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Warum haben jährliche Spendenaufrufe für Wohltätigkeitsorganisationen zum Jahresende eine so hohe Priorität?
Ihre Wirkung lässt sich anhand der Zahlen erkennen:
31 % aller jährlichen Spenden erfolgen im Dezember und 11 % davon an den letzten drei Tagen des Jahres.
Zugegeben, nicht alle Spenden im Dezember werden durch Briefe veranlasst. Einige Organisationen senden E-Mails oder SMS. Eine gemeinnützige Organisation macht Anrufe an ihre wertvolleren bestehenden Spender.
Es bleibt dabei, dass alle Beweise darauf hinweisen, dass das Ende des Jahres die wirkungsvollste Zeit ist, um mit Unterstützern zu kommunizieren, um eine noch größere Wirkung zu erzielen
Warum jährliche Spendenaufrufe versenden?
Wie bereits erwähnt, sind E-Mails, SMS und Telefonanrufe allesamt Optionen für Ihre Spendenkampagne zum Jahresende.
Warum sollten Sie anstelle dieser anderen Kanäle (oder zusätzlich zu diesen) Briefe versenden?
Nach Angaben der US-Organisation DMADie Öffnungsrate von Direktwerbung liegt bei über 80 %, während E-Mails mit 21 % zurückliegen.
Das bedeutet, dass wahrscheinlich mehr Ihrer Unterstützer aufhorchen und aufmerksam werden, wenn Sie ihnen einen jährlichen Spendenaufruf schicken.
Kombiniert man dies mit ähnlich gut sichtbaren Kanälen wie Textnachrichten (98 % Öffnungsrate) zur Nachverfolgung von Spendenaufrufen kann sicherstellen, dass die Unterstützer Ihre Nachricht bis zum Jahresende in irgendeiner Form erhalten und lesen.
Die Ziele Ihrer jährlichen Beschwerdebriefe zum Jahresende
Überlegen Sie sich vor dem Start Ihrer Kampagne, warum Sie einen jährlichen Spendenaufruf versenden möchten.
Hier sind einige gute Gründe, eine zu senden:
- Sie möchten Ihren Unterstützern danken, sie über die anstehenden Vorhaben im nächsten Jahr informieren und um Unterstützung bitten
- Sie möchten unterschiedliche Gruppen potenzieller Spender (z. B. monatliche Spender vs. potenzielle Spender) mit auf ihr Verhalten zugeschnittenen Nachrichten ansprechen
- Nehmen Sie wieder Kontakt zu Ihren Unterstützern auf und stärken Sie die Beziehungen, indem Sie die Wirkung ihres anhaltenden Engagements auf Ihre gemeinnützige Organisation aufzeigen
- Inspirieren Sie Großzügigkeit, indem Sie eindrucksvolle Geschichten aus dem wahren Leben präsentieren, die zeigen, welchen echten Unterschied Spender machen
- Motivieren Sie einmalige potenzielle Spender, zu treuen, wiederkehrenden Beitragszahlern zu werden, indem Sie die anhaltende Notwendigkeit und nachhaltige Wirkung ihrer Unterstützung hervorheben.
Wenn Sie ein Ziel haben, können Sie später den Erfolg Ihres effektiven jährlichen Beschwerdebriefs messen.
Vorlage für einen jährlichen Beschwerdebrief
Verwenden Sie diese Beispielvorlage, um einen überzeugenden und herzlichen Spendenaufruf zum Jahresende zu verfassen, der mehr Spender anspricht und sie zum Spenden inspiriert.
[Briefkopf Ihrer Organisation]
[Datum]
[Name des Spenders] [Adresse des Spenders] [Stadt, Staat, Postleitzahl]
Lieber [Name des Spenders],
[Über unsere gemeinsame Reise nachdenken]
Da wir uns dem Ende eines weiteren wirkungsvollen Jahres nähern, sind wir voller Dankbarkeit für Unterstützer wie Sie. Ihr Engagement hat es uns ermöglicht, [Beschreiben Sie kurz eine bedeutende Leistung, z. B. „Über 500 bedürftigen Familien eine Unterkunft bieten“].
[Eine Erfolgsgeschichte]
Betrachten wir [Name des Begünstigten], der [Beschreiben Sie kurz die Herausforderung, z. B. „Obdachlosigkeit nach einer Naturkatastrophe“]. Durch Ihre Großzügigkeit, [Name des Begünstigten] jetzt an [Beschreiben Sie das positive Ergebnis, z. B. „hat einen sicheren Ort, den es sein Zuhause nennen kann, und baut sein Leben wieder auf“].
[Der Weg vor uns]
Obwohl wir viel erreicht haben, bleiben Herausforderungen bestehen. Um unsere Mission fortzusetzen und unsere Reichweite zu erweitern, brauchen wir Ihre Unterstützung. Ein Geschenk von [konkreter Betrag, z. B. „100 $“] kann [die Wirkung beschreiben, z. B. „eine Familie einen Monat lang mit dem Nötigsten versorgen“].
Wie kannst du helfen
- Online-Spende: Besuchen Sie [URL Ihrer Website].
- E-Mail: Verwenden Sie für die Übersendung Ihres Beitrages den beiliegenden Umschlag.
- Telefon: Rufen Sie uns unter [Telefonnummer] an.
[Dankbarkeit]
Vielen Dank, dass Sie ein wichtiger Teil unserer Gemeinschaft sind. Ihre Unterstützung verändert Leben und gibt den Menschen, denen wir dienen, Hoffnung.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name] [Ihr Titel] [Name Ihrer Organisation] [Kontaktinformationen]
PS Alle Spenden sind steuerlich absetzbar. Bitte denken Sie daran, Ihre Spende vor [bestimmtes Datum, z. B. „31. Dezember“] zu tätigen, um Ihre Steuervorteile zu maximieren.
Diese Vorlage enthält bewährte Methoden zum Verfassen überzeugender jährlicher Spendenaufrufe, einschließlich Storytelling, Dankbarkeitsbekundungen und guten Handlungsaufforderungen. Eine detailliertere Vorgehensweise zur Vorlage finden Sie in unserem Blog unter So erstellen Sie eine Vorlage.
Ihre Checkliste für den jährlichen Einspruchsbrief
Bevor Sie auf „Senden“ klicken, gehen Sie diese kurze Checkliste durch, um sicherzustellen, dass Ihr Spendenaufruf zum Jahresende wirklich ankommt und zum Handeln anregt.
- Wählen Sie ein Thema, das Anklang findet
Was ist der Kern Ihrer Botschaft in diesem Jahr? Wählen Sie ein Thema, das eine Geschichte erzählt und Ihren Leser emotional anspricht. - Schreiben Sie, als würden Sie mit einem Freund oder Familienmitglied sprechen
Überspringen Sie die Formalitäten. Sprechen Sie aus dem Herzen, als würden Sie jemandem schreiben, den Sie kennen und der Ihnen am Herzen liegt. - Mach es persönlichisiert
Nennen Sie ihren Namen. Erwähnen Sie, wie sie in der Vergangenheit geholfen haben. Lassen Sie sie wissen, dass sie Ihnen und Ihrer Sache wichtig sind. - Gemeinsam Erfolge feiern
Teilen Sie mit, welche wirkliche Wirkung sie in diesem Jahr erzielt haben. Die Leute hören gern, was sie Gutes getan haben! - Zeigen Sie ihnen genau, wie sie jetzt helfen können
Seien Sie deutlich. Was brauchen Sie? Wie wird ihr Geschenk einen Unterschied machen? Sagen Sie es deutlich. - Halten Sie Ihr Dankeschön bereit
Warten Sie nicht! Bereiten Sie im Voraus ein herzliches Dankeschön vor, damit sich Ihre Lieben gleich zu Beginn wertgeschätzt fühlen. - Fügen Sie einen klaren Call-to-Action hinzu
Fragen Sie selbstbewusst. Schlagen Sie einen Betrag vor. Machen Sie es leicht, „Ja“ zu sagen. - Spenden einfach machen
Fügen Sie ein Spendenformular hinzu, legen Sie einen Rückumschlag bei und vergessen Sie nicht einen QR-Code oder Link für Online-Geschenke!
Das Verfassen eines jährlichen Spendenaufrufs, der die Spender wirklich anspricht, erfordert Überlegung und Strategie. Weitere Inspirationen und Best Practices finden Sie unter dieser Leitfaden zum Verfassen wirkungsvoller Spendenbriefe.
Erstellen einer Zeitleiste für jährliche Beschwerdebriefe
Im Gegensatz zu unmittelbareren Kanälen (z. B. E-Mail) dauert es, bis Direktwerbung Ihre Unterstützer erreicht.
Das bedeutet, dass Sie den Prozess bereits Wochen im Voraus in Gang setzen müssen.
Dazu gehört die Planung Ihres Einspruchsschreibens und der anschließenden Kommunikation.
Gary Henricksen bei Five Maples Entwicklungskommunikation empfiehlt Unternehmen, sich durch folgende Maßnahmen einen Vorsprung vor der Konkurrenz zu verschaffen:
- Senden Sie einen frühen Aufruf, um die Unterstützer im Oktober zu erreichen
- Senden eines weiteren Aufrufs Ende November/Anfang Dezember
- Nachverfolgung mit einem Multichannel-Ansatz (Telefonanrufe/Postkarten)
Hier ist ein Beispiel für einen Zeitplan für die Bearbeitung eines jährlichen Einspruchsschreibens, an den Sie sich halten könnten:
August – Legen Sie Ihre Ziele fest und skizzieren Sie das Thema für Ihre Aufrufbriefe und die gesamte Kampagne.
September – Segmentieren Sie Ihre Spenderlisten für eine persönlichere Benachrichtigung. Schreiben Sie den Text Ihres Spendenaufrufs. Stellen Sie ihn fertig.
Oktober – Versenden Sie Ende Oktober eine erste Reihe von Spendenaufrufen, um Ihre Unterstützer zu erreichen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Online-Spendenkanäle bereit sind.
November - Senden Sie Ihre nächste Runde Spendenaufrufe. Informieren Sie Ihre ehemaligen Spender regelmäßig über Ihre Fortschritte über direktere Kanäle (soziale Medien, SMS).
Dezember – Senden Sie Erinnerungen an Unterstützer, die noch nicht gespendet haben (Telefon-Marathons, E-Mails, SMS). Senden Sie Follow-ups, um die Spender daran zu erinnern, dass die letzten drei Tage des Jahres anstehen. Senden Sie allen, die gespendet haben, eine Dankesnachricht.
6 Tipps für Ihre jährlichen Beschwerdebriefe
Personalisieren Sie Ihren jährlichen Beschwerdebrief
Durch Personalisierung kann Ihr Appell exponentiell überzeugender werden. Deshalb ist die Segmentierung Ihrer Spenderliste so wichtig.
Folgendes sollten Sie beim Personalisieren Ihres Briefes beachten:
In welcher Beziehung stehen sie zu Ihrer Organisation? Jemand, der Ihre Organisation konsequent unterstützt, wird wahrscheinlich eher von dem Satz „Als wertvoller, langjähriger Unterstützer unserer Sache …“ beeindruckt sein als von einem allgemeinen Appell.
Welchen Betrag verlangen Sie? Manche Unterstützer haben vielleicht 5 $ pro Monat für Ihre Sache gespendet. Diese Summe auf 500 $ zu erhöhen, macht keinen Sinn. Segmentieren Sie Ihre Spender anhand ihrer bisherigen Spendenbeträge, um ihnen entsprechende Spenden zu senden.
Wann haben sie das letzte Mal gespendet? Es ist keine gute Idee, Unterstützer, die erst vor Kurzem (vielleicht im selben Monat) gespendet haben, zu bitten, erneut zu spenden. Im besten Fall ignorieren sie Sie. Im schlimmsten Fall sind sie verärgert. Vermeiden Sie das, indem Sie diese Kontakte aus Ihrer Mailingliste herausfiltern.
Verwenden Sie Dankeschöns großzügig
Um Unterstützer anzusprechen, müssen Sie Ihre Wertschätzung ebenso zum Thema des Briefes machen wie Ihre Bitten.
Dies beginnt mit einem starken Dankeschön am Anfang. Ein enthusiastisches und aufrichtiges Zeichen der Wertschätzung wird die Aufmerksamkeit des Lesers wecken und ihn dazu bringen, dranzubleiben, um zu erfahren, was Sie als Nächstes zu sagen haben.
Und das nicht nur am Anfang. Sie können Ihren Dank in Ihrem Brief immer wieder zum Ausdruck bringen und den Spendern das Gefühl geben, ein wichtiges Mitglied Ihrer Mission zu sein.
Seien Sie in Ihrer Anfrage konkret
Wenn Ihr Haupt-CTA etwa lautet: „Wir würden uns über Ihre Unterstützung freuen“ oder „Ihre großzügige Spende hilft uns, unsere Spendenziele zu erreichen“, werden Sie von den Ergebnissen Ihrer Kampagne möglicherweise enttäuscht sein.
Machen Sie deutlich, was Sie von Ihren Spendern verlangen. (Und wie oben erwähnt: je persönlicher, desto besser).
Das bedeutet, dass Sie spezifische, handlungsorientierte CTAs verwenden, wie etwa „Können Sie 100 $ spenden, um uns zu helfen, unser Ziel zu erreichen?“
Dieser Brief von Habitat for Humanity ist ein großartiges Beispiel dafür, wie Sie in Ihrem Text Dankbarkeit und konkrete Bitten zum Ausdruck bringen können.
Spenden leicht gemacht
Der Vorteil von Online-Kanälen besteht darin, dass Sie einfach auf ein beigefügtes Spendenformular verlinken können und schon kann es losgehen.
Bei Ihren Spendenaufrufen besteht das Ziel darin, den Spendenempfängern das Spenden so einfach wie möglich zu machen und ihnen die Möglichkeit dazu zu geben.
Hier sind ein paar Beispiele:
- Legen Sie für Spenden oder Zusagen einen adressierten und frankierten Rückumschlag bei.
- Stellen Sie sicher, dass die URL zur Online-Spende in Ihrem Brief deutlich sichtbar ist.
- Fügen Sie einen QR-Code hinzu, den Unterstützer scannen können, um zu Ihrer Spendenseite zu gelangen.
- Geben Sie ihnen ein Schlüsselwort und eine Telefonnummer, an die sie eine SMS senden können, um einen Spendenlink zu erhalten.
Dieser Brief der Larchmont Public Library bietet Unterstützern mehrere Möglichkeiten zum Spenden.
Follow-up mit Unterstützern
Sie möchten möglicherweise Erinnerungen senden, um die Unterstützer Ende Dezember zu erreichen.
Ähnlich wie ein Brief sind Postkarten eine kostengünstige und relativ schnelle Möglichkeit, Unterstützer zu erreichen.
Und da die Online-Postfächer der Leute häufiger überlastet sind als ihre physischen, können Sie sich abheben.
Sie müssen sich jedoch nicht damit zufrieden geben, Appelle und Folgemaßnahmen über einen einzigen Kanal zu versenden. Das bringt uns zum nächsten Punkt:
Warum Folgenachrichten senden?
Viele Menschen lesen Ihren Brief und entscheiden sich später für eine Spende. Es ist wichtig, ihnen Erinnerungen zu senden, sobald Ihr Spendenaufruf bei ihnen eintrifft.
Verwenden Sie einen Multichannel-Ansatz
Laut Gemeinnützige QuelleMarketingkampagnen, die eine Kombination aus Direktwerbung und digitaler Post verwenden, weisen eine um 28 % höhere Konversionsrate auf.
- Senden Sie mehrmals pro Woche E-Mails an Ihre Kontaktliste.
- Planen Sie einen Massen-SMS Sie werden einige Tage nach Eingang Ihres Direktwerbungsaufrufs verschickt.
- organisieren Anrufkampagnen mit Hilfe von Freiwilligen. Nehmen Sie Kontakt zu Kontakten auf, die noch keinen Beitrag geleistet haben.
Um die Wahrscheinlichkeit einer Spende Ihrer Unterstützer zu erhöhen, sind ein Multi-Channel-Ansatz und das Versenden von Erinnerungen die besten Möglichkeiten.
Hier kann ein SMS- und Anruftool wie CallHub helfen. Alles, was Sie tun müssen, ist Registrieren kostenlos und laden Sie Ihre Kontaktliste hoch, um mit der Erstellung von Kampagnen zu beginnen.
