Nonprofit Eventmanagement: Alle nötigen Tipps und Tools für Ihr Event

Einen besonderen Stellenwert haben Veranstaltungen in gemeinnützige FundraisingSie bieten gemeinnützigen Organisationen die Möglichkeit:

• Bauen Sie ein Netzwerk mit potenziellen Spendern auf.
• Teilen Sie ihre Mission mit der Öffentlichkeit, um das Bewusstsein zu schärfen.
• Und natürlich Geld sammeln. 

Diese Vorteile ernten Sie jedoch nur, wenn alles gut läuft. Eine Veranstaltung ist mit vielen Risiken verbunden, und wenn etwas schiefgeht, kann es Sie mehr Geld kosten, als Sie einnehmen. 

Um sicherzustellen, dass dies nicht passiert, müssen Sie die Durchführung aller Aspekte Ihrer Veranstaltung von Anfang an überwachen und sicherstellen, dass alles nach Plan verläuft.  

Dies ist, was gemeinnütziges Eventmanagement beinhaltet. Es umfasst alles von der Handhabung der gesamten Eventlogistik über die Zusammenarbeit mit dem Personal bis hin zur Koordination mit externen Anbietern und Fachleuten. 

Ein effizientes Eventmanagement ist zweifellos der Schlüssel zum Erfolg einer Spendenaktion. Aber was braucht man, um eine Veranstaltung zu managen? effizient? Lass uns mal sehen.

Wie organisiert man erfolgreich eine Non-Profit-Veranstaltung?

Eine erfolgreiche Veranstaltung ist eine, die gemäß Plan verläuft. Das Eventmanagement Ihrer gemeinnützigen Organisation besteht darin, die Planung und Durchführung zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse nicht von Ihrem Plan abweichen. Im Folgenden erfahren Sie, was diese Maßnahmen im Einzelnen umfassen: 

1. Fundraising-Planung

2. Event-Budgetierung

3. Den Veranstaltungsort einrichten

4. Kommunikation und Marketing

5. D-Tag

6. Nachfassen und zurückblicken

Sehen wir uns jeden einzelnen Punkt im Detail an.

1. Fundraising-Planung

Die meisten gemeinnützigen Veranstaltungen werden mit dem Ziel organisiert, Geld zu sammeln. Auch wenn es nicht das Hauptziel ist, ist es immer eines der Ziele. 

Die offensichtliche erste Frage ist also: „Wie werden wir Geld auftreiben?“

Diese Frage kann auf viele verschiedene Arten aufgefasst werden. Für einen Spendensammler kann sie beispielsweise bedeuten, welche Art von Ideen zur Mittelbeschaffung für gemeinnützige Organisationen können sie ausführen, um Geld zu sammeln. 

Aus der Perspektive des Non-Profit-Eventmanagements geht es jedoch um den Prozess des Spendensammelns. Dies hängt von der Art der Geschenke ab, die Sie erwarten. Hier sind einige gängige Geschenkarten und beliebte Methoden zum Sammeln:

2. Auswahl des Veranstaltungstyps 

Neben der Sammelmethode bestimmt auch die Art der Geschenke, die Sie erhalten möchten, welche Art von Veranstaltung sich für die Mittelbeschaffung eignet. 

Hier sind einige geeignete Spendenaktionen, die Sie entsprechend den Geschenken planen können: 

Erst nachdem Sie die Art der Veranstaltung ausgewählt haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.  

3. Einrichten des Veranstaltungsortes

Ein entscheidender Aspekt des Eventmanagements für gemeinnützige Organisationen ist die Einrichtung des Veranstaltungsortes, der Umgebung, in der all Ihre Bemühungen zur Schau gestellt werden. 

Basierend auf dem Thema und Ziel der Veranstaltung (was in der Planungsphase entschieden wird)gibt es drei Richtungen, die Sie einschlagen können: 

• Persönliche Veranstaltungen: Diese finden an einem physischen Ort wie einem Gemeindesaal oder einer Schule statt. 
• Virtuelle Ereignisse: Vollständig Online-Events, die über Kommunikationsplattformen wie Zoom gehostet werden. 
• Hybride Ereignisse: Hierbei handelt es sich um persönliche Veranstaltungen, die in der Regel virtuell gestreamt werden, sodass die Teilnehmer aus der Ferne teilnehmen können. Beispielsweise eine Auktion, die online in einem Museum abgehalten wird und an der auch Menschen aus anderen Teilen des Landes teilnehmen. 

Die Anforderungen für jede Art von Veranstaltung sind unterschiedlich, ebenso wie die Durchführung. Hier ist eine kurze Liste der Aufgaben, die Sie als Eventmanager Ihrer gemeinnützigen Organisation für jede Veranstaltung ausführen werden: 

Hinweis: Diese Liste ist keineswegs vollständig, sondern gibt nur einen Überblick über die wichtigsten Funktionen. 

4. Event-Budgetierung

Sobald Sie sich für die Art der Veranstaltung und den Veranstaltungsort entschieden haben, ist es wichtig, ein Budget für die Veranstaltung festzulegen, das alle damit verbundenen Kosten abdeckt. Das Festlegen eines Budgets für eine Veranstaltung hilft: 

• Sorgen Sie dafür, dass Ihre Ausgaben im Rahmen bleiben und nicht über die Stränge schlagen, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung profitabel ist. 
• Erleichtert die Berechnung des Event-ROI zur zukünftigen Bezugnahme. 

Normalerweise müssen Sie die folgenden Kosten in Ihr Budget einplanen: 

1. Veranstaltungsortvermietung: Die Kosten für die Buchung des Veranstaltungsortes für den Tag Ihrer Veranstaltung. Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung abhalten, berücksichtigen Sie die Kosten für die Plattform oder Software, die Sie verwenden, um mit allen in Kontakt zu treten.  
2. Verpflegungskosten: Bei persönlichen Veranstaltungen wie Wohltätigkeitsbällen müssen Sie Erfrischungen anbieten. Kontaktieren Sie verschiedene Anbieter, lassen Sie sich von ihnen einen Kostenvoranschlag erstellen und nehmen Sie diesen in Ihr Budget auf. 
3. Dekorationskosten: Möglicherweise müssen Sie den Veranstaltungsort mit Blumen, Plaketten, Wandteppichen usw. dekorieren, um ihn attraktiver zu machen. Planen Sie auch hierfür ein Budget ein, indem Sie sich vom Anbieter einen Kostenvoranschlag einholen. 
4. Infrastrukturkosten: Hierzu gehören Dinge wie Soundsysteme, Mikrofone, die Einstellung von technischem Personal zum Aufbau, Transportkosten für diese Ressourcen usw. Dazu können auch Ressourcen wie Tische und Stühle gehören, wenn der Veranstaltungsort diese nicht bereitstellt.  
5. Software-Abonnements: Ermöglichung von Funktionen wie das Sammeln von Registrierungen, den Verkauf von Tickets, die Verwaltung von Check-ins, die Teamkoordination, Versenden von SMS-Erinnerungen für bestätigte Teilnehmer usw. wird verschiedene Software benötigt. Denken Sie daran, auch die Abonnementkosten in Ihr Budget einzuplanen. 
6. Werbehaushalt, Werbebudget: Darin sind die ungefähren Kosten für Online- und Offline-Werbung und -Promotions enthalten. Beispielsweise Plakatmarketing oder PPC-Werbung. 

Abgesehen von diesen Kosten sollten gemeinnützige Organisationen auch darüber nachdenken, einen Pufferbetrag zurückzulegen, um eventuell anfallende zusätzliche Kosten abzudecken. 

5. Marketing und Kommunikation

Kommunikation ist der Schlüssel zum Management gemeinnütziger Veranstaltungen. Normalerweise müssen Sie für eine gemeinnützige Veranstaltung zwei Arten der Kommunikation verwalten: 

• Interne Kommunikation: Kommunikation zwischen allen an der Organisation der Veranstaltung Beteiligten (z. B. Manager, Freiwillige, externe Händler usw.). Dies ist wichtig, um eine reibungslose Koordination zwischen den verschiedenen Teams zu gewährleisten. 

Sie müssen einen Kommunikationskanal einrichten, mit dem alle Ihre Mitarbeiter vertraut sind und auf den sie schnell antworten können. SMS sind ein solcher Kanal, der sich als effizienter interner Kommunikationskanal bewährt hat. Erfahren Sie mehr über die Verwendung SMS zur internen Kommunikation hier.  

• Externe Kommunikation: Hierzu gehören Interaktionen mit Veranstaltungsteilnehmern, Interessenten, Spendern usw. Ein Multi-Channel-Ansatz eignet sich hierfür hervorragend.
  
  Beispielsweise können Sie per E-Mail in großem Umfang mit potenziellen Kunden kommunizieren, telefonisch Spender einladen, die Ihrer Organisation nahestehen, am Tag der Veranstaltung SMS-Erinnerungen an alle Teilnehmer senden usw. 

Neben Ihrer Kommunikation können Sie auch Ihre Marketingbemühungen planen, um möglichst viele Blicke auf sich zu ziehen. Ihre Marketingbemühungen können in zwei Hauptbereiche unterteilt werden:

• Offline-Marketing: Dazu gehört das Aufhängen von Plakaten und Werbetafeln, das Verteilen von Flyern, Zeitungsanzeigen, das Haus-zu-Tür-Gehen, um mit den Leuten über die Veranstaltung zu sprechen usw. 

• Online-Marketing: Hierzu zählen alle Ihre digitalen Aktivitäten wie das Versenden Textexplosionen, Social-Media-Beiträge, PPC-Werbung usw. 

Weitere Informationen zur Entwicklung der richtigen Strategie zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung finden Sie in unserem Beitrag auf Non-Profit-Werbung hier. 

6. Überwachung der gesamten Ausführung am D-Day

Sie können tausend Dinge für die Veranstaltung planen und trotzdem auf eine Sache stoßen, die alles durcheinander bringt. Deshalb steigt am großen Tag die Bedeutung des Non-Profit-Eventmanagements enorm. 

Um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft, können Sie Folgendes tun: 

• Machen Sie Testläufe mit der gesamten Technik direkt vor der Veranstaltung, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.  
• Beauftragen Sie Freiwillige mit der Erledigung verschiedener Aufgaben während der Veranstaltung. Beispielsweise könnte jemand den Chat betreuen, um während der Veranstaltung technische Probleme oder allgemeine Fragen zu lösen, während andere die Organisation des Caterings überwachen könnten.
• Drittanbieter anrufen um zu bestätigen, dass alles pünktlich und Ihren Wünschen entsprechend ist (insbesondere bei persönlichen Veranstaltungen). Dazu gehören Catering, Dekorationen, technische Ausstattung usw. 
• Verfolgen Sie alle positiven Antwortenden um ihre Teilnahme zu bestätigen und um zu sagen, ob sie Hilfe benötigen. Rufen Sie Nicht-Antwortende (falls möglich) an, um ihnen einen letzten Anstoß zu geben. 
• Stellen Sie sicher, dass alle internen Kommunikationskanäle eingerichtet sind. und die Leute nutzen sie aktiv, um eine reibungslose Koordination während der Veranstaltung zu gewährleisten. 

Abhängig von der Art der Veranstaltung, die Sie organisieren, können viele weitere Aufgaben anfallen, die Sie übernehmen müssen, um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten. Beispielsweise das Verwalten von Check-Ins, das Einrichten technischer Alternativen für den Fall, dass etwas kaputt geht, usw.    

7. Nachbereitung und Rückblick

Die Bemühungen des Non-Profit-Eventmanagements enden nicht mit dem Ende der Veranstaltung, sondern reichen noch darüber hinaus. 

Sobald die Veranstaltung beendet ist, besteht Ihre letzte Aufgabe darin, mit allen Beteiligten Kontakt aufzunehmen und auf die Veranstaltung zurückzublicken. Zu diesen Beteiligten gehören:

• Mitarbeiter und Freiwillige: 

• Fragen Sie sie nach den Herausforderungen, denen sie gegenüberstanden, und was hätte besser gemacht werden können.
• Was ihrer Meinung nach gut gelaufen ist.
• Wie könnten Sie ihnen die Aufgabe beim nächsten Mal erleichtern usw.?

Die Antworten auf diese Fragen liefern Ihnen relevante Erkenntnisse, die Ihnen dabei helfen, Ihre nächste Veranstaltung besser zu organisieren. 

Sie können für Ihre Mitarbeiter entweder ein Meeting vereinbaren, um Feedback einzuholen, oder ein entsprechendes Formular (online oder physisch) verteilen. 

• Teilnehmer der Veranstaltung: Bedanken Sie sich zunächst bei allen Teilnehmern der Veranstaltung und allen Spendern. Holen Sie sich Feedback dazu, was gut gelaufen ist und was ihrer Meinung nach hätte verbessert werden können. 

Die Nachverfolgung der Veranstaltungsteilnehmer hängt von ihrem Engagement ab. Beispielsweise sind diejenigen, die teilgenommen und eine Spende getätigt haben, sehr engagiert und verdienen daher persönliche Anrufe. Sie können mit Teilnehmern in Kontakt treten, die nicht über einen Peer-to-Peer-Text weil es persönlich, aber nicht invasiv ist. 

Senden Sie Nicht-Antwortenden unbedingt die Höhepunkte der Veranstaltung, um ihr Interesse aufrechtzuerhalten.

Alle Ihre Bemühungen im Eventmanagement können dazu beitragen, dass die Veranstaltung Ihrer gemeinnützigen Organisation ein Erfolg wird und Ihnen den erwarteten Nutzen bringt. 

Software zur Verwaltung gemeinnütziger Veranstaltungen

Viele der Eventmanagement-Aufgaben Ihrer gemeinnützigen Organisation können mithilfe von Softwarelösungen automatisiert werden. Dies wiederum macht Ihre Bemühungen effizienter. 

Hier sind einige Lösungen, die Sie wählen können, um Ihre Aufgaben zum Kinderspiel zu machen. 

1. Veranstaltungsplanung und -organisation

Bei der Planung Ihrer Veranstaltung können Ihnen die folgenden Lösungen dabei helfen, den Ablauf Ihrer Veranstaltung zu visualisieren und die Daten entsprechend zu organisieren. 

AlleSitzplätze

AlleSitzplätze ist eine Eventmanagement-Software für gemeinnützige Organisationen, mit der Organisatoren Grundrisse entwerfen, Gästelisten und Essensvorlieben verwalten sowie Zeitpläne für Events organisieren können. 

Eine von AllSeated erstellte 3D-Ansicht der Sitzordnung

NonProfitEasy

NonProfitEasy ist eine umfassende Software, mit der Eventmanager Teilnehmerdaten einfach verwalten können. Damit können Veranstalter Events erstellen, Einladungen versenden, Registrierungen verfolgen und sogar SMS-Spenden annehmen. 

2. Software zur Mittelbeschaffung für Veranstaltungen

Das Sammeln von Spenden ist ein wichtiger Bestandteil jeder gemeinnützigen Veranstaltung. Eine gemeinnützige Spendensoftware kann dabei helfen, den Prozess des Spendensammelns zu automatisieren und effizienter zu gestalten. 

Schneeball-Spendensammlung

Schneeball-Spendensammlung ist eine Komplettlösung zur Mittelbeschaffung für wachsende gemeinnützige Organisationen. Es bietet eine Reihe von Funktionen für das Eventmanagement, darunter die Erstellung von Online-Spendenseiten, Text-to-Give-Tools, Spendenthermometer und Peer-to-Peer-Fundraising-Funktionen. 

Abgesehen davon können Sie die Software auch verwenden, um stille Auktionen zur Mittelbeschaffung zu organisieren. 

Spenden

Spenden ist eine Fundraising-Plattform, die nahtlose Online-Fundraising. Mit Donately können Sie Veranstaltungsteilnehmern zahlreiche Online-Spendenoptionen bieten, anpassbare Spendenformulare erstellen und diese in jede Zielseite einbetten sowie Peer-to-Peer-Spendenaktionen einrichten. 

Anrufhub

Wenn Sie das Spendensammeln einfach halten möchten, können Sie während Ihrer Veranstaltung auf die Funktion „Text-to-Donate“ setzen. Sie müssen lediglich das Schlüsselwort und den Kurzcode anzeigen, an die die Teilnehmer eine SMS senden können, um einen Spendenlink zu erhalten. 

Bei Anrufhubist umfassend Lösung für den Massen-SMS-Versandkönnen Sie Text-to-Donate in drei einfachen Schritten einrichten. Alles, was Sie tun müssen, ist:

• Wählen Sie ein Schlüsselwort und einen Kurzcode aus. 
• Wählen Sie eine Kontaktliste aus, um alle eingehenden Kontakte zu speichern.
• Richten Sie Textaufforderungen ein, um mit dem Spendenlink zu antworten, wenn Leute das Schlüsselwort senden.  

Erfahren Sie mehr über die Einrichtung von Text-to-Donate mit SMS-Opt-in-Kampagnen hier. 

3. Eventregistrierungs- und Ticketing-Software

Egal, ob Sie eine physische oder eine virtuelle Veranstaltung organisieren, Sie benötigen eine Möglichkeit, Anmeldungen zu sammeln (oder Tickets zu verteilen). Diese Kategorie von Eventmanagement-Software für gemeinnützige Organisationen hilft Ihnen dabei. 

Eine Ursache

Eine Ursache ist ideal für Organisationen, die den Registrierungs- und Check-in-Prozess für Präsenzveranstaltungen integrieren möchten. Die Software ermöglicht es Ihnen auch, Tickets zu verkaufen und während des Check-in-Prozesses Spenden anzunehmen.

ePly

ePly ist eine Non-Profit-Eventmanagement-Software, die die Registrierung und den Ticketverkauf schnell und einfach macht. Darüber hinaus ermöglicht sie das Sammeln von Daten von der Veranstaltung, die in den Analyseberichten kategorisiert werden, sodass Sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen können. 

Die oben genannte Eventmanagement-Software für gemeinnützige Organisationen kann Ihre Veranstaltung zu neuen Höhen des Erfolgs katapultieren. Je nach Bedarf können Sie entweder eine auswählen oder mehrere Lösungen gleichzeitig verwenden. 

Zusammenfassung 

Als Spendensammler sollte Ihr Ziel bei der Organisation einer Veranstaltung darin bestehen, Ihren Sponsoren, Spendern und Freiwilligen ein unvergessliches Erlebnis zu bieten. Die oben beschriebenen Schritte können Ihnen dabei helfen, indem sie die Eventmanagement-Bemühungen Ihrer gemeinnützigen Organisation auf die nächste Ebene bringen. 

Aber vergessen Sie nicht: Auch wenn die Durchführung das A und O ist, ist die Planung der Veranstaltung auf Papier der Ratgeber, den jeder König braucht, um den Überblick zu behalten. 

Stellen Sie also sicher, dass Sie das nicht auslassen. Weitere Informationen zum Erstellen des perfekten Plans für eine Spendenaktion finden Sie in unserem Artikel über Erstellen einer Vorlage zur Planung einer Fundraising-Veranstaltung. 
Ausgewählte Bildquelle: Mitchell Lawler

Nandhaan Verma

Nandhaan ist ein Marketingexperte mit fast 5 Jahren Erfahrung in der Recherche und dem Schreiben von Beiträgen über Kommunikation für gemeinnützige Organisationen, Interessenvertretungen und politische Kampagnen. Seine Erkenntnisse haben zahlreichen Organisationen geholfen, ihre Kommunikation zu optimieren und Veränderungen voranzutreiben.