E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen: Best Practices und Tools

Inhaltsverzeichnis

Wenn Sie dachten, E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen sei im Zeitalter der sozialen Medien überholt, liegen Sie falsch.

A Studie zeigt, dass gemeinnützige Organisationen, die E-Mail-Marketing betreiben:

Erleben Sie ein höheres Engagement bei wichtigen Unterstützern
Größere Geschenkgrößen
Erhöhte Beteiligung von Freiwilligen.

Da die Pandemie die Bewegungsfreiheit einschränkt, wird E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen umso wichtiger. Anstatt sich durch COVID-19 in der Zeit zurückwerfen zu lassen, gemeinnützige Organisationen haben ihre E-Mail-Kommunikation um 62%!

Sehen wir uns die Best Practices und Tools an, mit denen Sie das Beste aus dem E-Mail-Marketing für Ihre gemeinnützige Organisation herausholen können.

Warum ist E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen wichtig?

Marketingkampagnen bringen Freiwillige, Spender und Gelder zusammen, um die Anliegen einer gemeinnützigen Organisation zu unterstützen. Um sicherzustellen, dass Ihre Aufrufe nicht ins Leere laufen, müssen Sie Folgendes tun:

Nutzen Sie die Kanäle, die Menschen bevorzugen, um gemeinnützige Organisationen zu entdecken
Verwenden Sie Nachrichten, die sie ansprechen
Nutzen Sie die Kanäle, über die Menschen am liebsten mit gemeinnützigen Organisationen kommunizieren (das können dieselben oder andere sein, als die, über die sie Sie gefunden haben).

E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen erfüllt diese Kriterien. Schauen wir uns an, warum:

Warum E-Mail:

E-Mail-Marketing-für-gemeinnützige-Organisationen-Statistiken — Datenquelle: Immer konvertieren

1. Auffindbarkeit: Eine Studie Campaign Monitor zeigte, dass wenn es um Online-Methoden geht,

39.5 % der Befragten gaben an, die gemeinnützige Organisation ihrer Wahl auf Facebook entdeckt zu haben.
27.5 % gaben an, dass Online-Recherchen
22.3 % gaben an, dass E-Mails und
19.8 % sagten Instagram.

Soziale Medien und Online-Recherche erfordern eine gewisse Eigeninitiative der Menschen.

Sie müssen sich die Mühe machen, nach Ihrem Anliegen zu suchen (auf Google), und selbst dann müssen Sie sicherstellen, dass Sie im Ranking vor Ihren Mitbewerbern stehen.
Ihre Kontakte sollten sich aktiv mit Ihren Inhalten auseinandersetzen, damit diese in ihrem Feed angezeigt werden.
Damit Ihre Inhalte in den Empfehlungen angezeigt werden, müssen deren Standorte, Interessen und Suchverläufe Ihren ähneln, und das ist nicht immer wahrscheinlich.

Auf der anderen Seite ist E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen deine Initiative und beinhaltet die proaktive Ansprache potenzieller Unterstützer.

2. Bevorzugte Kommunikationsart: Etwa 42 % der Befragten in der Campaign Monitor-Studie gaben an, dass sie es vorziehen, dass gemeinnützige Organisationen zur Kommunikation E-Mails versenden.

3. Spendenaktionen: In 2017, 28% aller Online-Einnahmen von gemeinnützigen Organisationen wurden durch E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen generiert.

Warum E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen:

Heutzutage ist es ganz normal, E-Mails zu verwenden, um mit den Unterstützern Ihrer gemeinnützigen Organisation zu kommunizieren. Aber warum müssen Sie das Marketing über diesen Kanal betreiben?

Gutes E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen oder Wohltätigkeitsorganisationen kann:

Erweitern Sie die Basis wiederkehrender Spender, indem Sie sie durch einen guten Nurturing-Flow führen
Gewinnen Sie neue Spender oder Freiwillige, um sie zu binden und sie stärker in die Organisation einzubinden.
Erhöhen Sie Ihre Reichweite innerhalb der Community, indem Sie Neuigkeiten und Updates zu Ihren Kampagnen teilen und die Teilnehmer dazu auffordern, diese zu teilen.
Unterstützen Sie bei der Mittelbeschaffung, indem Sie in Ihren E-Mails zu Spenden aufrufen, und fügen Sie gut sichtbare, benutzerfreundliche Spenden-Links/-Schaltflächen hinzu.

Wie oft sollten gemeinnützige Organisationen E-Mails versenden?

Eine gemeinnützige Organisation verschickt durchschnittlich 59 E-Mails pro Jahr. Ist das für Ihre Zielgruppe zu viel oder zu wenig?

Zu wenige E-Mails können Ihre gemeinnützige Organisation überflüssig machen. Zu viele Marketing-E-Mails können ermüdend sein. Aber wie gelingt die Gratwanderung zwischen beidem?

Lassen Sie Ihr Publikum entscheiden.

Ihre Unterstützer können die ideale Häufigkeit zum Versenden von E-Mails bestimmen.
◙ Fügen Sie in Ihrem Anmeldeformular Optionen für die Art und Häufigkeit der Korrespondenz hinzu. Oder,
◙ Wenn sie sich für Ihre Mailingliste anmelden, fragen Sie sie in der Willkommens-E-Mail, was sie sehen möchten und wie oft. Speichern Sie die Auswahl und folgen Sie der Anleitung. Oder,
◙ Führen Sie A/B-Tests durch, um herauszufinden, welche Art von E-Mail-Marketing für Ihre gemeinnützige Organisation funktioniert und wie oft Ihre Zielgruppe Ihre E-Mails erhalten möchte.

(Beginnen Sie beispielsweise damit, Ihren Unterstützern eine E-Mail pro Woche zu schicken. Teilen Sie die Gruppe in zwei Gruppen auf und schicken Sie zwei E-Mails pro Woche an die eine Gruppe und eine an die andere. Wenn Sie in der ersten Gruppe einen Anstieg der Abmelderaten oder einen Rückgang der Öffnungs-/Leseraten feststellen, müssen Sie die Häufigkeit möglicherweise auf einmal pro Woche reduzieren. Wenn Sie keine negativen Ergebnisse sehen, können Sie die Rate auf drei pro Woche für eine Gruppe und zwei pro Woche für die andere Gruppe erhöhen und dies im Auge behalten. Wiederholen Sie dasselbe mit Bildern, CTAs, Betreffzeilen usw.)

Die ideale Häufigkeit des E-Mail-Marketings für gemeinnützige Organisationen oder Wohltätigkeitsorganisationen lässt sich auf zwei Punkte reduzieren:
1. Wie oft haben Sie relevante und wertvolle Informationen, die Sie weitergeben können?
2. Wie oft Ihr Publikum diese Informationen erhalten möchte

E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen: Best Practices

Der Durchschnittsbürger erhält weit über 121 E-Mails täglich! Dazu gehört auch Geschäftskorrespondenz. Aber wie hebt sich Ihre gemeinnützige Organisation vom Chaos eines Posteingangs ab? Hier sind einige bewährte Methoden, die Sie übernehmen können.

1. Erstellen und segmentieren Sie Ihre E-Mail-Liste

Im Jahr 2019 meldeten gemeinnützige Organisationen einen Rückgang der per E-Mail gesammelten Spenden um 8 %, obwohl sie über umfangreiche E-Mail-Listen verfügten.

Es geht also nicht um die Anzahl der E-Mails, die Sie in einen Posteingang schießen. Die Qualität bestimmt den Erfolg Ihrer gemeinnütziges MarketingDer Listenaufbau für gemeinnützige Organisationen ist daher eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche E-Mail-Marketingkampagne.

Kaufen Sie keine Listen, sondern ermutigen Sie die Leute stattdessen, sich über Popups und Anmeldeformulare auf Ihrer Website für die E-Mail-Liste anzumelden. So erhalten Sie eine Liste relevanter Leads, die wirklich an Ihren Inhalten interessiert sind und tatsächlich E-Mails erhalten möchten.

Wenn Sie eine gute E-Mail-Liste haben, besteht der nächste Schritt darin, segmentieren Sie es. Kategorisieren Sie Ihre Unterstützer in verschiedene Segmente (Spender/Freiwillige, bevorzugen Updates vs. bevorzugen Geschichten, Engagement) und gestalten Sie für jedes Segment unterschiedliche, passende E-Mail-Kampagnen.

Personalisieren Sie. Gemäß einer Studie von Accenture, 44% der Spender sind bereit, 10% mehr zu spenden, wenn sie eine personalisierte Erfahrung im Gegenzug. Den Spender mit Namen anzusprechen, seine Spendenhistorie und die damit verbundene Wirkung zu erwähnen usw. sind kleine persönliche Ergänzungen, haben aber eine große Wirkung.

Neu beim Listenaufbau? Mit diesem Leitfaden sind Sie bestens versorgt: Listenaufbau – Neue Inbound-Marketing-Kanäle, die Sie nicht ignorieren können!

2. Diversifizieren Sie Ihre E-Mails

Ihre Unterstützer sollten bei der Kommunikation mit Ihnen ein Gefühl der Zugehörigkeit verspüren. Sie können sie nicht nur mit Spendenaufrufen bombardieren.

Gutes E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen umfasst eine Mischung aus:

Updates und Berichte
Spendenaufrufe
Freiwilligenarbeit
Feedback, Umfragen und Fragebögen
Newsletter
Nachrichten zur Spendererkennung
Incentives (Geschenkgutscheine, Coupons usw.)
Geschichten von Begünstigten und Erfahrungsberichte von Spendern

Sie können die Reihenfolge entsprechend den Vorlieben Ihres Publikums und Ihren Erkenntnissen ändern.

3. Stellen Sie Anfragen, die dem Engagement-Level entsprechen

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind in einer Kunstgalerie und bewundern diese wunderschöne Skulptur, als sich ein Mann als Förderer notleidender Künstler vorstellt. Sie wissen das zu schätzen, aber die Person bittet Sie, sich ihm sofort mit einer Spende anzuschließen.

Es gab keine Möglichkeit, seine bisherige Arbeit und Wirkung zu überprüfen und Vertrauen aufzubauen. Sie werden diese Anfrage höchstwahrscheinlich ablehnen.

Das Gleiche gilt für E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen.

Ihre Marketing-E-Mails müssen mit dem Engagement Ihrer Unterstützer übereinstimmen. Wenn eine Person gerade Ihrer E-Mail-Liste beigetreten ist, beginnen Sie mit dem Aufbau von Vertrauen und klettern Sie allmählich die Leiter des Engagements.

Fügen Sie Erfolgsgeschichten hinzu und bitten Sie sie, Ihren Social-Media-Kanälen zu folgen, um weitere Updates zu erhalten.
Wenn sie beginnen, Ihren Konten zu folgen, bitten Sie sie, Ihre Geschichten in ihrem sozialen Feed zu teilen.
Wer in Ihren sozialen Medien häufig mit Ihnen interagiert, zeigt ein höheres Maß an Vertrauen. Bitten Sie sie, einen kleinen Betrag zu spenden.
Aus Neuspendern können dann Dauerspender werden.
Sie können die Spender dann bitten, sich freiwillig zu melden oder den Spendenbetrag zu erhöhen.

E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen – Beispiel für einen Leseraum

Eine Willkommens-E-Mail von Raum zum Lesen, komplett mit Einführung, Personalisierung, Link zur Domäne und CTA. Es enthält einen Link zu einer bestimmten Seite (Programme und Auswirkungen) für Leser auf den unteren Stufen der Engagement-Leiter.

Für diejenigen mit mehr Engagement enthält die E-Mail einen Link zu ihrem Blog (für weitere Ressourcen und Lektüre)

Und für diejenigen, die der Organisation bereits vertrauen, gibt es am Ende eine Spenden-Schaltfläche.

Lesen Sie mehr darüber, wie Sie Unterstützer dabei unterstützen, die Leiter des Engagements zu erklimmen: Digital Organizing 101 – Taktiken, Tools und die Leiter des Engagements

4. Verfassen Sie überzeugende E-Mail-Texte

Beim E-Mail-Marketing ist der Inhalt das Wichtigste. Hier ist ein Spickzettel für eine überzeugende E-Mail:

Starke Betreffzeile: KellyAnn Romanych, Mitglied des Forbes Nonprofit-Rat, schlägt vor: „Schreiben Sie klare Betreffzeilen, die spiegeln ihre Bestrebungen wider und verwenden die stärksten Verben Sie finden können. Seien Sie eher klar als clever, damit Ihre Botschaft ankommt, insbesondere wenn Ihre Organisation mehr als einen wirkungsvollen Service anbietet.“
Persönliche, zielgerichtete Geschichten: Als gemeinnützige Organisation sind Sie von Geschichten über Not, Auswirkungen und Hoffnung umgeben. Teilen Sie diese per E-Mail mit Ihren Unterstützern.
Überzeugender CTA: Verfolgen Sie die Geschichten mit einem überzeugender Call-to-Action. Wenn Ihre Geschichten sie fesseln, wird ein CTA sie dazu inspirieren, Teil Ihrer Bewegung zu werden.
Visuelle Elemente hinzufügen: Bilder in E-Mails können die Klickrate erhöhen, indem 42%und Videos erhöhen die Klickrate um 65%.

E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen – Best-Practice-Beispiel

5. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mails ein für Mobilgeräte optimiertes Design haben

46 % der E-Mails werden auf Mobiltelefonen geöffnet. Gestalten Sie Ihre E-Mails mobilfreundlich, damit die Leute sie unterwegs lesen können.

Schreiben Sie kurze Betreffzeilen (Mobilgeräte ersetzen einen Teil langer Betreffzeilen durch Auslassungspunkte (…).
Verwenden Sie eine einzige Schriftart. fett, Kursivschrift, oder verschiedene Farben, nur zum Hervorheben.
Fügen Sie im E-Mail-Text gut sichtbare, anklickbare Schaltflächen zum Spenden oder Anmelden hinzu, um die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten.
Verwenden Sie klare, aber mittelgroße Bilder. Große Bilder sind nicht für Mobilgeräte geeignet.
Stellen Sie sicher, dass der CTA für ein reibungsloses Benutzererlebnis zu einer für Mobilgeräte optimierten Seite führt.

6. Erkenntnisse verfolgen und Strategien entsprechend weiterentwickeln

Eine gute gemeinnütziger Marketingplan beinhaltet das Verfolgen von Erkenntnissen und Trends, sobald sie auftreten. Wenn eine bestimmte E-Mail-Marketingstrategie für gemeinnützige Organisationen ermutigende Trends zeigt, setzen Sie diese fort. Wenn die Ergebnisse unbefriedigend sind, experimentieren Sie mit einer neuen Taktik.

Zu den Erkenntnissen über E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen gehört die Verfolgung der folgenden Punkte (und zwar in dieser Reihenfolge):

E-Mail-Marketing-für-gemeinnützige-Organisationen-Tracking-Diagramm

Wir haben bereits gesehen, dass soziale Medien es einer beträchtlichen Anzahl von Menschen ermöglichen, gemeinnützige Organisationen zu entdecken. Wenn Sie die Reichweite sozialer Medien mit E-Mails kombinieren, können Sie Ihre Reichweite vergrößern, ohne ein Vermögen auszugeben.

Geben Sie Opt-in-Optionen auf Ihrem Social-Media-Handle bekannt, damit Ihre Follower Ihre E-Mails abonnieren
Bitten Sie Ihre aktuellen E-Mail-Abonnenten, Ihnen in den sozialen Medien zu folgen. Dies ist der erste Schritt auf Ihrer Engagement-Leiter. Fügen Sie Ihren E-Mails Social-Media-Handles und Schaltflächen zum Teilen hinzu, um sie dazu zu ermutigen.
Nutzen Sie Facebook, Instagram, YouTube und andere soziale Medien, um Spendenkampagnen durchzuführen. Teilen Sie sie per E-Mail mit bestehenden Spendern.

E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen – Sei mein Augenbeispiel — Quelle: Wirklich gute E-Mails

So vermeiden Sie den Spam-Ordner:

◙ Holen Sie sich vor dem Senden von E-Mails eine ausdrückliche oder implizite Erlaubnis ein (Opt-Ins gelten als ausdrückliche Zustimmung; bestehende Mitglieder, Spender oder Freiwillige können als stillschweigende Zustimmung gelten).
◙ Bleiben Sie auf dem Laufenden über die Gesetze zum E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen in Ihrem Land. (Kanada folgt ihren Anti-Spam-Gesetzgebung, EU folgt DDR-Bestimmungen, USA hat die CAN-SPAM Act).
◙ Senden Sie E-Mails von den IDs der Mitarbeiter (mit dem Namen Ihrer gemeinnützigen Organisation als Domäne) anstelle von „No-Reply“-E-Mails.
◙ Richten Sie eine automatisierte Willkommens-E-Mail ein, die den Abonnenten mitteilt, was sie erwartet, und ihnen ermöglicht, die Art und Häufigkeit der E-Mails auszuwählen.
◙ Senden Sie nicht zu viele E-Mails. Das kann anstrengend werden. Durchschnittlich eine E-Mail pro Woche ist gesund. Sie können die Anzahl während der Feiertage oder zu besonderen Anlässen erhöhen.

Arten von E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen, die wunderbar funktionieren:

Art der Nachricht	Best Practices
Willkommensnachricht	– Legen Sie den Auslöser fest, um diese E-Mail automatisch zu senden, sobald sich jemand anmeldet – Personalisieren – Fügen Sie ein Formular für ein Präferenzcenter hinzu (oder verlinken Sie dorthin), damit Abonnenten auswählen können, wie und wie häufig sie Ihre Nachrichten erhalten möchten.
Geschichten von Begünstigten oder Spendern	– Fügen Sie, wenn möglich, persönliche Konten hinzu – Rekrutieren Sie Autoren (oder holen Sie sich Freiwillige), die überzeugende Geschichten für Öffentlichkeitsarbeit und Spendenaufrufe schreiben können – Verleihen Sie Ihrer Geschichte durch visuelle Elemente mehr Power
Umfragen	– Fügen Sie Ihren E-Mails kurze Umfragen (Sternebewertung, Ja/Nein-Fragen, Rangfolge der Präferenzen) hinzu, um ein neues Publikum zu verstehen – Fügen Sie einen detaillierten Fragebogen für Personen hinzu, die bereits mit Ihnen in Kontakt getreten sind – Bitten Sie Ihr Publikum auf allen Engagement-Ebenen um Feedback, um sein Engagement für Ihr Unternehmen zu stärken.
E-Mails aktualisieren	– Senden Sie Updates an Unterstützer, die sich freiwillig gemeldet oder für Ihre gemeinnützige Organisation gespendet haben – Mit E-Mails können Sie detaillierte Nachrichten mit Bildern, Weblinks und mehr versenden. Nutzen Sie sie. – Stellen Sie sicher, dass Sie den Teilnehmern einer Kampagne mindestens eine Update-E-Mail senden. – Untermauern Sie Ihre Aufzeichnungen, Aktualisierungen und Einsprüche mit Zahlen und Statistiken.
Dankesnachricht	– Eine Dankesnachricht sollte sich von einer Update-E-Mail unterscheiden. Diese ist speziell für Unterstützer gedacht, Spenderanerkennung, oder auch Wertschätzung der Freiwilligen. – Personalisieren Sie die Spende mit dem Namen, dem gespendeten Betrag, der Hilfe usw. – Fügen Sie ggf. Quittungen, Sonderwünsche usw. bei. – Fügen Sie Bilder, Videos oder persönliche Erfahrungsberichte hinzu.
Feiertags-E-Mails	– Feiertage sind für gemeinnützige Organisationen eine arbeitsreiche Zeit, was Freiwillige und Spender betrifft. Denken Sie daran, an allen relevanten Feiertagen Marketing-E-Mails zu versenden. – Segmentieren Sie Ihre Urlaubs-E-Mail-Listen (sortieren Sie nach Glauben, Nationalität, Beruf usw.)
Veranstaltungseinladung	– Einladungen zu Veranstaltungen haben eine hohe Rücklaufquote. Nutzen Sie sie, um Spenden und die Anmeldung von Freiwilligen zu fördern. – Aktivieren Sie sofortige Anmeldungen, Tisch- und Ticketkäufe in den Einladungs-E-Mails zur Veranstaltung. Legen Sie in Ihrem E-Mail-Marketing-Tool Trigger fest, um Erinnerungen oder Spendenaufrufe an Personen zu senden, die sich nicht für die Veranstaltung registrieren. – Seien Sie transparent, was die Art der Veranstaltung, die Kostenfreiheit der Tickets und Ihre Erwartungen angeht. – Geben Sie in der Veranstaltungseinladung Details wie die Anzahl der verfügbaren Plätze, Wegbeschreibungen, mitzubringende Dinge usw. an, anstatt darauf zu warten, dass sich die Leute erst anmelden.
Spendenaufrufe	– Erzählen Sie eine bedeutungsvolle und bewegende Geschichte. – Geben Sie einen klaren und überzeugenden CTA. – Stellen Sie einen gut sichtbaren Spenden-Button/-Link bereit. Verwenden Sie Online-Spendentools die das Schenken leicht machen. – Fügen Sie Statistiken und Zahlen an relevanten und strategischen Stellen ein (heben Sie beispielsweise Zahlen hervor, wenn diese eine erhebliche Auswirkung haben).
E-Mail für Freiwillige	– Geben Sie in der Marketing-E-Mail alle Einzelheiten zu der Gelegenheit, den Daten und dem Ort an – Geben Sie Kommunikationswege an (das Antworten auf die E-Mail ist möglicherweise nicht möglich. Fügen Sie Ihrer Nachricht Social-Media-Handles, eine alternative E-Mail-ID oder eine Telefonnummer hinzu.) – Seien Sie höflich. – Geben Sie den Namen und die Kontaktdaten der Kontaktperson an, damit Ihre E-Mail glaubwürdig wirkt.

Die 8 besten Softwareprogramme im E-Mail-Marketing für gemeinnützige Organisationen

Damit Ihr E-Mail-Marketing reibungslos abläuft und die gewünschten Ergebnisse erzielt, benötigen Sie zuverlässige und effektive Tools. Hier sind acht E-Mail-Marketing-Tools für gemeinnützige Organisationen, die Sie verwenden können: