Spenderbeziehungen: 6 Fehler, die Sie beim Fundraising vermeiden müssen

Die Spenderakquise kann bis zu fünf Mal genauso kostspielig wie die Beibehaltung. Dennoch konzentrieren sich die meisten Organisationen eher auf die Gewinnung neuer Unterstützer als auf die Pflege bestehender Spenderbeziehungen. Um die Beziehungen zu den Unterstützern aufrechtzuerhalten, muss sichergestellt werden, dass die aktuellen Unterstützer zufrieden und engagiert sind und ihre Unterstützung fortsetzen.

Wir erkennen an, dass ein Blog wird Sie nicht überzeugen, Ihre Spenderbeziehungen zu ändern. Wir können Ihnen jedoch Hinweise geben, Fünf schwerwiegende Fehler, die Ihre Beziehungen zu Ihren Spendern beeinträchtigen und zeigen Ihnen, wie Sie diese Fehler vermeiden können.

Was sind Spenderbeziehungen?

Bei der Spenderbetreuung bemüht sich eine gemeinnützige Organisation bewusst und systematisch darum, ihren zahlenden Unterstützern die bestmöglichen Erfahrungen mit der Organisation zu bieten. Durch die Pflege der Spenderbeziehungen können Sie bei Ihren Unterstützern größere Zuwendungen erzielen und einen lebenslangen Wert erzielen.

Diese Art von Spenderverwaltung umfasst, ist aber nicht beschränkt auf:

• Kommunikation mit Unterstützern.
• Ein reibungsloser Transaktionsablauf.
• Angemessen und verhältnismäßig Spenderanerkennung Strategien.
• Eine Vision oder ein Versprechen aufrechterhalten und durchziehen.

Sie müssen diese vier Hauptpunkte genau im Auge behalten, während Sie die Beziehungen zu Spendern mit dem Ziel der Bindung pflegen.

Sehen wir uns nun die 5 großen Fehler an, die Sie vermeiden müssen.

Fehler, die Sie vermeiden sollten, um gesunde Beziehungen zu Spendern aufrechtzuerhalten

Wenn Sie sich auf die Bindung von Spendern und die Gewinnung neuer Spender konzentrieren, haben Sie den ersten großen Fehler bereits vermieden. Zu den weiteren Fehlern gehören

1. Ad-hoc-Kommunikation.
2. Konzentration auf nur einen Kommunikationskanal.
3. Spendenkanäle mit einem langwierigen Transaktionsprozess.
4. Befolgen Sie eine Vorlage, um Spendern aller Größen und Arten zu danken.
5. Keine Angabe des Zeitpunkts oder angemessener Updates zu einer Ursache.
6. Keine Strategie zur Recherche potenzieller Spender

Sehen wir uns jeden einzelnen davon genauer an.

Ihre Kommunikationsstrategie konzentriert sich auf Ad-hoc-Gespräche

Ein wesentlicher Bestandteil von Spenderbeziehungen hält die Kommunikation aufrecht, obwohl keine Kampagne läuft. Diese Nachrichten zielen in der Regel darauf ab, die Spender zu binden und gleichzeitig wichtige Daten über sie zu sammeln – durch Umfragen, Wettbewerbe und Organisationsaktualisierungen.

So beheben Sie diesen Fehler:

• Sorgen Sie für Abwechslung in Ihren Nachrichten: Anstatt Nachrichten über Kampagnenankündigungen, Geschichten von Begünstigten oder Neuigkeiten aus der Organisation zu wiederholen, sollten Sie sie abwechslungsreicher gestalten! Ihre Nachrichten an die Unterstützer müssen lange und kurze Neuigkeiten, einseitige und zweiseitige Kommunikation sowie ernsthafte und unterhaltsame Gespräche kombinieren. Auf diese Weise können Sie die Neugier Ihrer Unterstützer auf das, was Sie zu sagen haben, aufrechterhalten. 
• Sorgen Sie für eine gesunde Frequenz ausgehender Nachrichten: Nachrichten von einer gemeinnützigen Organisation sollten nicht so häufig sein, dass sie die Unterstützer langweilen, und auch nicht so lange, dass die Leute Sie vergessen. Sie sollten eine gesunde Frequenz von Nachrichten. Normalerweise ist ein monatliches oder wöchentliches Update eine gute Lösung. Sie sind zu weit gegangen, wenn Sie mehr als 2 pro Woche senden.

Um den Fehler der Ad-hoc-Kommunikation zu vermeiden, ist sorgfältige Planung erforderlich. Sie müssen alle für das nächste Quartal oder Jahr geplanten Kampagnen berücksichtigen, Lücken zwischen zwei Kampagnen identifizieren und Ihren Kommunikationskalender festlegen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen beim Erstellen eines solchen Kalenders: So planen Sie effektiv einen Kommunikationskalender für gemeinnützige Organisationen (Vorlage enthalten!).

Sie konzentrieren sich nur auf einen Kommunikationskanal

Menschen unterschiedlicher Altersgruppen, mit unterschiedlichen technischen Fähigkeiten, Bildungsniveaus und Berufen bevorzugen unterschiedliche Kommunikationskanäle mit Ihnen. Obwohl Kanäle, die Ihnen den höchsten Nutzen bringen, wichtig sind, sollten sie nicht Ihre einzige Kommunikationsmethode sein.

Betrachtet man die Sache aus der Perspektive der Spender, wird deutlich, dass Diese Kommunikation sollte über einen Kanal erfolgen, der vom Nutzer definierten bevorzugen und mit denen Sie sich wohl fühlen. Beispiele hierfür sind Textnachrichten, E-Mails und Briefe.

Wenn sich Ihre gemeinnützige Organisation also auf einen bequemen, erschwinglichen oder einfachen Kanal konzentriert, um Sie, Sie riskieren, dass diese Nachrichten ignoriert werden.

Lesen Sie weiter: So bitten Sie um eine große Spende: 3 Beispielskripte für Spendenaktionen mit großen Spenden

So beheben Sie diesen Fehler in den Spenderbeziehungen:

• Diversifizieren Sie Ihre Kanäle: Investieren Sie in mehrere Kanäle, die mehrere Kriterien erfüllen. Kein Kanal wird alle von Ihnen gesuchten Vorteile abdecken, aber die Kombination dieser Kanäle kann die Kommunikation für Spenderbeziehungen enorm verbessern. Einige Aspekte, auf die Sie achten sollten, sind:

• Einstellungen der Kontakte.
• Erreichbarkeit.
• Personalisierungsmöglichkeiten.
• Möglichkeit zum Hinzufügen von Medien.
• Segmentierungsmöglichkeiten.
• Wertsteigerung (für Ihre Pflegereise).
• Minimale Lernkurve.
• Segmentieren Sie Ihre Unterstützer über ihren bevorzugten Kanal: Sobald Sie ein Netzwerk von Kommunikationskanälen erstellt haben, segmentieren Sie Ihre Kontaktliste nach ihrem bevorzugten Kanal und senden Sie ihnen Nachrichten nur über diesen (oder diese) Kanal(e). Sie können dies erreichen, indem Sie ihre Antworten auf Ihre Nachrichten auf jedem Kanal testen oder sie im Voraus fragen, wie sie Mitteilungen erhalten möchten.

Hier ist eine Liste der für die Spenderbeziehungen bevorzugten Kommunikationskanäle:

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Spendenkanäle mit einem langen Spendenprozess erschweren die Spenderbeziehungen

Non-Profit-Organisationen sehen eine 50-70 % Abbruchrate mit Online-SpendenformulareDies gilt insbesondere für ein langes, zweiseitiges Spendenformular.

Solche Abbrüche beeinträchtigen die Spenderbeziehungen schon von vornherein. Selbst wenn eine Person das lange Formular zum ersten Mal ausfüllt, ist sie nur dann eher bereit, Ihnen eine zweite Spende zu geben, wenn der Vorgang wesentlich kürzer ist.

Sie müssen Ihre Spendenformulare kurz gestalten und in Spendenkanäle investieren, die es den Spendern ermöglichen, schnell Geld zu überweisen. Dies kann die Beziehungen zu den Spendern erheblich verbessern.

Hier sind einige Kanäle, die Sie verwenden können:

• Zu verschenkender Text: Text zum Verschenken ist ein Kanal, über den ein interessierter Unterstützer ein bestimmtes Schlüsselwort an die Kurzwahlnummer der gemeinnützigen Organisation sendet (z. B. SMS „EDUCATION“ an 30999). Die Organisation hat einen festen Spendenbetrag festgelegt, und wenn eine Person das Schlüsselwort sendet, wird der Betrag ihrer monatlichen Telefonrechnung hinzugefügt.
• Text zum Spenden: Spender senden ein bestimmtes Schlüsselwort an die gemeinnützige Organisation Kurzwahlnummern oder eine lange Codenummer. Anstatt jedoch einen festen Betrag über das Telefon abzurechnen, werden in einer automatischen Antwort weitere Informationen abgefragt (z. B. der zu spendende Betrag) oder ein Link zu einer SpendenformularDiese Spendenmethode ist etwas zeitaufwändiger als Text-to-Give, bietet jedoch mehr Wahlfreiheit bei der Höhe der Spende. 
• Venmo und andere Zahlungskanäle: Zahlungsdienste wie Venmo machen Transaktionen schnell und sicher. Sie können Ihre ID oder Ihren QR-Code auf Ihrer Homepage oder in der Nähe der CTA-Schaltflächen anzeigen, um Unterstützer zum Spenden zu ermutigen.  
• Monatliche Spenden: A Monatliche Spende Option fördert die Spenderbeziehungen perfekt, da sie den Spendenprozess automatisiert. Während jede Spende einzeln klein sein kann, zeigt eine monatliche Verpflichtung optimale Spenderengagement und zuverlässige Unterstützung. Dies trägt wesentlich zur Spenderbindung und Aufrechterhaltung starker Spenderbeziehungen bei.
• Spendenzusagen: 42% der Menschen finanzielle Einschränkungen als Grund für eine Spende genannt haben. Anstatt sie in Ruhe zu lassen, könnten Sie die Spenderbeziehungen zu solchen Personen pflegen, indem Sie um Spendenzusagen bitten, anstatt ihnen sofort eine Spende zu geben. Denken Sie daran, eine aktuelle Spenderdatenbank zu führen und auf der Grundlage ihrer Geschichte Maßnahmen zu ergreifen.

Lesen Sie unseren Blog zur Verwendung geplante Spendenprogramme für die Mittelbeschaffung an der Basis um zu verstehen, wie Spendenzusagen zu Ihrem Vorteil wirken können. 

Eine einheitliche Lösung (für Dankbarkeit) passt nicht für alle und schadet der Beziehung zu Spendern

A 2021 Studie zeigten, dass gezielte Nachrichten nach der Spende die Spendenquote um 23.3 % bis 2.2 % steigern konnten. Allerdings hängen die Nachricht und der Zeitpunkt des Versands vom bisherigen Spendenverhalten ab. Erstspender reagieren anders auf die Nachricht als Wiederholungsspender.

Um Spender wirksam zu binden, muss eine Spendererkennungsstrategie, die so einfach ist wie ein Dankesschreiben, in seiner Form und Größe auf jede Person zugeschnitten sein.

Der größte Fehler in der Spenderbetreuung ist, einen einheitlichen Dankbarkeitsprozess für Spender zu haben. Schließlich will sich wohlfühlen über das Schenken an Sie und die Größe Ihrer Dankeskarte muss die Höhe ihres Beitrags widerspiegeln.

So beheben Sie diesen Fehler in den Spenderbeziehungen:

• Personalisieren Sie jede Notiz/Nachricht/jedes Geschenk: Fügen Sie in Ihren Notizen kleine, aber identifizierbare Details hinzu, wie etwa den Namen des Spenders, die Art seiner Spende und den Zweck, für den er gespendet hat, in Ihrer Dankesnachricht.
• Eine Reise erstellen wo bedeutende Spender das gleiche Geschenk/die gleiche Nachricht nicht noch einmal erhalten: Schaffen Sie einen Wertschätzungsablauf, bei dem ein Spender kein wiederholtes Geschenk oder eine Notiz erhält. Natürlich bleibt die Standard-Bestätigungsnachricht erhalten, aber es entsteht eine Reise, bei der er für seine erste Spende ein Gegengeschenk erhält und bei einer wiederholten oder größeren Spende etwas Wertvolleres erhält.
• Standardisieren Sie die Spendererkennung nach Spendengröße/-häufigkeit: Standardisierung der Dankbarkeit gegenüber Spendern Format für eine Spendenkategorie für einen Zweck, um Einheitlichkeit und Einfachheit des Prozesses zu gewährleisten. Beispielsweise erhält jeder, der 50–100 $ für den Zweck XYZ gespendet hat, ein Plüschtier.  

Weitere Ideen zur Spendererkennung finden Sie unter Ideen zur Spenderanerkennung: 10 einfache Möglichkeiten, Spendern zu danken.

Sie stellen keine zeitnahen Berichte und Updates bereit.

Die Beziehungen zu Spendern können nur dann fortbestehen, wenn die Spender wissen, welche Wirkung ihre Unterstützung hat. Daher ist es für gemeinnützige Organisationen von größter Bedeutung, sicherzustellen, dass die Spender zeitnahe Berichte, Quittungen und Updates erhalten, um ihr Engagement aufrechtzuerhalten.

Das Versäumnis, solche Berichte bereitzustellen, kann erschüttern Sie ihr Vertrauen in Sie, was insbesondere in der Anfangsphase der Spenderpflege gefährlich ist. 

So beheben Sie diesen Fehler:

• Erstellen Sie einen automatisierten Prozess für Quittungen: Dadurch wird eine schnelle (aber minimale) Bestätigung der Spende sichergestellt. Sie können dem Prozess weitere Elemente hinzufügen, indem Sie wöchentliche oder monatliche Updates an den Spender senden.
• Schaffen Sie einen pflegenden Fluss mit einer personalisierten Dankesnachricht innerhalb von 24 Stunden nach der Spende: Nach dem ersten Eingang müssen Sie sich noch persönlich bedanken bei Großspender. Erstellen Sie eine Reise, in der jeder Spender entsprechend seiner Spende und in verschiedene Kommunikationskanäle wie SMS, E-Mails und Telefonanrufe kategorisiert wird. Stellen Sie sicher, dass diese Notizen innerhalb von 24 Stunden nach der Spende verschickt werden.
• Spender hinzufügen zu einem Trichter verbunden mit dem Begünstigten/der Gruppe/dem Anliegen, zu dem sie beigetragen haben. Je nach Anliegen stellen Sie sicher, Sie erhalten einen monatlichen, vierteljährlichen oder halbjährlichen Bericht.
• Fügen Sie diese Berichte als Versprechen in Ihre Kanäle zur Spendergewinnung einAuf diese Weise legen Sie die Erwartungen beider Parteien fest.
• Senden Sie einen Jahresbericht mit Updates zu dem Anliegen, zu dem sie beigetragen haben, und den damit verbundenen Anliegen, die sie interessieren könnten.

Lesen Sie weiter: 6 einfache Schritte zum Erstellen des perfekten Plans zur Gewinnung von Großspendern.

Keine Strategie zur Recherche potenzieller Spender

Recherche potenzieller Spender sollte Teil Ihrer Spenderbeziehungsstrategie sein. Während es wichtig ist, die Beziehungen zu bestehenden Spendern aufrechtzuerhalten, ist es auch wichtig, mehr über neue Spender zu erfahren.

Eine Spenderrecherche liefert Ihnen Informationen wie:

1. Fähigkeit geben
2. Bisherige Spendenhistorie.
3. Bildungsstatus
4. Interessen
5. Demografische Angaben
6. Ihr Engagement für Ihre Sache.

Sie können diese Informationen nutzen, um die Beziehungen zu Ihren Spendern zu verbessern. Wenn Sie die Interessen Ihrer Spender kennen, wird das Spenderbeziehungsmanagement zum Kinderspiel. Sie können ihnen entsprechend ihrer Interessen Geschenke machen, die Daten zur Planung von Spenderveranstaltungen verwenden und Ihre Nachrichten so optimieren, dass sie den Interessen Ihrer Spender entsprechen.

Der Weg in die Zukunft für Spenderbeziehungen

Eine der persönlichsten Möglichkeiten, Spendern Anerkennung zu zollen, ist das Schreiben eines Dankesbriefs. Egal, ob Sie zum ersten Mal spenden oder wiederholt Großspender sind, ein Brief trägt wesentlich zur Pflege der Beziehungen bei. Natürlich kann der Inhalt des Briefs je nach Zielspender variieren. Hier ist also unser Leitfaden zum Schreiben des perfekten Dankesbriefs an Spender, der das Engagement und die Zufriedenheit der Spender mit Ihrer Organisation aufrechterhält: Dankesschreiben an Spender: Alles, was Sie wissen müssen, um das perfekte Schreiben zu verfassen.

Quelle des Beitragsbildes: Claudio Schwarz/Unsplash.

Tanvi Patel

Hallo! Ich bin Autor bei CallHub und zeige politischen Kampagnen, Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen, wie sie Technologie in die Kommunikation einbinden können. Mit einem besonderen Hang zur Recherche untersuche ich auch Trends und Ergebnisse vergangener Kampagnen auf CallHub.