit, da es zeigt, wie schlampig Sie gearbeitet haben.
Sie können die Datenbankbereinigung entweder selbst durchführen oder einen externen Prüfer damit beauftragen.
6. Führen Sie jährlich NCOA-Updates durch.
Jedes Jahr rund 13% der Menschen bewegen. Dies bedeutet, dass Sie wahrscheinlich jedes Jahr eine Menge ungültiger Postanschriften erhalten.
Dies würde dazu führen, dass Ihre Direktwerbung oder andere Spendenanreize nicht die richtigen Leute erreichen, was wiederum zu Spenderabwanderung führen kann. Sie können dies vermeiden, indem Sie einen NCOA durchführen (Nationale Adressänderung) jährlich aktualisieren.
Das NCOA ist eine sichere Datenbank mit etwa 160 Millionen Adressänderungen der letzten 48 Monate. Die Datenbank ermöglicht es Organisationen, Mailinglisten mit neuen Adressen von umgezogenen Personen, Familien und Unternehmen zu aktualisieren.
Wenn Sie häufig Briefe verschicken, sollten Sie daran denken, dieses Update zweimal jährlich durchzuführen. Im Übrigen sollte ein jährliches Update genügen.
Dies waren einige bewährte Vorgehensweisen für Spenderdatenbanken, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Daten sauber und Ihre Outreach- und Fundraising-Bemühungen effizient zu halten.
Die Befolgung dieser Best Practices für Spenderdatenbanken ist jedoch erst der zweite Schritt. Die erste Herausforderung, die Sie bewältigen müssen, ist der Aufbau einer qualitativ hochwertigen Liste von Leads (die zu Spendern werden). Traditionelle Methoden zum Erstellen von Listen sind aufgrund des erbitterten Wettbewerbs um die Aufmerksamkeit der Spender ineffizient geworden, und es ist eine gute Praxis, die Methoden zum Erstellen von Listen auf dem neuesten Stand zu halten. Dieser Artikel, Listenaufbau – Neue Inbound-Marketing-Kanäle, die Sie nicht ignorieren können, kann Ihnen dabei helfen.
Empfohlene Bildquelle: Jan Antonin Kolar
