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Für viele war der 13. März ein ganz normaler Freitag. Für die Demokraten und Bidens Anhänger war er jedoch eine Katastrophe.
An diesem Freitag versuchte Joe Bidens Team einen öffentlichen Zoom-Anruf. Die Idee war, virtuell mit Unterstützern in Kontakt zu treten und gleichzeitig die Normen der sozialen Distanzierung einzuhalten.
Das dachten die Fans darüber
Es ist unnötig zu erwähnen, dass die „erste virtuelle Bürgerversammlung“ des ehemaligen Vizepräsidenten eine technisches Unglück.
Da uns die soziale Distanzierung dazu zwingt, bei der Kommunikation kreativ zu werden, ist die Umstellung auf virtuelle Veranstaltungen und die Durchführung von Online-Kundgebungen unumgänglich.
Ihre Online-Events müssen jedoch nicht das gleiche unglückliche Schicksal erleiden wie die von Biden.
In diesem Artikel gehen wir auf die Schritte ein, die zur Organisation einer virtuellen Kundgebung erforderlich sind, und zeigen Ihnen, wie Sie die damit verbundenen Herausforderungen meistern.
Was ist eine virtuelle Veranstaltung?
Bei einer virtuellen Veranstaltung oder Kundgebung handelt es sich um ein Treffen einer großen Gruppe von Menschen, das online und nicht an einem physischen Ort organisiert wird.
Live-Streams, Online-Konferenzen, Webinare usw. sind Arten von virtuellen Events, die es Ihnen ermöglichen, mit Menschen von ihrem bevorzugten Standort (normalerweise von zu Hause) aus in Kontakt zu treten und ihre Unterstützung zu gewinnen.
Die virtuelle Kundgebung von Bernie Sanders war eine Kombination einiger der oben genannten Punkte und beinhaltete eine komplett online durchgeführte Kundgebung im Stil eines Konzerts.
Die Veranstaltung bot ein gut produziertes Programm mit einem reibungslosen Übergang zwischen den verschiedenen Standorten der Künstler und Redner.
Das virtuelle Event, das auf mehreren Plattformen gestreamt wurde, war ein großer Erfolg und zog über 1.6 Millionen Aufrufe.
Unsere virtuelle Kundgebung verlief aufgrund unserer Erfahrung in der Planung und Organisation digitaler Grassroots-Bewegungen äußerst erfolgreich.
– Faiz Shakir, Wahlkampfmanager (Bernie 2020)
Auch wenn Ihre Organisation möglicherweise nicht über eine vergleichbare Erfahrung in Online-Organisation, hier erfahren Sie, wie Sie den Erfolg trotzdem sicherstellen können
Planen einer virtuellen Veranstaltung
Bei Online-Events müssen, genau wie bei Offline-Events, viele wichtige Entscheidungen getroffen werden (Veranstaltungsart, Plattformen, Referenten usw.).
Allerdings gibt es große Unterschiede hinsichtlich der Organisation und der Unterstützerbeteiligung.
Das bedeutet, dass die Herausforderungen, die Sie bei der Umstellung auf virtuelle Events bewältigen müssen, völlig andere sind als bei einer physischen Veranstaltung.
In diesem Fall ist die Entwicklung eines Plans umso wichtiger.
Um Ihnen einige Einblicke zu geben, finden Sie unten eine Liste der Aspekte, die Sie planen müssen:
Vor Ihrer Veranstaltung
1. Das richtige Datum und die richtige Uhrzeit wählen
Datum und Uhrzeit Ihrer virtuellen Veranstaltung wirken sich direkt auf die Teilnahme aus.
Gemäß Forschung von GoToWebinars, Donnerstag ist der beliebteste Tag für Webinare.
Da es nicht viele Daten gibt, die Aufschluss über den idealen Zeitpunkt für virtuelle Events geben, können Sie mit Erkenntnissen aus Webinaren beginnen (da diese ebenfalls eine Art virtuelles Event sind).
Dieselbe Untersuchung legt auch nahe, dass die beste Zeit zum Abhalten eines Webinars etwa 11:00 Uhr und 2:00 Uhr ist.
Note: Achten Sie darauf, dass Sie die Mittagspause Ihrer Mitarbeiter, die normalerweise zwischen 1:00 und 2:00 Uhr liegt, nicht beeinträchtigen.
Sie können mit der Planung Ihrer Ereignisse anhand dieser Tage und Uhrzeiten beginnen und diese später ändern, wenn Ihnen mehr Daten vorliegen.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Ihre Interessenten und Unterstützer direkt um Vorschläge zu bitten. Umfragen auf Facebook und Twitter sind großartige Tools, die Ihnen dabei helfen können.
2. Erstellen Sie eine Website/Landingpage zur Registrierung
Sowohl bei Online- als auch bei Offline-Events erfüllt Ihre Website (oder Landingpage) die folgenden Funktionen:
- Informieren Sie potenzielle Kunden über die wichtigsten Ereignisse
- Als Werbemittel fungieren (meist für Online-Werbung)
- Anmeldungen für die Veranstaltung sammeln
- Integrieren Sie zusätzliche Apps (wie Kalender, E-Mail-Tools usw.), um das Benutzererlebnis zu verbessern
Für Offline-Events gibt es andere Alternativen, die Sie nutzen können. Broschüren und Banner für Informationen und Literaturverteilung oder Werbung für Werbeaktionen, um auch persönliche Anmeldungen zu fördern.
Ausgangspunkt der Veranstaltung ist allerdings das Online-Formular auf Ihrer Website.
Daher ist es äußerst wichtig, dass Sie Zeit und Mühe investieren, um eine äußerst gut durchdachte Website zu erstellen, wenn Sie möchten Registrierungen erhöhen.
3. Vorbereiten der Lautsprecher
Die Redner sind in der Regel das Alleinstellungsmerkmal, das die Menschenmenge zu Ihrer Veranstaltung anzieht. Bei Offline-Veranstaltungen stehen sie möglicherweise auf einer Bühne oder Plattform und interagieren mit der Menge.
Bei virtuellen Events gibt es allerdings einige Aspekte, die anders angegangen werden müssen.
Dies sind wie folgt:
- Neustrukturierung der Zielgruppenaktivitäten mit Apps oder Add-ons – Beispielsweise können Sie in Zoom Breakout Rooms die Teilnehmer in Gruppen aufteilen, durch die nur die Hosts springen können. Wenn Sie also planen, die Teilnehmer zu segmentieren, um sie auf eine Debatte vorzubereiten, können Sie dies nutzen.
- Fokussieren Sie die Kamera auf den gesamten Körper (oder zumindest den oberen Teil) – Das ist vergleichbar damit, Ihren Redner auf eine Bühne zu stellen. Redner müssen hervorstechen, um die Aufmerksamkeit aller zu gewinnen. Außerdem, Körpersprache ist entscheidend um Emotionen auszudrücken und dem Publikum eine visuelle Verbindung mit den Sprechern zu ermöglichen.
- Koordination mit anderen Moderatoren – Bei virtuellen Veranstaltungen passieren mehrere Dinge gleichzeitig (Chat, technische Probleme, Präsentation usw.). Die Redner müssen planen, wie sie sich mit allen abstimmen, um Informationen weiterzugeben oder Maßnahmen zu ergreifen.
4. Bereiten Sie die benötigten Materialien vor
Vorbereitung ist sowohl bei virtuellen als auch bei Offline-Rallyes der Schlüssel. Die Art der Materialien, die Sie für beide Veranstaltungsformate benötigen, ist im Allgemeinen gleich und umfasst Folgendes:
- Produktprototyp oder Schnappschüsse zur Demonstration
- PowerPoint-Präsentation mit Bildmaterial
- Ein grobes Skript zum Befolgen
- Funktionsfähige Ausrüstung, die zum Einsatz kommt (unbedingt vorher testen)
5. Rekrutieren Sie Leute für die Veranstaltung
Für Offline-Kundgebungen, Freiwillige Rekrutierung wird benötigt, um Ihnen bei den Vorarbeiten oder der Infrastruktur zu helfen.
Ebenso benötigen virtuelle Kundgebungen Moderatoren, die Ihnen auch während der Veranstaltung bei verschiedenen Aufgaben helfen.
Für die folgenden Aufgaben benötigen Sie Freiwillige/Mitarbeiter:
- Co-Moderatoren helfen Ihnen mit dem Skript (Seite umblättern/Spickzettel zeigen), wechseln die Folien usw. Sie können auch andere Freiwillige beaufsichtigen und Informationen an die Sprecher weitergeben.
- Chat-Leitung zum Verwalten und Sammeln relevanter Anfragen oder zum Hervorheben spezifischer Dinge für alle
- Technische Leiter helfen Ihnen und dem Publikum privat bei allen technischen Problemen
- Co-Sprecher stellen Redner vor, begrüßen Leute oder wärmen die Menge vor der Veranstaltung auf. Co-Sprecher helfen auch, die Monotonie der Veranstaltung zu durchbrechen.
- Playlist-Video-Leitfaden, wenn Sie Ihre Pausen mit Musik oder Videos ergänzen möchten
- Wenn Sie vor einem großen Publikum sprechen und alle einbeziehen möchten, verwenden Sie die Gebärdensprache.
6. Förderung
Wenn Sie alle oben genannten Punkte erfüllt haben, können Sie die Nachricht verbreiten und so viele Registrierungen wie möglich sammeln.
Während die Kanäle der Online-Werbung für Offline- und Online-Events gleich bleiben, gibt es einige Unterschiede hinsichtlich der Art der Inhalte. Diese wären wie folgt:
E-Mail-Marketing
Genau wie bei Offline-Events würden Ihre E-Mails hauptsächlich aus Einladungen, Erinnerungen und Event-Updates bestehen.
Bei virtuellen Veranstaltungen müssen Sie jedoch auch E-Mails mit Anweisungen zur Teilnahme an der Veranstaltung und einigen Tipps senden, um die Teilnehmer mit der Veranstaltung vertraut zu machen. Hier ist eine Beispiel für eine Vorbereitungs-E-Mail wird von Blueprints for Change verwendet.
Social Media Marketing
Auch in den sozialen Medien werden die meisten Ihrer Beiträge gleich sein, einschließlich Erinnerungen, Freiwilligenrekrutierung, Veranstaltungsdetails usw. Sie können in den sozialen Medien auch Anweisungen zur Veranstaltungsteilnahme und Tipps veröffentlichen und auf andere Ressourcen verlinken.
Abgesehen davon wäre es auch toll, wenn Sie Schulungsvideos erstellen könnten, in denen Sie den Leuten die Plattform erklären, damit sie sie leichter verstehen.
Wenn Sie beispielsweise während der Veranstaltung eine Aktivität planen, können Sie eine Demo davon posten, damit die Leute sie sehen können.
SMS Marketing
Für Offline- und Online-Rallyes verwenden Sie SMS-Marketing entweder um Rundschreiben mit Veranstaltungsaktualisierungen zu senden oder um SMS-Opt-In für Registrierungen zu verwenden.
Die Erinnerungstexte, die Sie direkt vor dem virtuellen Event senden, würden jedoch den Link zur Teilnahme am Event enthalten und nicht eine Wegbeschreibung zu einem Standort für Offline-Events.
Herausforderungen, denen Sie sich vor der Veranstaltung stellen können
Vor Ihrer virtuellen Rallye können folgende Herausforderungen auf Sie zukommen:
1. Plattform-Teilnehmerbeschränkung
Angenommen, Sie haben einen Veranstaltungsort für eine Konferenz gebucht für 500 Menschen. Am Tag der Veranstaltung jedoch 600 Teilnehmer kam. Was jetzt?
Ähnlich wie bei der Teilnehmerbegrenzung in einem Veranstaltungsort kann auch jede Plattform eine Begrenzung der Anzahl der Personen haben, die sie hosten kann. Zoom hat beispielsweise eine Teilnehmerzahl auf 1000 begrenzt, sogar mit großem Meeting-Add-On.
Die Lösung
Bei Live-Streams, die keine große Zusammenarbeit erfordern, treten derartige Probleme möglicherweise nicht auf. Bei Veranstaltungen, bei denen dies der Fall ist, müssen Sie jedoch einen Mix aus Tools verwenden, um allen gerecht zu werden.
So organisierte beispielsweise die Jewish Voice for Peace kürzlich eine virtuelle Kundgebung mit über 30,000 Menschen um die Blockade des Gazastreifens zu beenden.
500 von ihnen (einschließlich der Redner) nahmen über Zoom an der Kundgebung teil, während die anderen über Facebook Live teilnahmen.
2. Technische Kompetenz
Virtuelle Veranstaltungen sind ein relativ neues Konzept und sowohl die Teilnehmer als auch die Organisatoren sind möglicherweise nicht mit allen technischen Aspekten vertraut.
So wird beispielsweise in Joe Bidens virtueller Bürgerversammlung das Video eines Senators auf dem Display angezeigt, weil dieser vermutlich die Taste „ohne Video teilnehmen"Option.
Die Lösung
Es gibt zwei Möglichkeiten, dieses Problem anzugehen.
Die erste Möglichkeit besteht darin, kurze Schulungsleitfäden zu erstellen und diese in allen Ihren Mitteilungen zu verteilen. Es ist auch hilfreich, allen Registranten eine separate E-Mail mit diesen Anweisungen zu senden.
Zweitens können Sie auch einen Tag vor der Kundgebung ein kurzes Vorbereitungstreffen für alle Freiwilligen durchführen. Sie könnten dies auch tun 30 Мinuten vor der Veranstaltung, um alle mit allen Funktionen vertraut zu machen.
Ich empfehle, beides zu tun – beim ersten geht es darum, Ihr Publikum mit dem Thema vertraut zu machen, während es beim zweiten eher darum geht, Ihre Freiwilligen darin zu schulen, auf die Bewältigung technischer Probleme vorbereitet zu sein.
3. Geringe Wahlbeteiligung
Eine große Zahl an Anmeldungen bei gleichzeitig geringer Teilnehmerzahl ist eine Herausforderung, die sowohl Online- als auch Offline-Events betrifft.
Die Teilnahme an einer Offline-Veranstaltung bedeutet, Abhängigkeiten einzuplanen, Reisezeit aufzuwenden und die Veranstaltung in den eigenen Zeitplan einzuplanen. Auf den ersten Blick könnten diese Einschränkungen als hinderlich für die Teilnahme angesehen werden.
Es lässt sich jedoch nicht leugnen, dass eine derartige (Planungs-)Maßnahme die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Unterstützer zu den Veranstaltungen erscheinen.
Das bedeutet, dass dies bei einer Online-Veranstaltung ein großer Nachteil ist. Da das Publikum von einem für es bequemen Ort aus teilnimmt, plant es nicht umfassend – und vergisst es daher leicht.
Die Lösung
Um die Besucherzahl zu steigern, müssen Sie die Leute zum Kommen motivieren, indem Sie sie immer wieder an die Veranstaltung und den Nutzen, den sie daraus ziehen, erinnern.
Um dies zu vermeiden, können Sie vor der Veranstaltung Erinnerungen per E-Mail oder SMS verschicken.
Anstatt in Ihren Erinnerungen eine Wegbeschreibung zum Standort anzugeben, fügen Sie darin, wie oben beschrieben, den Link zur Teilnahme an der Veranstaltung ein.
Wenn dein SMS-Marketing-Service Wenn dies möglich ist, können Sie auch ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen, indem Sie die Anzahl der Personen angeben, die der Veranstaltung bereits beigetreten sind, wie im folgenden Beispiel.
Während Ihrer Veranstaltung
1. Früh einchecken
Manche Leute kommen möglicherweise früher als zur angegebenen Zeit an. Checken Sie frühzeitig ein, um sicherzustellen, dass sie bei ihrer Ankunft nicht einen leeren Bildschirm (oder ein Hintergrundbild) sehen.
Durch einen frühzeitigen Check-in können Sie:
- Begrüßen Sie diejenigen, die früher kommen, und stellen Sie sie vor
- Nutzen Sie diese Zeit für das Vorbereitungstreffen, wie bereits besprochen
- Analysieren Sie die Qualität der Veranstaltung, um festzustellen, ob möglicherweise ein technisches Problem vorliegt
2. Überwachen Sie den Chat
Alle virtuellen Meeting-Plattformen verfügen über Chat-Plattformen, über die die Teilnehmer interagieren können.
Sobald die Veranstaltung beginnt, besteht die Möglichkeit, dass diese Chat-Funktion überlastet wird. Ihr Chat-Leiter muss:
- Sammeln Sie relevante Fragen, die möglicherweise auftreten (und die später oder dann gestellt werden sollen).
- Alle irrelevanten Kommentare herausfiltern
- Beantworten Sie allgemeine Fragen, die möglicherweise nicht die Aufmerksamkeit des Sprechers erfordern
- Halten Sie Ausschau nach veranstaltungsbezogenem Feedback (insbesondere zu eventuell auftretenden technischen Problemen).
3. Verwalten Sie die Benutzerberechtigungen (oder sagen Sie allen, dass sie den Ton stumm schalten sollen)
Dies ist eine große technische Herausforderung, der sich die Menschen bei virtuellen Kundgebungen (mit Ausnahme von Live-Streams) stellen müssen.
Nicht stummgeschaltete Mikrofone verursachen während der Veranstaltung erhebliche Störungen und erschweren es anderen sogar, sich zu konzentrieren.
Sie können dies verhindern, indem Sie:
- Lassen Sie einen Freiwilligen die Benutzerberechtigungen verwalten, um sicherzustellen, dass alle stumm geschaltet sind.
- Mit einem Add-on (oder einer Drittanbieter-App) sperren
- Hervorheben dieser Anweisung im Schulungshandbuch und in der E-Mail
- Pinne dies auf der Chat-Plattform (wenn möglich) oder poste es regelmäßig
- Erinnerung daran vor Beginn der Veranstaltung
- In Pausen oder zwischendurch daran erinnern
- Bitten Sie Chat-/Tech-Leads, den Leuten einzeln eine Nachricht zu schicken, wenn sie sich nicht daran halten
4. Ermutigen Sie alle, die Kamera eingeschaltet zu lassen
Wenn bei allen die Kamera eingeschaltet ist, kann die virtuelle Kundgebung sich wie eine persönliche Veranstaltung anfühlen.
Zwar schalten sie ihr Video zwischendurch aus, aber wenn man die meiste Zeit Leute sieht, ist die Veranstaltung spannender und man hat weniger das Gefühl, sich eine monotone Aufzeichnung anzuschauen.
Bei Live-Streaming-Events ist dies jedoch möglicherweise nicht möglich. In diesem Fall können Sie die Leute dazu ermutigen, im Chat-Bereich aktiv zu sein und sich auch untereinander auszutauschen.
Lassen Sie die Zuschauer des Live-Streams beispielsweise wenn möglich ein Bild der Aussicht aus ihrem Fenster im Chat senden.
5. Werbung für Anmeldungen oder Opt-Ins (während Live-Streams)
Für Live-Streams ist in der Regel kein Registrierungsprozess erforderlich. Der offene Zugang sorgt jedoch für eine höhere Sichtbarkeit als bei Webinaren oder Konferenzen.
Live-Streams bieten Ihnen die Möglichkeit, sich einem größeren Publikum vorzustellen und neue Registrierungen (und Leads) zu generieren.
Einige Plattformen wie Twitch bieten die Möglichkeit, während Ihres virtuellen Events einen Newsticker einzubinden, mit dem Sie die Leute zur Anmeldung anregen können.
So nutzte NextGenAmerica beispielsweise in ihrem jüngsten Live-Stream den Newsticker, um für ihre Kurzwahlnummern um ihre SMS-Liste aufzubauen.
Wenn Sie keine Möglichkeit haben, einen Newsticker zu verwenden, können Sie eine Nachricht auch in Ihrem Chat anheften, damit sie jeder sehen kann.
Alternativ können Sie diese Angaben auch auf Ihrem Pausen-Hintergrundbild vermerken.
Herausforderungen, denen Sie während der Veranstaltung begegnen können
1. Geringeres Engagement
Sowohl bei virtuellen als auch bei Offline-Kundgebungen ist geringes Engagement üblich. Bei persönlichen Veranstaltungen bleiben die Leute jedoch möglicherweise immer noch sitzen (da sie keine andere Wahl haben), auch wenn sie möglicherweise nach und nach abreisen.
Bei einer virtuellen Kundgebung hingegen haben sie die Möglichkeit, ihr Video auszuschalten und sich auf etwas ganz anderes zu konzentrieren. Dies mindert die Wirksamkeit Ihrer gesamten Veranstaltung.
Die Lösung
Eine Lösung gegen geringes Engagement bei Online-Events besteht darin, den Leuten zwischendurch kurze Pausen zu gönnen.
Ermutigen Sie sie, diese Zeit zu nutzen, um herumzulaufen oder einen Snack zu sich zu nehmen. Sie können diese Zeit nutzen, um technische Probleme zu beheben. Sie könnten die Pausen sogar mit Musik untermalen.
Bernies Kundgebung hielt 20-30 Sekunden Pause mit solchen Wartebildschirmen ein, bevor das nächste Feature kam. Sie können eine verwenden Poster-Maker-Tool um Grafiken zu erstellen und Ihren Wartebildschirm optisch ansprechender zu gestalten.
Eine weitere Möglichkeit, neue Energie zu tanken, besteht darin, zwischendurch wechselseitige Gespräche mit den Teilnehmern zu führen.
Sie könnten in diesen Gesprächen mit ihnen sogar ein wenig vom Thema abschweifen, um die Sache spannend zu halten. Bleiben Sie locker und bringen Sie etwas Humor in die Sache.
Alternativ können Sie sie auch in Gruppen unterteilen und die Interaktion untereinander fördern.
2. Technische Schwierigkeiten
Technische Probleme gibt es nur bei Online-Kundgebungen. Auch bei Präsenzveranstaltungen können technische Probleme auftreten (z. B. wenn die Redner ausfallen), sie sind jedoch sichtbar und können sofort beachtet werden.
Bei virtuellen Meetings kann das Problem nur für einige Personen bestehen und von anderen möglicherweise gar nicht bemerkt werden. Dies würde jedoch deren Erfahrung verderben und sie zum Verlassen des Meetings zwingen.
Die Lösung
Auch die Pausen zwischendurch können hier hilfreich sein. Du kannst die Leute auch regelmäßig fragen, ob zwischendurch technische Schwierigkeiten auftreten, damit sie Zeit haben, dich darauf aufmerksam zu machen.
Lassen Sie Ihren technischen Leiter im Chat nachsehen, ob jemand um Hilfe bittet. Heben Sie unbedingt hervor, dass ein technischer Leiter verfügbar ist, um den Leuten zu helfen.
Sie könnten auch eine E-Mail-Adresse oder Nummer angeben, unter der sich die Leute melden können, falls sie aufgrund eines technischen Problems nicht am gesamten Programm teilnehmen können.
3. Abgabestellen
Auch geringes Engagement kann dazu führen, dass Leute gehen. Bei Offline-Kundgebungen ist es ziemlich offensichtlich, dass jemand geht. Tatsächlich kann dieser soziale Druck der Grund sein, warum viele Leute bleiben.
Bei virtuellen Treffen gibt es diesen Druck jedoch nicht und die Leute können jederzeit gehen, ohne dass Sie es merken.
Die Lösung
Abhängig vom Umfang Ihrer Plattform und Ihren Ressourcen können Sie den Überblick über die Personen behalten, die das Unternehmen verlassen.
Rufen Sie sie an oder schreiben Sie ihnen eine SMS und fragen Sie nach dem Grund und ob Sie helfen können.
Auch Verlobungspausen können Ihnen dabei helfen, Abbrüche bis zu einem gewissen Grad zu vermeiden.
Nach Ihrem Event
Genau wie bei einer Offline-Rallye ist man mit dem Ende der Veranstaltung nicht fertig. Es ist an der Zeit, alle Teilnehmer zu fördern und eine Beziehung zu ihnen aufzubauen.
Hier sind einige Möglichkeiten, nach der Veranstaltung mit ihnen in Kontakt zu treten:
1. Vielen Dank an alle Teilnehmer
Senden Sie allen Teilnehmern direkt nach der Veranstaltung eine Dankesnachricht. Ihnen das Gefühl zu geben, dass sie wertgeschätzt werden, ist der erste Schritt zum Aufbau einer Beziehung zu diesen Unterstützern.
Sie können dies tun, indem Sie ihnen entweder eine personalisierte E-Mail oder einen Text senden (der mit größerer Wahrscheinlichkeit gelesen wird).
Wenn der Umfang der Veranstaltung es zulässt, ist ein Anruf bei allen der effektivste Weg, um Dankbarkeit auszudrücken.
2. Fragen Sie nach Feedback
Wenn Sie nach Ihrer Kundgebung Feedback von den Leuten bekommen, steigert das die Loyalität, da die Teilnehmer das Gefühl haben, gehört zu werden.
Darüber hinaus erhalten Sie umsetzbare Erkenntnisse, mit denen Sie Ihre nächste Veranstaltung noch besser machen können.
Sie können dieses Feedback wie folgt sammeln:
- Senden einer Massen-E-Mail an alle (mit der Aufforderung, ein Formular auszufüllen)
- Senden des Formularlinks per Text
- Führen Sie eine Anrufkampagne durch und lassen Sie Freiwillige Informationen telefonisch sammeln (falls möglich)
- Hinzufügen eines Umfrageformulars am Ende der Sitzung (lassen Sie die Leute es ausfüllen, während sie noch bei Ihnen sind)
Stellen Sie in Ihrem Feedback unbedingt auch inhaltliche und technische Fragen zur virtuellen Rallye.
Abgesehen davon können Sie sie auch fragen, ob sie an der nächsten Veranstaltung teilnehmen möchten, und mit dem Aufbau Ihres Publikums dafür beginnen.
3. Stellen Sie Ihre Veranstaltung als On-Demand-Video zur Verfügung
Eine Umfrage unter Webinar-Teilnehmern ergab, dass 26 % der Registranten Melden Sie sich nur an, um das Webinar später auf Abruf anzusehen.
Stellen Sie sicher, dass Sie dieses Publikum nicht enttäuschen, und senden Sie jedem ein Video der Veranstaltung. Vielleicht ist das sogar so attraktiv, dass sie bei der nächsten Veranstaltung live dabei sind.
4. Event-Highlights kreieren
Erfolge und Engagement in der Vergangenheit steigern Ihre Glaubwürdigkeit und Ihren Markenwert. Das Schaffen von Event-Highlights ist von enormem Nutzen für zukünftige Marketingbemühungen.
Typische Höhepunkte der Veranstaltung können sein:
- Videoausschnitte unvergesslicher Momente (vielleicht aus der Verlobungspause)
- Bilder aller Teilnehmer und Referenten
- Statistiken zur Teilnehmerzahl, Gesamtwiedergabezeit usw.
Herausforderungen, denen Sie nach der Veranstaltung begegnen können
1. Geringe Ereignisspeicherung
Während eines Klimastreiks in London im Jahr 2019 sah man ein Mädchen, das ein kleines Plakat mit den Worten hielt „Weniger Papier verbrauchen“ darauf geschrieben.
Online-Kundgebungen sind selten mit solch einzigartigen Erlebnissen und Erinnerungen verbunden.
Daher ist es sehr wahrscheinlich, dass sich die Teilnehmer nach der virtuellen Veranstaltung nicht mehr viel an die Veranstaltung (und vielleicht sogar an Ihre Marke) erinnern.
Hinzu kommt, dass alle Organisationen mittlerweile virtuelle Veranstaltungen durchführen und Sie daher eine Menge Lärm machen müssen, um die Aufmerksamkeit der anderen auf sich zu ziehen.
Die Lösung
Damit Ihre Rallye auffällt, können Sie zwei Dinge tun
Erstens können Sie es auf einzigartige und einprägsame Weise durchführen.
Im Rahmen der virtuellen Kampagne von Bernie Sanders traten beispielsweise beliebte Musiker auf.
Zweitens können Sie Ihre Folgenachrichten so gestalten, dass sie einzigartig sind. Senden Sie ihnen beispielsweise zusammen mit Ihrer Dankesnachricht Videoausschnitte unvergesslicher Momente (von einer interessanten Frage bis zu einem Patzer).
Sie können sie auch per Konversations-SMS um Feedback bitten, indem Sie ein Peer-to-Peer-SMS-Tool nutzen.
Stellen Sie außerdem sicher, dass jeder einen Ansprechpartner und eine E-Mail-Adresse für eventuelle spätere Fragen hat.
2. Verlust von Interesse
Das Fehlen einer effektiven Strategie zur Einbindung der Öffentlichkeit ist einer der Hauptgründe, warum Menschen das Interesse an einer Sache verlieren (und Ihre Organisation).
Bei einer Offline-Veranstaltung treffen die Teilnehmer Gleichgesinnte, führen sinnvolle Gespräche und knüpfen Kontakte zu Ihren Freiwilligen und vielen anderen. Bei einer virtuellen Kundgebung gibt es diese Möglichkeit nicht.
Die Lösung
Um dies zu vermeiden, ist die Ausarbeitung eines effektiven (und kontinuierlichen) Engagement-Plans mit allen Teilnehmern Ihrer Veranstaltung von entscheidender Bedeutung.
Die Kommunikation sollte direkt nach dem Senden Ihrer Dankesnachricht ausgelöst werden.
Zu einer Engagement-Strategie gehört im Allgemeinen, dass man um Feedback bittet und Ressourcen (Artikel, Fallstudien usw.) sendet, die für die Teilnehmer relevant sein könnten.
Zusammenfassung
Ich muss niemandem sagen, dass wir in einem beispiellosen und seltsamen Moment in der Geschichte unseres Landes leben. Es könnte an der Zeit sein, unser Wertesystem und viele der Systeme, unter denen wir arbeiten, zu überdenken.
Bernie Sanders, virtuelle Kundgebung
Wir leben zweifellos in sehr merkwürdigen Zeiten. Eine direkte Folge davon ist, dass wir gezwungen sind, neue Wege zu finden, um mit Menschen in Kontakt zu treten.
Der Übergang wird nicht einfach sein, aber mit sorgfältiger Planung und konsequenter Optimierung können Sie dafür sorgen, dass er nicht zum Desaster wird.
Wenn die Welt wieder zur „Normalität“ zurückkehrt, stehen Ihnen zwei bewährte Methoden (online und offline) zur Verfügung, um Ihre Aktivitäten zu skalieren und Ihre Reichweite zu erhöhen. Das ist definitiv etwas, worauf Sie sich freuen können.
