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Derzeit muss die gesamte Kommunikation drei Dinge erfüllen:
- Julia Campbell, Nonprofit-Influencerin, Gründerin – JC Social Marketing
1. Klar
2. Prägnant
3. Mitfühlend
97 % der gemeinnützigen Organisationen sind von der Pandemie negativ betroffen. Davon 56.4 % Attribut ihre Spendenverluste sind auf mangelhafte Spenderbeziehungen zurückzuführen.
Sie können nicht erwarten, mit denselben alten Strategien starke Beziehungen zu Spendern aufrechtzuerhalten. Mit dem veränderten Lebensstil haben sich auch die Regeln für das Engagement geändert. Es ist Zeit für ein Update!
In diesem Beitrag gehen wir auf die in diesen Zeiten empfohlenen Kommunikationskanäle ein und zeigen Ihnen, wie Sie den besten auswählen. Anschließend geben wir Ihnen einige umsetzbare Tipps, um jedes Spendersegment anzusprechen, die Beziehungen zu den Spendern zu stärken und so Ihre Spenderbindung zu verbessern.
Beste Optionen für die Kommunikation im Bereich Spenderbeziehungen
Spenderkommunikation verändert sich, und einige Möglichkeiten, mit ihnen in Kontakt zu treten (wie persönliche Treffen und Veranstaltungen), fallen weg. Jetzt müssen Organisationen Kommunikationskanäle einführen, die niemandes Gesundheit gefährden.
Obwohl viele Optionen zur Verfügung stehen, hängt die beste Lösung von drei Faktoren ab:
1. Effizienz in der Ausführung
Wie viel Zeit und Aufwand ist für die Kommunikation erforderlich?
Beispielsweise kann es etwa 5 Minuten dauern, eine Person per Anruf zu erreichen. Das Senden einer SMS an 1000 Personen kann jedoch nur ein paar Minuten dauern (wenn Sie die Nachricht bereits fertig haben). Daher wäre das Senden von SMS bei einer riesigen Datenbank effizienter als das Tätigen von Anrufen.
2. Personalisierung von Nachrichten
Wie personalisiert muss das Gespräch sein?
Basierend auf dem Spendersegment (Großspender oder Kleinspender) und der Wahrscheinlichkeit, dass sie spenden, personalisieren Sie Ihre Gespräche.
Ein Großspender braucht in der Regel sehr persönliche Gespräche – in diesem Fall sind Telefonanrufe eine gute Lösung. Auch Kleinspender brauchen persönliche Gespräche – aber diese können per SMS oder E-Mail erfolgen.
3. Verfügbare Ressourcen
Wie viele Leute müssen Sie erreichen? (Und wie viele Freiwillige haben Sie?)
Sie können 100 Großspender anrufen, wenn Ihnen zehn Freiwillige helfen (jeder macht zehn Anrufe). Für eine Spenderdatenbank Bei 10,000 Kontakten (mit zehn Freiwilligen) ist die Bearbeitung einer E-Mail effizienter.
Anhand dieser Faktoren können Sie den Kommunikationskanal auswählen, der am besten passt:
Tipps zur Pflege der Spenderbeziehungen mit Großspendern
1. Schauen Sie nach ihnen (und sagen Sie ihnen, was Sie tun)
Viele Ihrer Großspender erleiden möglicherweise Verluste aufgrund von Konjunkturabschwüngen oder rückläufigen Märkten. Dies ist ein hervorragender Zeitpunkt, um mit diesen Großspendern Kontakt aufzunehmen und sich nach ihnen zu erkundigen. Zeigen Sie ihnen, dass Sie sie wertschätzen und dass es Ihnen nicht nur um ihr Geld geht.
Es wird dir helfen:
- Bauen Sie bessere Beziehungen zu Ihren Spendern auf, indem Sie ihnen zeigen, dass Sie nicht nur an ihren Spenden interessiert sind
- Verstehen Sie sie besser, was Ihnen wiederum dabei hilft, einen individuelleren Anbauplan zu erstellen (wenn alles wieder „normal“ ist)
Wenn Sie mit einem Großspender Kontakt aufnehmen, können Sie auch darüber sprechen, was Ihre Organisation getan hat. Diese kleinen Schritte führen dann zu einer besseren Spenderbindung.
Empfohlene Kommunikationskanäle
- Telefonanrufe (gefolgt von einer SMS) – Wenn Sie einen Großspender telefonisch kontaktieren, zeigt das, dass Sie ihn wertschätzen (da Sie sich die Zeit für einen Anruf nehmen). Außerdem können Sie ihm eine SMS schicken, um sicherzustellen, dass er weiß, was Sie gerade tun.
Auf Plattformen wie CallHub können die Folgetexte problemlos mit Ihrer Anrufkampagne kombiniert werden. Sie können die Text über Ihr Callcenter-Dashboard selbst. Hinterlassen Sie auch Ihre Kontaktdaten im Text. Wenn die Nachricht weitergeleitet wird, wissen die Leute, wie sie Kontakt aufnehmen können.
2. Virtuelle Meetings – Bei virtuellen Treffen stehen Sie den Spendern von Angesicht zu Angesicht gegenüber und haben daher das Gefühl, persönlich vor Ort zu sein. Sie ermöglichen Ihnen eine bessere Interaktion mit den Spendern.
Denken Sie daran, Spender immer zu segmentieren, indem Sie sie markieren, sobald Sie einen wichtigen Kontaktpunkt erreicht haben. Synchronisieren Sie diese Informationen in Ihrer Spenderdatenbank, damit Ihr nächstes Gespräch aktuell und personalisiert ist. Beim Aufbau von Beziehungen zu Spendern geht es immer darum, deren letzte Aktualisierung zur Kenntnis zu nehmen und diese beim nächsten Kontaktpunkt im Hinterkopf zu behalten.
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2. Senden Sie ihnen ein Geschenkpaket für bessere Spenderbeziehungen
Der Mensch ist eine unglaublich soziale Spezies und soziale Distanzierung über einen längeren Zeitraum kann ziemlich stressig sein.
„Abgesehen von Anrufen und virtuellen Treffen kann das Schenken helfen, einige dieser physischen und emotionalen Distanzen zwischen Menschen zu überbrücken.“
Daniel Farrelly, Psychologieprofessor, University of Worcester.
Es kann jetzt noch ermutigender sein, Ihre Wertschätzung mit etwas Greifbarem zu zeigen. Für Ihre Organisation:
- Ein Geschenkset kann als ständige Erinnerung an Ihre Wertschätzung dienen, etwas, das sie in stressigen Zeiten aufheitert. Dies wiederum trägt zu einem positiven Bild Ihrer Organisation bei den Spendern bei.
- Geschenke wie Bücher, Spiele, Haushaltsgegenstände usw. können für sie ebenfalls unglaublich nützlich sein. Und nützliche Geschenke werden sie wahrscheinlich nicht vergessen. So können Sie ganz oben auf ihrer Liste der gemeinnützigen Organisationen stehen, mit denen sie zusammenarbeiten, wenn sie wieder dazu bereit sind.
Wenn Sie Geschenke verschicken, ist es am besten, sie zu überraschen, um die Wirkung zu maximieren. Es sollte nicht so aussehen, als würden Sie ein Geschenk mit einem bestimmten Motiv verschicken. Wenn Sie planen, Ihren Großspender mit Geschenkpaketen zu engagieren, können Sie mit einigen fantastischen Ideen beginnen, die in diesem Beitrag.
Empfohlene Kommunikationskanäle
- E-Mails - Informieren Sie die Spender unbedingt darüber, dass Sie ihnen ein Geschenk schicken werden. Da es nichts Dringendes ist, können Sie ihnen eine E-Mail schicken und sie es sehen lassen, wann immer es ihnen passt.
- Text – Lassen Sie die Spender wissen, wo sich das Paket befindet und wann es voraussichtlich ankommen wird, damit sie sich darauf vorbereiten können. Da SMS-Nachrichten sofort gelesen werden, eignen sie sich perfekt, um dringende Updates in Echtzeit zu senden.
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3. Bitten Sie um Hilfe (nur wenn sie können)
Auch wenn es unwahrscheinlich erscheint, spenden die Menschen weiterhin. In Zeiten wie diesen haben Großspender bessere Chancen, bedeutende Spenden zu erhalten.
Wenn Sie Ihre Bitte äußern, müssen Sie jedoch darauf achten, dass Sie nicht unsensibel wirken. Bitten Sie sie nicht, Ihnen etwas zu geben, wenn sie selbst Probleme haben. Sie könnten negativ darauf reagieren und Ihrem Ruf auch nach der Krise schaden.
Dies können Sie sicherstellen, indem Sie
- Stellen Sie eine Anfrage erst, wenn Sie sicher sind, dass sie Ihnen helfen können. Sie können dies verstehen, wenn Sie nach ihnen fragen.
- Geben Sie ihnen mehrere Möglichkeiten, Unterstützung anzubieten. Auch Großspender können möglicherweise nicht mehr so viel spenden wie früher. Informieren Sie sie daher über die anderen Möglichkeiten, wie sie spenden können. Abgesehen von Sponsoring in niedrigeren Kategorien können Sie sie bitten, Sachleistungen zu spenden, sich ehrenamtlich bei Ihnen zu engagieren, Ihre Bemühungen bekannt zu machen usw.
Teilen Sie ihnen bei der Anfrage unbedingt genau mit, wofür Sie die Mittel verwenden möchten. Wenn Sie ihnen ein klares Bild vermitteln, wird dies eher Empathie als eine negative emotionale Reaktion hervorrufen.
Empfohlene Kommunikationskanäle
- Anrufe – Anrufe bei Großspendern sind eine großartige Möglichkeit, Ihr Gespräch und Ihre Bitte zu personalisieren. Außerdem können Sie so Ihre Bitte völlig transparent formulieren, wie im folgenden Beispiel:
2. Texte – Da es wichtig ist, Ihre Anfragen zu personalisieren, ist auch die Verwendung von P2P-Textnachrichten eine gute Wahl. Damit können Sie eine große Gruppe von Großspendern sofort erreichen und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit geben, sich mit einem Menschen am anderen Ende zu unterhalten.
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Tipps zur Pflege von Spenderbeziehungen mit Unternehmen
4. Bilden Sie Partnerschaften, um Hilfe zu leisten
In Krisenzeiten sind auch Unternehmen bereit, ihren Teil zur Hilfe für die Menschen beizutragen. Doch oft fehlt diesen Unternehmen der Plan oder es fehlen Freiwillige, die ihnen helfen können.
Zum Beispiel, Disney spendete 150,000 Ponchos für medizinisches Personal zum Schutz ihrer Kleidung, aber es fehlte das Personal für die Verteilung. Also schlossen sie sich mit MedShare zusammen, das die Aufgabe übernahm, sie an Krankenhäuser zu verteilen, wo sie am dringendsten benötigt wurden.
Ihre Organisation kann:
- Stellen Sie Unternehmen Freiwillige zur Verfügung, die ihnen dabei helfen, Menschen zu erreichen. Dies ist von Vorteil, insbesondere wenn Sie nicht gerade die Pandemie bekämpfen. So sind Ihre Freiwilligen beschäftigt (Sie verlieren sie an andere Organisationen, wenn sie nichts tun) und Sie bauen gleichzeitig starke Beziehungen zu Unternehmensspendern auf.
- Nutzen Sie die Ressourcen des Unternehmens (Lagerhallen zur Aufbewahrung, Kommunikationssoftware usw.), um Ihre Bemühungen, Menschen zu helfen (oder Ihre Sache) voranzutreiben. Sie erhalten einfachen Zugriff auf Ressourcen, während Unternehmen eine hervorragende Branding-Gelegenheit erhalten.
Empfohlene Kommunikationskanäle
- Anrufe – Sie können sich mit den Personalabteilungen von Unternehmen in Verbindung setzen, um Ihr Angebot zu besprechen. Machen Sie sich vor dem Anruf einen groben Plan für die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen.
- Texte – Senden Sie Massentexte an Personen in Ihrem Netzwerk und bitten Sie diese, an ihrem Arbeitsplatz ein Wort zu diesem Thema einzulegen.
- E-Mails – Neben Textnachrichten können Sie auch eine E-Mail-Rundmail an alle Ihre Kontakte senden. Sie können in E-Mails mehr Details angeben (da es keine Textbeschränkungen gibt).
5. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Hilfe an
Viele Unternehmen kämpfen darum, über die Runden zu kommen und für ihre Mitarbeiter zu sorgen. Wenn Sie über einen Notfallfonds verfügen, um wichtige Dienstleistungen zu erbringen, bieten Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Hilfe an. Sie können beispielsweise ihre Stromrechnungen, Gehälter, Mahlzeiten usw. bezahlen. Das ist der perfekte Weg, um eine starke Partnerschaft aufzubauen.
Dies unterstützt nicht nur Ihr Unternehmen, sondern rationalisiert auch Ihre Bemühungen. Anstatt nach hilfsbedürftigen Personen suchen zu müssen, wissen Sie genau, worauf Sie Ihre Bemühungen konzentrieren müssen.
Angebot zur Unterstützung der Mitarbeiter:
- Bietet Ihnen eine neue Spenderdatenbank (mit brandneuen Kontakten und deren Basisinformationen). Dies wird hilfreich sein, um Ihre Organisation bekannter zu machen (was später nützlich sein wird, wenn sich die Lage wieder normalisiert).
- Bauen Sie eine starke Beziehung zum Unternehmen auf. Unternehmen auf diese Weise zu unterstützen, ist etwas, das sie nie vergessen werden. Es kann zu einer großartigen Partnerschaft über die Krise hinaus führen. Im Wesentlichen kann eine starke Beziehung zu einem Unternehmen den Aufbau von Beziehungen zwischen Spendern und ihren Mitarbeitern erleichtern.
Empfohlene Kommunikationskanäle
- Anrufe – Um eine solche Partnerschaft aufzubauen, müssen Sie zunächst Kontakt zu den Führungsebenen oder Personalabteilungen aufnehmen, um dies zu besprechen. Ein Telefonat ist der beste Weg, die Idee zu vermitteln.
- Texte – SMS-Rundschreiben sind mit ihren hohen Öffnungsraten die beste Möglichkeit, Mitarbeiter über die von Ihnen geleistete Hilfe zu informieren. Sie können auch Textnachrichten verwenden, um Ihr Gespräch am Telefon weiterzuverfolgen.
- E-Mails – E-Mails können Ihr erster Kontaktpunkt sein, um sich vor dem Anruf auf das Gespräch vorzubereiten. Sie können sie auch nutzen, um ihnen die Details schriftlich mitzuteilen (um sie an Entscheidungsträger weiterzuleiten) und um alle Mitarbeiter zu erreichen.
Lesen Sie weiter: Spendenanreize: So nutzen Sie sie richtig, sammeln mehr Geld und verbessern die Spenderbindung.
Tipps zur Pflege der Spenderbeziehungen mit Kleinspendern
6. Bieten Sie aufschlussreiche Updates
Während der Pandemie werden viele ungefilterte Informationen verbreitet, die Panik auslösen können. Indem Sie Fehlinformationen bekämpfen, können Sie ein zuverlässiges und vertrauenswürdiges Image für Ihre Marke aufbauen.
Typischerweise können Sie sich darauf konzentrieren, Nachrichten zu verbreiten, die den Menschen helfen können, mit der Krise besser umzugehen. Dazu gehören:
- Tipps zur Sicherheit und zur Vermeidung einer Ansteckung mit der Krankheit. Außerdem sind hilfreiche Hinweise zu den zu ergreifenden Maßnahmen im Krankheitsfall oder zu den Symptomen, auf die Sie achten sollten.
- Hacks, um ihre Zeit produktiv zu nutzen, ihre täglichen Aufgaben effizient zu erledigen usw.
- Verifizierte Nachrichten zur Pandemie, Statistiken, Updates usw.
Wenn Sie solche Informationen weitergeben, untermauern Sie Ihre Gedanken mit relevanten Ressourcen (aktualisierte Informationen finden Sie zum Beispiel in den Berichten der WHO).
Denken Sie daran: Es geht hier darum, sicherzustellen, dass die Leute den von Ihnen bereitgestellten Informationen Glauben schenken und nicht nur anderen unseriösen Quellen Glauben schenken.
Empfohlene Kommunikationskanäle
- E-Mails – Um Ihre Informationen zu validieren, benötigen Sie die Flexibilität, Ihrer Nachricht Links, Bilder und Dateien (wie Forschungsdokumente) hinzuzufügen. E-Mails bieten Ihnen diese Flexibilität und haben zudem eine größere Reichweite.
- Texte – Senden Sie SMS-Rundschreiben mit einer Überschrift und Links zu Ressourcen. Um den Inhalt interessanter zu gestalten, können Sie auch MMS-Rundschreiben senden.
Darüber hinaus können Sie diese Interaktionen mit P2P-Textnachrichten auch gesprächiger gestalten. Machen Sie in E-Mails und Massen-SMS für Ihren Kurzcode Werbung und regen Sie die Leute an, bei Ihnen nach Informationen zu fragen. - Telefonanrufe (IVR) – Ein interaktives Sprachantwortsystem wäre auch ideal, um Informationen an Personen weiterzugeben. Sie können ein Menü für die neuesten Updates haben, eines, in dem Sie Fragen hinterlassen können (auf die Sie antworten) usw.
7. Informieren Sie sie über Ihre Aktivitäten
Auch wenn kleine Spender nicht aktiv für Ihre Sache spenden, liegt ihnen diese dennoch am Herzen. Wenn Sie das Gespräch jedoch nicht am Leben erhalten, vergessen sie Ihre Organisation möglicherweise. Dies wird behindern Ihre Spenderbindung und es Ihnen schwer machen, sie zurückzubekommen, wenn sich die Lage wieder normalisiert.
Um dies zu vermeiden, sollten Sie Ihre Kleinspender einbinden, indem Sie ihnen aktuelle Informationen zu folgenden Themen geben:
- Wenn die Organisation ihren Schwerpunkt vorübergehend ändert (zur Bekämpfung der Pandemie) oder weiterhin für die gleiche Sache arbeitet.
- Wie Sie mit Krisenmanagement umgehen oder ob Sie über Notfallfonds verfügen
- Wenn etwas in Ihren Bemühungen fehlt und wie andere Ihnen helfen könnten
Indem Sie diese Spender auf dem Laufenden halten, stellen Sie sicher, dass Sie den Kontakt zu ihnen nicht verlieren. Außerdem ist es eine subtile Möglichkeit, sie um Hilfe zu bitten.
Empfohlene Kommunikationskanäle
- Soziale Medien – Soziale Medien bieten Ihnen die Flexibilität, Ihre Informationen kreativ zu kommunizieren. Außerdem können Sie ein größeres Publikum erreichen.
- E-Mail – E-Mails sind die kostengünstigste Möglichkeit, Informationen an eine umfangreiche Datenbank zu übermitteln. Sie ermöglichen Ihnen außerdem, die Informationen kreativ zu gestalten (mit Grafiken und Bildern).
8. Hilfe anbieten
Bei der Überprüfung der Spender stoßen Sie möglicherweise auf viele Spender in Not. Wenn Sie können, ist dies der richtige Zeitpunkt, um sie zu unterstützen, insbesondere wenn Sie wichtige Dienste anbieten. Wenn sie Hilfe benötigen, können sie höchstwahrscheinlich nicht spenden. Die Pflege dieser Spenderbeziehungen in ihr In Zeiten der Not können Sie die Spenderbindung in Zukunft verbessern.
Dies kann Ihnen helfen:
- Stärken Sie die Beziehungen zu Ihren Spendern, indem Sie ihnen zeigen, dass Sie auch für sie da sind, wenn es nötig ist.
- Stärken Sie die Glaubwürdigkeit Ihrer Organisation. Jetzt wissen sie, dass sie Ihnen vertrauen können, wenn Sie behaupten, Menschen in Not zu helfen.
Empfohlene Kommunikationskanäle
- Soziale Medien – Der Mundpropaganda-Faktor kommt in den sozialen Medien ins Spiel. Er kann Ihre Reichweite exponentiell vergrößern. Wenn Ihre Spender Ihre Hilfe nicht annehmen, können sie die Informationen trotzdem weitergeben und so die Bekanntheit Ihrer Organisation steigern.
- Text – Während Sie über soziale Medien neue Leute erreichen können, erreichen Sie mit SMS-Sendungen Ihr aktuelles Publikum besser (angesichts der Öffnungsrate). Texte können sich als unglaublicher Kanal erweisen, um Ihre Botschaft zu verstärken.
Bonus-Tipps für Spenderbeziehungen und verbesserte Spenderbindung
Alles, worüber wir zuvor gesprochen haben, hilft Ihnen, die Beziehungen zu bestimmten Spendersegmenten zu verbessern. Es gibt jedoch einige Tipps, die Sie nutzen können, um mit allen Spendern gleichermaßen in Kontakt zu treten.
9. Bedanken Sie sich bei allen
Inmitten des Chaos wäre es unglaublich herzerwärmend, eine Dankesnachricht zu erhalten. Wertschätzung für Ihre Spender auch wenn sie Ihnen nicht helfen, bildet die Grundlage einer gesunden Beziehung.
Nutzen Sie die Gelegenheit und stärken Sie diese Grundlage durch:
- Danken Sie allen für ihre Beiträge in der Vergangenheit. Erinnern Sie sie daran, was Sie früher erreicht haben, als die Zeiten besser waren.
- Persönliche Geschichten der Begünstigten hervorheben und Spender wissen lassen, dass guten Menschen Gutes widerfährt
Um Ihre Wertschätzung auszudrücken, E-Mails, SMS und Telefonanrufe sind die bevorzugten Kanäle. Segmentieren Sie Spender anhand ihrer bevorzugten Kanäle und verwenden Sie diese, um Ihre Updates zu verteilen. Ihre Spenderdatenbank sollte diese Informationen sowie andere Datenpunkte zu jedem Kontakt enthalten.
10. Verbreiten Sie positive Nachrichten
Gute Nachrichten können in diesen schwierigen Zeiten ein Hoffnungsschimmer sein. Sie können dies nutzen, um bei Ihren Spendern positive Emotionen auszulösen.
Wenn Menschen Ihre Marke mit einem positiven Gefühl assoziieren, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie mit Ihnen in Verbindung treten. Dies kann Ihre gemeinnützige Fundraising Bemühungen in Zukunft unglaublich einfach. Ziel ist:
- Verbreiten Sie positive Informationen aus aller Welt, Erfolgsgeschichten usw.
- Sie könnten ihnen auch etwas zur Aufhellung schicken, beispielsweise lustige Clips, Memes oder herzerwärmende Geschichten.
E-Mail, soziale Medien und Texte sind die besten Kanäle, um Menschen mit solchen Neuigkeiten zu erreichen.
Schlussfolgern
Um gute Beziehungen zu Spendern aufrechtzuerhalten, müssen Sie Ihre Spenderkommunikation ändern. Jetzt ist es wichtiger denn je, Julia Campbells drei Cs der Non-Profit-Kommunikation umzusetzen.
Hoffentlich helfen Ihnen diese Tipps, Ihre Kommunikationsstrategien an diese seltsamen Zeiten anzupassen.
