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Die Organisation einer Spendenveranstaltung kann ein aufregendes, aber auch kompliziertes Unterfangen sein. Und mit einer Vorlage für die Planung einer Spendenveranstaltung läuft die Planung wie am Schnürchen. Egal, ob Sie ein erfahrener Veranstaltungsplaner oder ein Neuling sind, der Schlüssel zur erfolgreichen Durchführung einer Spendenaktion liegt in der sorgfältigen Planung – und wir haben die Lösung für Sie.
Bei einer Spendenaktion zählt jedes Detail, und jeder gesammelte Dollar trägt einem guten Zweck bei. Dieser Artikel soll Ihnen als nützlicher Begleiter dienen und bietet eine Schritt-für-Schritt-Vorlage zur Planung einer Spendenaktion, die Ihnen hilft, sich in der facettenreichen Welt der Spendenveranstaltungsplanung zurechtzufinden.
Schritt 1 der Vorlage zur Planung einer Fundraising-Veranstaltung: Einrichtung (4-6 Monate vor der Veranstaltung)
Denken Sie immer daran, dass das Ziel Ihrer Spendenaktion nicht nur darin besteht, Geld zu sammeln; es geht auch darum, Aufmerksamkeit zu erregen oder neue Mitglieder zu gewinnen.
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Mithilfe dieser Vorlage für die Planung von Fundraising-Events können Sie sich auf diese Aspekte konzentrieren, anstatt sich ausschließlich auf die Planung einer Veranstaltung zu konzentrieren.
Legen Sie Ihr Ziel fest
Allerdings müssen Sie dennoch ein Endziel definieren. Alles, was Sie für die Veranstaltung tun, wird sich um dieses Ziel drehen. Geben Sie ihm also eine Zahl.
Der erste Schritt besteht darin, allgemeine, vorläufige Ziele in intelligente Ziele zu verfeinern. Diese sind:
- spezifische
- Messbar
- Erreichbare
- Relevant
- Zeit gebunden
Wenn das Ziel Ihrer Veranstaltung beispielsweise darin bestand, 2 Millionen Dollar zu sammeln, und Ihre Spendenaktion 500 Teilnehmer hatte, die 1.2 Millionen Dollar gesammelt haben, war Ihre Veranstaltung (trotzdem) ein Misserfolg. Wenn Ihr Ziel hingegen darin bestand, mehr Teilnehmer zu gewinnen und eine Beziehung zu ihnen aufzubauen, wäre Ihre Veranstaltung erfolgreich gewesen, wenn Sie 400 Kontakte gesammelt hätten. Es ist also alles relativ.
Profi-Tipp für Vorlagen zur Spendenaktion: Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Schauen Sie sich an, was Sie letztes Jahr gesammelt haben, und fordern Sie sich selbst heraus, Ihre Spenden um nur 5–10 % zu erhöhen. Das ist ein machbares Ziel, das zu großen Ergebnissen führen kann!
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Dies kann jedoch einen enormen Dominoeffekt haben – von zukünftigen Ereignissen bis hin zu Dingen wie der Arbeitsmoral der Mitarbeiter. Wählen Sie also ein Ziel, das Ihre Sache voranbringt. Es kann ein monetäres Ziel sein, muss es aber nicht.
Budget: Wie viel Geld sollten Sie wann ausgeben?
Viele Entscheidungen, die Sie bei Ihrer Veranstaltungsplanung treffen, hängen vom Budget ab. Deshalb besteht ein wesentlicher Teil dieser Vorlage zur Planung von Fundraising-Veranstaltungen darin, zuerst ein Budget festzulegen und dann den Rest zu planen.
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An dieser Stelle müssen wir eine wichtige Einschränkung machen: Haben Sie Geld?
Die meisten Kampagnen hoffen, zunächst Geld zu sammeln und dann einen Teil davon für die Durchführung dieser Veranstaltungen zu verwenden oder dafür zu sorgen, dass sich die Veranstaltungen selbst finanzieren. Das ist ein vollkommen akzeptabler Weg.
Wir empfehlen jedoch, eine Veranstaltung zur Mittelbeschaffung zu organisieren, auch wenn Sie zunächst Geld für die Veranstaltung aufbringen müssen. So bekommen Sie möglicherweise mehr für Ihr Geld, da die Teilnehmer direkt spenden und von der Begeisterung und Energie der Veranstaltung profitieren können.
Seien Sie flexibler, was das Budget angeht. Sie haben vielleicht 1000 Abendessen geplant – aber halten Sie etwas Geld in Reserve, falls in letzter Minute 1200 Gäste kommen. Oder falls Sie die Veranstaltung plötzlich um zwei Stunden verlängern müssen und nun Überstunden für das Personal und das Catering bezahlen müssen.
Profi-Tipp für Vorlagen zur Spendenaktion: Es empfiehlt sich, 15 % aller Ausgaben in einem separaten Notfallfonds aufzubewahren – so können Sie das Geld einsetzen, falls etwas schiefgeht.
Freiwillige: Gehen Sie über Ihr Personal hinaus und rekrutieren Sie mit modernen Methoden
In „Wie man Freunde gewinnt und Menschen beeinflusst“ Dale Carnegie sagte dass man jemanden nur dazu bringen kann, etwas zu tun, wenn er oder sie es will. Eine Tatsache, die seit Anbeginn der Menschheitsgeschichte wahr ist.
Die Anwerbung von Freiwilligen kann schwierig sein, da Sie die Menschen dazu bewegen müssen, ihre Arbeit aufzugeben und Ihre Sache zu unterstützen. Stellen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten der Freiwilligen klar dar.
Geben Sie eine detaillierte Beschreibung jeder Rolle, des erwarteten Zeitaufwands und aller erforderlichen spezifischen Fähigkeiten oder Qualifikationen an. Diese Klarheit wird wirklich interessierte Personen anziehen, die für die anstehenden Aufgaben geeignet sind.
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Nutzen Sie soziale Medien, Freiwilligen-Websites und Community-Foren, um Ihre Möglichkeiten zur Freiwilligenarbeit bekannt zu machen.
Profi-Tipp für Vorlagen zur Spendenaktion: Um Freiwillige zu rekrutieren, können Sie Peer-to-Peer einrichten SMS-Kampagnen. In diesen SMS-Kampagnen, Sie können personalisierte Gespräche mit ihnen führen, was gut funktioniert.
Sie können ihnen die Möglichkeit geben, selbst zu entscheiden, welche Art von Freiwilligentätigkeit sie ausüben möchten. So können Sie Freiwillige entsprechend ihrer Fähigkeiten einsetzen und sie stärker in die gesamte Tätigkeit einbinden.
Sehen Sie sich unten ein Beispiel für eine solche SMS-Kampagne an.
Denken Sie daran, Ihren Freiwilligen zu danken und ihre Beiträge anzuerkennen. Der Aufbau einer positiven Freiwilligenkultur trägt nicht nur zur erfolgreichen Durchführung von Veranstaltungen bei, sondern verbessert auch die Gesamtwirkung Ihrer Spendenbemühungen.
Lassen Sie den Veranstaltungskalender erstellen und zuweisen
Ein Veranstaltungskalender ist von entscheidender Bedeutung, um die Koordination und effektive Kommunikation Ihrer gemeinnützigen Organisation während des gesamten Prozesses sicherzustellen.
Ein Veranstaltungskalender hilft Ihnen, einen klaren Zeitplan für Ihre Spendenaktion zu erstellen und wichtige Meilensteine, Termine und Aufgaben zu skizzieren. Dies ist wichtig, damit Ihre Teammitglieder den Überblick behalten und jeder Aspekt der Veranstaltung reibungslos und termingerecht durchgeführt wird.
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Sobald Sie Ihr Ziel, die Freiwilligen und das Budget festgelegt haben, empfiehlt unsere Vorlage zur Planung von Fundraising-Events als nächsten Schritt die Erstellung eines Veranstaltungskalenders und die Zuweisung von Aufgaben.
Durch die Aufteilung des Eventmarketingprozesses in spezifische Aufgaben und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten stellt ein Eventkalender sicher, dass jedes Teammitglied seine Rolle kennt und weiß, wann sein Beitrag benötigt wird. Dies fördert die Verantwortlichkeit und minimiert das Risiko, dass Aufgaben übersehen werden.
Bestimmen Sie Datum und Veranstaltungsort
Wenn Sie den Veranstaltungsort und die Termine frühzeitig festlegen, haben Sie viele Optionen hinsichtlich der Verfügbarkeit. Dies ist wichtig, da sich der Großteil Ihrer weiteren Planung um den Veranstaltungsort und das Erlebnis dreht, das die Spender bei der Teilnahme an Ihrer Veranstaltung haben werden.
Wenn Ihre Organisation beispielsweise die naturwissenschaftliche Bildung unterprivilegierter Kinder fördert, ist ein Veranstaltungsort wie die Earth Hall in London perfekt, da es sich praktisch um ein Wissenschaftsmuseum handelt – allerdings nur, wenn Sie sie früh genug buchen können.
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Ein gut definiertes Thema kann Ihre Veranstaltung ansprechender und unvergesslicher machen. Passen Sie das Thema an Ihr Anliegen und die Interessen Ihres Publikums an. Ein überzeugendes Thema kann auch bei Marketing und Werbung hilfreich sein.
Profi-Tipp zur Planung von Fundraising-Eventvorlagen: Bewerten Sie, ob der Veranstaltungstyp für einmalige Spendenaktionen geeignet ist oder für zukünftige Kampagnen wiederholt oder angepasst werden kann. Langfristige Nachhaltigkeit ist für den Aufbau einer konsistenten Spenderbasis von entscheidender Bedeutung.
Ein einmaliges Gokart-Event kann Spaß machen, aber auf lange Sicht ist es besser, eine Beziehung zu einem Veranstaltungsort aufzubauen, um ein jährliches Spendenessen auszurichten. Und irgendwann ist es auch billiger.
Halten Sie also einen Puffer von vier Monaten ein und stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort ausgebucht ist. Berücksichtigen Sie die Jahreszeit und alle relevanten Feiertage oder lokalen Veranstaltungen, die sich auf die Besucherzahl auswirken. Überlegen Sie, ob je nach Jahreszeit eine Veranstaltung im Innen- oder Außenbereich besser geeignet ist.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welcher Veranstaltungstyp der beste ist, sollten Sie kleinere Pilotveranstaltungen durchführen oder Feedback aus Ihrer Community einholen. Feedback kann wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, was bei Ihrem Publikum gut ankommt.
Denken Sie daran, dass der Veranstaltungsort auch vom Umfang Ihrer Spendenaktion abhängt. Wenn Sie beispielsweise eine Kundgebung planen und mit einer großen Teilnehmerzahl rechnen, muss der Veranstaltungsort ein großes Freigelände sein.
Halten Sie außerdem eine Ersatzoption bereit. Sollte es beispielsweise während Ihrer Veranstaltung regnen, können Sie den Veranstaltungsort vom Freigelände in eine Halle verlegen.
Da der Veranstaltungsort auch eine wichtige Rolle bei der Vermarktung der Veranstaltung spielt, hilft Ihnen die Angabe eines Veranstaltungsorts dabei, alles rund um die Veranstaltung reibungslos zu planen. Und eine gut geplante Spendenaktion ist der erste Schritt zu einer erfolgreichen Veranstaltung!
Schritt 2 der Vorlage zur Planung einer Fundraising-Veranstaltung: Anmeldungen und Werbeaktionen (2–4 Monate vor der Veranstaltung)
Einrichten der Gastregistrierung
Die Einrichtung einer Gästeregistrierung für Ihre Spendenaktion ist entscheidend, um einen reibungslosen und organisierten Ablauf für Teilnehmer und Organisatoren zu gewährleisten. Dies hilft Ihnen auch bei der Entscheidung, wie viele Personen teilnehmen werden.
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Wenn alles viel besser läuft als erwartet, sollten Sie über eine Modernisierung des Veranstaltungsortes, die Anwerbung weiterer Freiwilliger oder die Organisation weiterer Verpflegungsmöglichkeiten nachdenken.
Zu den Dingen, die Sie tun müssen, gehören:
- Bestimmen Sie, welche Informationen Sie von den Teilnehmern benötigen. Dazu können Namen, Kontaktdaten, Zugehörigkeit zu Ihrer Sache, Ernährungsvorlieben und andere relevante Details gehören.
- Wählen Sie eine Registrierungsplattform oder ein Tool aus, das Ihren Anforderungen entspricht. So etwas wie Google Forms ist kostenlos, Sie können aber auch das CRM verwenden, das Ihre Organisation bereits verwendet, um eine separate Datenbank für diese Veranstaltung zu erstellen.
- Geben Sie im Anmeldeformular alle Veranstaltungsdetails wie wichtige Termine, Uhrzeit, Veranstaltungsort und besondere Hinweise klar an. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer wissen, was sie erwartet.
- Fördern Sie eine frühzeitige Registrierung, indem Sie auf Anreize oder zeitlich begrenzte Angebote hinweisen.
Profi-Tipp zur Planung von Fundraising-Eventvorlagen: Richten Sie automatische Bestätigungs-E-Mails ein, die den Teilnehmern nach Abschluss der Registrierung gesendet werden. Fügen Sie Veranstaltungsdetails, Zahlungsbestätigung (falls zutreffend) und alle weiteren Informationen hinzu, die die Teilnehmer möglicherweise benötigen.
Verwenden Sie Tools wie die Workflows von CallHub, um Kontakte automatisch erneut zu kontaktieren, indem Sie ihnen zur richtigen Zeit und über den richtigen Kanal personalisierte Folgenachrichten senden, um das Engagement zu maximieren.
Automatisieren Sie die kanalübergreifende Kommunikation mit Workflows
Hier ist ein Beispiel für eine solche automatisierte E-Mail:
Sicherstellen, dass die Teilnehmer reibungslos spenden können
Sobald Sie Ihr Ziel festgelegt haben, müssen Sie entscheiden, wie Sie die Mittel dafür sammeln. Denken Sie daran, dass alle Finanztransaktionen Zeit für die Einrichtung und Tests benötigen, um sicherzustellen, dass am großen Tag keine Fehler auftreten. Dies muss parallel zur Erstellung der Gästeliste erfolgen, damit diese zunächst Tickets kaufen und später spenden können.
Mehr lesen: So bitten Sie telefonisch um Spenden: Ein Leitfaden für Ihre gemeinnützige Organisation
Bedenken Sie, dass Sie möglicherweise ein neues Bankkonto eröffnen, sich bei einem digitalen oder Online-Zahlungstool registrieren oder eine Spendenseite entwickeln müssen, und stellen Sie sicher, dass Sie die Finanzvorschriften einhalten.
Da diese Spenden der Hauptzweck dieser Veranstaltungen sind, empfiehlt unsere Vorlage zur Planung von Fundraising-Veranstaltungen, dass Sie die Spendensysteme klären, bevor Sie die Veranstaltung vermarkten.
Handelte es sich beispielsweise um eine eintrittspflichtige Veranstaltung?
Dann müssen Sie –
- Eine sichere und unkomplizierte Möglichkeit, Spenden annehmen.
- Eine Zahlungsmethode für Ihre Veranstaltung Tickets.
- Ein strategischer Plan, wie lange die Tickets zum Verkauf verfügbar sein werden.
- Würden Sie am Veranstaltungsort Merchandise-Artikel verkaufen? Im Idealfall ja, da dies zur Spendensammlung beiträgt.
Vergessen Sie außerdem nicht, dass die Eintrittskarten für Ihre Spendenveranstaltung den richtigen Preis haben müssen – entsprechend Ihrem Ziel. Um beispielsweise 50,000 US-Dollar zu sammeln, müssen Sie 850 Eintrittskarten für je 60 US-Dollar verkaufen.
Profi-Tipp zur Planung von Fundraising-Eventvorlagen: Beschränken Sie sich nie auf eine Methode. Bieten Sie mindestens 3-4 Methoden zur Zahlungsannahme an. Sie können eine Full-Service-Zahlungsabwicklungssoftware nutzen und erweiterte Optionen wie reservierte Sitzplätze und direkte Einzahlungen auf Ihr Bankkonto anbieten.
Bei Online-Zahlungen steht Ihnen jederzeit die Möglichkeit zur digitalen und mobilen Zahlung per Vorkasse zur Verfügung.
Sie können SMS auch verwenden, um Spenden (über den Ticketpreis hinaus) von den Veranstaltungsteilnehmern zu sammeln. Hier ist ein Beispiel, wie SMS zum Sammeln von Spenden verwendet werden können:
Die Spender müssen lediglich das von ihnen gewählte Keyword an ihre Nummer senden und schon wird der Spendenvorgang gestartet. Dieses Keyword können Sie direkt am Einlass, in der Halbzeit oder zwischen den Unterhaltungspausen bekannt geben.
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Egal, um welches Event es sich handelt, Werbung ist der Schlüssel. Und machen Sie nicht den Anfängerfehler, sich ausschließlich auf Mundpropaganda und soziale Medien zu verlassen. Stellen Sie sicher, dass Sie bereits einige Monate im Voraus einen Werbeplan haben.
Vermarkten Sie Ihre Veranstaltung mit einer Vorlage zur Planung von Fundraising-Events
Wie Sie Ihre Veranstaltung vermarkten, d. h. über welche Kanäle Sie fördern es, hängt von der Zielgruppe ab, die Sie erreichen möchten.
Wenn sich Ihre Spendenaktion beispielsweise an die Millennials richtet und das Ziel darin besteht, von einer großen Anzahl von Personen kleine Spenden zu sammeln, wäre die Werbung digital-aggressiv.
Soziale Medien (Instagram, Facebook usw.), E-Mails und die Werbung für Ihre Veranstaltung auf YouTube sind die besten Kanäle, um dieses Zielgruppensegment zu erreichen.
Bei einer etwas älteren Generation, die lieber Briefe und Telefonanrufe bevorzugt, können Sie sich mehr auf Offline-Kanäle konzentrieren. Auch Fernsehen, Radio, Printanzeigen und Plakate fallen in diese Kategorie.
Denken Sie daran, erfolgreiche Fundraising-Strategien kombinieren eine starke Mischung aus Offline- und Digitales Targeting. Das Ausmaß der Nutzung eines Kanals (d. h. ob Sie stark auf digitales Marketing setzen oder sich auf Offline-Marketing konzentrieren sollten) wird durch Ihre Zielgruppe bestimmt.
Ihre Werbematerialien und der Marketingplan müssen auf die Zielgruppe abgestimmt sein, die Sie ansprechen möchten. Der Inhalt muss vermitteln, worum es bei der Veranstaltung geht und wie sie einen Unterschied machen kann.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Inhalt zum Kanal passt, den Sie zur Bewerbung der Kampagne verwenden. Dadurch wird Ihre Anzeige wirkungsvoller.
Unabhängig von Ihrem Kanal können Sie die Botschaft immer durch Texte verstärken und Anrufe.
Hier können Sie sehen, wie Sie mithilfe einer Peer-to-Peer-Textkampagne einen Unterstützer erreichen konnten, der an der Teilnahme an Ihrer Veranstaltung interessiert ist.
Man sieht, wie informell und persönlich das Gespräch ist. Das hat Sophia noch mehr Vorfreude auf die Veranstaltung gemacht. Es hat sie überzeugt, an der Veranstaltung teilzunehmen und ihre Mutter mitzunehmen!
Schritt 3 in der Vorlage zur Planung einer Spendenveranstaltung: - Erinnerung (1-7 Tage vor der Veranstaltung)
Nachbehandlung
Nachfassaktionen sind wichtig, da sie dazu beitragen, die Teilnahme der Teilnehmer zu bestätigen. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen vor der Veranstaltung mindestens einmal eine Erinnerung senden.
Textübertragung wäre hier das perfekte Tool. Sie können Erinnerungsnachrichten an alle Personengruppen senden, die zugestimmt haben, zu Ihrer Veranstaltung zu kommen. Sie können Wählen Sie ein Schlüsselwort aus im Text, den die Leute zur Bestätigung zurückschicken können. Anhand dieses Schlüsselworts können Sie eine ungefähre Anzahl der Personen ermitteln, die an der Spendenaktion teilnehmen werden.
Sie können auch einen Link anhängen, um ihnen die Wegbeschreibung und weitere Informationen zur Veranstaltung zu geben.
Schritt 4 der Vorlage zur Planung einer Spendenveranstaltung: - Danken und Mitmachen (1–7 Tage nach der Veranstaltung)
Die Veranstaltung ist möglicherweise vorbei, Ihre Arbeit jedoch nicht.
Danken Sie Ihren Freiwilligen und Spendern
Es ist hilfreich, wenn Sie gleich nach der Veranstaltung Ihre Wertschätzung zum Ausdruck bringen. Jeder sollte Wertschätzung erfahren; stellen Sie daher sicher, dass Ihre Freiwilligen, Verkäufer, Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder Anerkennung erhalten.
Sie können sie auch um Feedback zur Veranstaltung bitten. Dies wird Ihnen helfen, den Erfolg der Veranstaltung aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Sie können verstehen, wie die Veranstaltung vor Ort durchgeführt wurde. Dieses Feedback können Sie bei der nächsten Veranstaltung nutzen.
Vergessen Sie auch nicht, den Spendern, den Käufern der Veranstaltungstickets und allen anderen zu danken, die während Ihrer Veranstaltung gespendet haben. Durch das Senden einer Dankesnachricht werden sie sich stärker für die Sache engagieren.
Darüber hinaus können Sie auf diese Weise die positiven Gefühle Ihrer Unterstützer wecken und so eine langfristige Beziehung zu ihnen aufbauen, die Ihnen bei der Durchführung anderer Veranstaltungen von Nutzen sein wird.
Profi-Tipp zur Planung von Fundraising-Eventvorlagen: Sie können ihnen eine Rundnachricht senden, um ihnen für ihre Hilfe bei der Durchführung einer erfolgreichen Veranstaltung zu danken. Geplante Textübertragungen or Massen-SMS ermöglichen Ihnen, Ihrem Publikum zu einer bestimmten Uhrzeit und einem bestimmten Datum Textnachrichten zu senden.
Werten Sie Ihre Ergebnisse aus
Führen Sie nach Abschluss der Veranstaltung einen umfassenden Rückblick auf die Veranstaltung durch.
Jetzt ist es an der Zeit, zu prüfen, ob Sie das ursprünglich festgelegte Ziel erreicht haben. Sie können diese Vorlage zur Planung von Spendenveranstaltungen verwenden, um diesen Schritt zu erleichtern.
Damit können Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung bestimmen, zum Beispiel durch:
- Ob Ihre Budgetzuweisung funktioniert hat.
- Wenn Ihre Werbe- und Marketingstrategie die gewünschte Teilnehmerzahl angezogen hat.
- Wenn Sie in der Lage waren, die erforderlichen Mittel in ausreichender Menge aufzutreiben.
- Wenn die Beteiligung besser war als bei der letzten Veranstaltung.
- Wenn Sie die gleichen Fehler wiederholen, die Sie beim letzten Mal gemacht haben.
Hier haben Sie eine Vorlage für die Planung von Spendenveranstaltungen, mit der Sie mehr aus Ihrer Spendenaktion herausholen können.
Denken Sie daran, dass der Kern jeder erfolgreichen Veranstaltung die Leidenschaft der Organisatoren, das Engagement der Freiwilligen und die Unterstützung der Community sind. Wenn Sie sich auf diese lohnende Reise begeben, sehen Sie die Herausforderungen als Chancen und Rückschläge als Sprungbretter auf dem Weg zum Wachstum.
Viel Glück!
Ausgewähltes Bild von RDNE-Aktienprojekt