Inhaltsverzeichnis
Gemeinnützige Organisationen veranstalten häufig Spendenveranstaltungen, um ihr Anliegen bekannter zu machen und die Einnahmen aus Spendensammlungen zu erhöhen. Diese Veranstaltungen sind eine sinnvolle Möglichkeit, mit Ihren Wählern in Kontakt zu treten und eine unglaubliche Menge Geld zu sammeln. die Planung ist nicht einfach. Ein ständiger Schwerpunkt besteht darin, Spender und Unterstützer zur Teilnahme zu bewegen.
Eine Veranstaltung ist ohne Gäste nicht erfolgreich. Daher ist es unerlässlich, dass Sie und Ihr Team hart daran arbeiten, die Anmeldezahlen zu erhöhen. Die Welt der Fundraising-Veranstaltungen ist jedoch so gesättigt, dass es schwierig ist, den genauen Weg zu finden, um die Besucherzahlen zu steigern.
Es hat sich immer wieder gezeigt, dass eine solide Eventregistrierungssoftware den Weg zu maximalem Erfolg ebnen kann. Laut RegpackMithilfe einiger Tools können Sie 31 % mehr abgeschlossene Registrierungen, 25 % weniger Stornierungen und einen um 30 % höheren Cashflow erzielen.
Wir bei Regpack arbeiten mit vielen Organisationen zusammen, die Veranstaltungen planen und veranstalten. Wir wissen, dass die Welt der Veranstaltungsplanung chaotisch und wettbewerbsintensiv sein kann. Deshalb haben wir diese Liste mit Top-Tipps zusammengestellt, um die Anmeldezahlen für Ihre nächste Veranstaltung zu erhöhen:
- Kontaktieren Sie frühere Teilnehmer
- Bieten Sie eine Online-Registrierung an
- Optimieren Sie die Registrierung für jedes Gerät
- Personalisieren Sie jeden Registrierungsprozess
- Angebot Gruppenanmeldung
- Stellen Sie sicher, dass Zahlungen direkt auf Ihrer Site erfolgen
Ist Ihre gemeinnützige Organisation bereit, mit der Planung ihrer nächsten Veranstaltung zu beginnen? Befolgen Sie unsere Tipps und erhöhen Sie jetzt die Zahl der Anmeldungen!
Kontaktieren Sie frühere Teilnehmer
Wenn Sie Ihre Marketingstrategie entwickeln, sollten Sie zunächst Kontakt zu früheren Veranstaltungsteilnehmern aufnehmen. Als Fundraising-Experte wissen Sie, dass viele gemeinnützige Organisationen Spenderretention und Sie können dieselbe Denkweise auf Ihre Veranstaltungen anwenden.
Sie können jedoch nicht einfach E-Mails an frühere Gäste senden und hoffen, dass diese auch an Ihrer nächsten Veranstaltung teilnehmen möchten. Berücksichtigen Sie bei der Verwendung Ihres Veranstaltungsregistrierungstools die folgenden Schritte, um optimale Ergebnisse zu erzielen:
- Durchsuchen Sie Ihre Daten. Mit der besten Software können Sie jederzeit und überall auf Ereignisdaten zugreifen. Suchen Sie nach Software mit Daten in der Cloud, sodass Sie keine Festplatten oder Papiere mehr mit sich herumtragen müssen. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter anhand der bisherigen Teilnehmerzahl besser einschätzen, wer sich mit größerer Wahrscheinlichkeit für die nächste Veranstaltung anmeldet.
- Sehen Sie sich Umfragen zu vergangenen Veranstaltungen an. Es empfiehlt sich, die Teilnehmer nach Abschluss einer Veranstaltung um Feedback zu bitten. Notieren Sie sich die Gäste, die positive Erfahrungen gemacht haben, und kontaktieren Sie diese zuerst.
- Bieten Sie aktiven Unterstützern einen Vorteil. Einige Registrierungstools gewähren automatisch Rabatte, wenn sich eine Person für eine Veranstaltung anmeldet. Bedanken Sie sich bei Ihren treuen Unterstützern mit einem Ticketrabatt oder einer Frühbucherregistrierung.
Nachdem Sie Ihre Unterstützer kontaktiert haben, gibt es mehrere Möglichkeiten, die Kommunikation mit den Registranten sowie mit potenziellen Registranten, die sich noch im Registrierungsprozess befinden, weiter zu verbessern, um Anmeldequote erhöhen. Die besten Kommunikationstools automatisieren Inhalte basierend auf bestimmten „Auslösern“. Dies bedeutet, dass Ihre Event-Management-Software abhängig von einer bestimmten Aktion eines Benutzers als Reaktion eine andere Aktion, beispielsweise eine E-Mail, aktiviert.
Zum Beispiel, Jemand beginnt mit dem Registrierungsformular, schließt es jedoch nicht ab. Dadurch wird Ihr Tool zur Veranstaltungsregistrierung dazu veranlasst, E-Mails mit den erforderlichen Formularen zum Abschließen der Registrierung zu versenden und so mehr Personen zur Teilnahme zu ermutigen.
Darüber hinaus sollten die besten Kommunikationstools es Ihnen ermöglichen, E-Mails im Voraus zu planen. Auf diese Weise können Sie Ihren Gästen kurz vor der Veranstaltung automatisch relevante Informationen und Erinnerungen an Dinge senden, die sie vorher erledigen müssen.
Kontaktaufnahme mit bereits bekannten Unterstützern und Senden einer Einladung zur Veranstaltung ist eine großartige Möglichkeit, die Gästeliste Ihrer Veranstaltung schnell zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine genaue und zentralisierte Datenbank verfügen, auf die Ihr Team zurückgreifen kann. Bleiben Sie von dort aus mit den Registranten in Kontakt und machen Sie sie auf die Veranstaltung neugierig!
Bieten Sie eine Online-Registrierung an
Dies mag offensichtlich erscheinen, aber es ist eine Notwendigkeit, eine Online-Registrierung anzubieten. Einige veraltete Organisationen verlassen sich immer noch auf Papier und Telefonanrufe und verpassen dadurch einen großen Teil ihres Publikums. Mit Leistungsstarke Event-Registrierungssoftware, können Sie einen speziellen Bereich bereitstellen, in dem die Leute mehr über Ihre Veranstaltung erfahren und sich registrieren können.
Ihr Online-Registrierungsformular sollte einfach und benutzerfreundlich sein. Oftmals schrecken die Leute zurück, weil das Ausfüllen des Formulars unnötig kompliziert ist und zu lange dauert. Befolgen Sie diese Best Practices:
- Betten Sie das Veranstaltungsanmeldeformular in Ihre Online-Website ein. Ihre Website ist die erste Anlaufstelle, wenn Leute weitere Informationen zu Ihrer Veranstaltung wünschen. Sorgen Sie dafür, dass potenzielle Teilnehmer das Formular leicht finden und sich anmelden können.
- Passen Sie das Formular an Ihre Organisation an. Um das Ganze reibungslos zu gestalten, sollten Sie Ihr Registrierungsformular mit dem Logo Ihrer Organisation versehen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Ihre gemeinnützige Organisation unprofessionell und unzuverlässig wirkt.
Um noch einen Schritt weiterzugehen, platzieren Sie den Link zu Ihrem Registrierungsformular in anderen Online-Medien, beispielsweise auf Ihren verschiedenen Social-Media-Plattformen.
Optimieren Sie die Registrierung für jedes Gerät
Die Online-Registrierung für Veranstaltungen ist von entscheidender Bedeutung, und Sie müssen diejenigen berücksichtigen, die auf anderen Geräten als ihren Computern im Internet surfen. Heutzutage einer von fünf amerikanischen Erwachsenen sind ausschließlich Internetnutzer mit Smartphones. Das bedeutet, dass ein mobiles Gerät die einziger Weg sie gehen online.
Stellen Sie sicher, dass die Benutzer Ihre Website und Veranstaltungsseite von überall und von jedem Gerät aus besuchen können. Laut Morweb, die besten Non-Profit-Websites verfügen über mobil-responsive Formulare und Seiten.
Mobilgeräte und Smartphones sind heute allgegenwärtiger als je zuvor. Sie möchten keine Registrierungsmöglichkeit verpassen. Nehmen Sie sich also die Zeit, um sicherzustellen, dass Ihr Veranstaltungsregistrierungsformular für Mobilgeräte optimiert und zugänglich ist.
Personalisieren Sie jeden Registrierungsprozess
Ihr Registrierungsformular ist der Katalysator, der aus einem Unterstützer einen aktiven Veranstaltungsteilnehmer macht. Obwohl dies nicht bei allen Event-Registrierungstools üblich ist, verfügen einige Softwarelösungen über bedingte Logikfunktionen, mit denen der Registrierungsprozess für jeden Registranten personalisiert werden kann.
Was ist bedingte Logik? Einfach ausgedrückt veranlasst die bedingte Logik die Änderung des Registrierungsformulars auf Grundlage der vom Benutzer eingegebenen Antworten. Sehen wir uns einige Beispiele an, um zu zeigen, wie das funktioniert:
- Wenn ein Registrant angibt, dass er eine Nahrungsmittelallergie hat, werden dem Formular Felder hinzugefügt, sodass der Benutzer die Allergie angeben kann.
- Wenn der Registrant einen bestimmten Teilnehmertyp (Standard, VIP) auswählt, werden die erforderlichen Gebühren aufgrund einer bedingten Logik automatisch in den Warenkorb gelegt.
- Wenn der Registrant angibt, dass er einen Gast mitbringt, werden durch eine bedingte Logik die entsprechenden zusätzlichen Formulare hinzugefügt.
- Wenn der Registrant sich entscheidet, an einer optionalen Aktivität teilzunehmen, werden ihm alle notwendigen Veranstaltungsverzichtserklärungen.
Um eine Steigerung der Registrierungen zu gewährleisten, ist es immer eine gute Idee, den Prozess für die Registranten so einfach wie möglich zu gestalten. Ein schnelles und einfaches Formular macht den Prozess für jeden Bewerber von jedem Gerät aus einfach. Suchen Sie nach einer Event-Registrierungssoftware mit bedingten Logikfunktionen, um dies sicherzustellen.
Angebot Gruppenanmeldung
Eine einfache Möglichkeit, die Anmeldezahlen zu erhöhen, ist die Gruppenanmeldung. Registrierungstool für gemeinnützige Veranstaltungen ermöglicht Ihnen die Registrierung Ihrer Gäste einzeln, aber nur einige Lösungen erlauben die Registrierung einer Person mehrere Personen gleichzeitig.
Studien zeigen, dass Sie bei einer Gruppenanmeldung 26 % mehr zahlende Teilnehmer, daher ist es wichtig, dass Sie Maßnahmen ergreifen, um die Registrierung für Gäste so schnell und einfach wie möglich zu gestalten.
Gäste aus derselben Familie, Schule oder vom selben Arbeitgeber werden diese Funktion beispielsweise zu schätzen wissen. Durch die Verwendung bedingter Logik müssen Sie in Ihrem Registrierungsformular nicht für jeden Teilnehmer dieselben Informationen erneut übermitteln, wenn Sie angeben, dass Sie sich als Gruppe registrieren.
Angenommen, Sie sind Teamleiter eines Unternehmens und haben die Aufgabe, alle Personen für eine bevorstehende Spendenveranstaltung zu registrieren. Sobald Sie eine Gruppenregistrierung angeben, müssen Sie nur eine Haupteinheit und jeden weiteren Gast als Untereinheit eingeben und dabei bereits die allgemeinen Angaben verwenden, die für alle Personen im Unternehmen aus der Haupteinheit gelten. Auf diese Weise müssen Sie dieselben Felder nicht immer wieder ausfüllen, was die Gruppenregistrierung intuitiv und einfach macht.
Stellen Sie sicher, dass Zahlungen direkt auf Ihrer Site erfolgen
Auch wenn ein Benutzer den gesamten Registrierungsprozess abgeschlossen hat, kann es oft sein, dass ihn die Zahlungsabwicklung abschreckt. Es ist normal, bei Online-Zahlungen etwas vorsichtig zu sein. Wir werden ständig darauf hingewiesen, dass wir unsere Karteninformationen auf bestimmten Websites nicht eingeben sollen, weil wir Angst vor Hackerangriffen haben. Einige Registrierungssoftwares zielen jedoch darauf ab, dies zu verhindern, indem sie zusätzliche Schritte unternehmen, um den Vorgang abzusichern.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Event-Registrierungssoftware integrierte Zahlung, niemand möchte seine Zahlungsinformationen auf einer Website eines Drittanbieters eingeben. Das lässt den gesamten Vorgang unsicher erscheinen und veranlasst potenzielle Gäste zum Verlassen. Achten Sie auf diese zusätzlichen Funktionen, um den Zahlungsvorgang für Registranten zu optimieren:
- Automatisierte Zahlungsrechnungen. Einer der Vorteile eines integrierten Zahlungsprozessors in Ihrer Registrierungssoftware besteht darin, dass Sie auch Ihre Kommunikationstools nutzen können. Sobald ein Registrant zahlt, können Sie den Vorgang des Versendens einer E-Mail-Rechnung mit einer Zusammenfassung der Zahlungsdetails automatisieren.
- Zahlungspläne und automatische Abrechnung. Erfüllen Sie die Anforderungen Ihrer Teilnehmer, indem Sie Zahlungspläne für diejenigen anbieten, die sich den gesamten Preis nicht sofort leisten können. Dies gibt Ihren Teilnehmern mehr Flexibilität. Darüber hinaus können Sie die Abrechnung gemäß dem festgelegten Zahlungsplan automatisieren, um den Komfort zu maximieren.
- Variable Preisgestaltung. Steigern Sie die Registrierungsraten mit variablen Preismodellen. Legen Sie unterschiedliche Preise für Frühbucher, Spätbucher, Mitglieder und Nichtmitglieder fest. Ein guter Rabatt kann viele Leute anziehen, und mit bedingter Logik wird Ihr Registrierungsformular den Rabatt automatisch anwenden, wenn der Benutzer berechtigt ist.
Verhindern Sie, dass Ihre Registranten im allerletzten Schritt aufgrund Ihres Zahlungssystems verloren gehen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Registrierungssoftware die Zahlung integriert hat, um ein sichereres und reibungsloseres Erlebnis zu gewährleisten.
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihre letzte Veranstaltung nicht die gewünschten Ergebnisse gebracht hat. Befolgen Sie unsere Tipps, um die Anmeldezahlen zu erhöhen und Ihrer gemeinnützigen Organisation zu helfen, ihr nächstes Spendenziel zu erreichen! Viel Glück.
Autor: Asaf Darash
Asaf Darash, Gründer und CEO von Regpack, verfügt über umfangreiche Erfahrung als Unternehmer und Investor. Asaf hat bisher drei erfolgreiche Unternehmen aufgebaut, alle mit einem Exit-Plan oder die profitabel geblieben und noch funktionsfähig sind. Asaf ist spezialisiert auf Produktentwicklung für das Web, Teambildung und darauf, ein Unternehmen vom Konzept zu einer realen, profitablen Einheit zu führen.
