Telefonisches Fundraising leicht gemacht: Eine Kurzanleitung

Ein Fundraising-Experiment mit zwei Spendergruppen führte zu eine Gruppe, die eine 41 % höherer Umsatz.  Vor einiger Zeit führte die Thistle Foundation, eine Wohltätigkeitsorganisation zur Unterstützung von Menschen mit körperlichen und Lernbehinderungen, einen A/B-Test durch, um die Wirkung telefonischer Spendensammlungen zu untersuchen. 

Sie wählten zwei Gruppen von jeweils 1000 monatlichen Spendern aus und machten Höflichkeitsbesuche bei einer Gruppe. Die Anrufe beinhalteten keine Spendenaufruf. 

Dennoch erhöhten die meisten Spender aus dieser Gruppe unaufgefordert ihren monatlichen Spendenbetrag. 

Wenn dies schon durch bloße Höflichkeitsanrufe möglich war, stellen Sie sich vor, welche Wirkung eine groß angelegte Spendenkampagne per Telefon haben kann. 

Telefonanrufe helfen Ihnen, aus dem Wirrwarr auszubrechen und mit potenziellen Kunden persönlich in Kontakt zu treten. Deshalb haben sie sich als sehr wertvolles Instrument erwiesen, wenn es um das Sammeln von Spenden geht. Wenn Sie es nutzen möchten, hilft Ihnen dieser Beitrag mit allem, was Sie wissen müssen.  

Warum brauchen Sie Telefon-Fundraising?

Die wichtigsten Gründe, warum Sie sich für Telefon-Fundraising entscheiden sollten, sind:

1. Höhere Antwortraten

Wie bei jedem persönlichen Kommunikationskanal sind die Call-Response-Raten hoch. Die Call-Response-Raten sind 80 %, während E-Mails 24 % ausmachen. 

Allein diese Kennzahl zeigt das enorme Potenzial des telefonischen Fundraisings. Selbst Experten sind sich über die Wirksamkeit des telefonischen Fundraisings einig. Simon Scriver erklärte zum Thema Fundraising:

„Persönliche Treffen und Telefonate sind immer viel erfolgreicher als Online- und Post-Fundraising.“

• Simon Scriver, Mitbegründer, Change Fundraising und Fundraising Everywhere

2. Besseres Engagement und Bindung

Es ist eine weit verbreitete Meinung, dass Menschen Spendenanrufe nicht mögen. Die Realität sieht jedoch ganz anders aus. Gail Perry erklärt: 

„Wenn der Anruf richtig gemacht wird, sind sie dankbar, von Ihnen zu hören, und Sie können sie nicht mehr auflegen!“

• Gail Perry, Influencer für gemeinnütziges Fundraising, Gründer von Fired Up Fundraising

Studien haben gezeigt, dass Telefonanrufe einen viel größeren Einfluss auf die Einbindung und Bindung von Spendern haben. Allein Begrüßungsanrufe steigern die Kundenbindung um 30 %. Außerdem 19 % Ihrer ehemaligen Spender würden erneut spenden, wenn Sie telefonisch mit ihnen Kontakt aufnehmen würden. 

3. Positive Auswirkungen auf zukünftige Spenden

Durch verbessertes Engagement und Bindung Spender anrufen hat auch große Auswirkungen auf zukünftige Spenden. 

Gemäß den Forschungsergebnissen, wenn Sie Ihre gesamte Spenderbasis angerufen haben, eine in foIhre Spender würden Ihnen mehr als die durchschnittliche Spende geben. 

Diese Zahlen zeigen, wie effektiv dieser Kanal zum Sammeln von Mitteln ist. 

Lesen Sie weiter: Wie gemeinnützige Organisationen Textnachrichten aus Callcentern nutzen können

Was brauchen Sie für Ihre Telefon-Spendenaktion?

Bevor Sie mit dem telefonischen Sammeln von Spenden beginnen, müssen Sie einige wichtige Dinge geklärt haben. 

1. Software für Outbound-Calling

Für erfolgreiches Telefon-Fundraising benötigen Sie zunächst eine Callcenter-Software. Eine Software macht die Dinge viel einfacher.

• Es lässt sich in Ihr CRM integrieren, um Ihren Anrufern einen einfachen Zugriff auf frühere Daten zu ermöglichen, die sie möglicherweise benötigen.
• Sie können damit Notizen machen, die mit dem CRM synchronisiert werden und auf die Sie später zurückgreifen können.
• Zeigt a Aufrufskript auf dem Bildschirm, um den Freiwilligen die Navigation durch das Gespräch zu erleichtern.
• Ermöglichen Sie Freiwilligen aus der ganzen Welt, Anrufe über ihren Browser oder ihr Telefon zu tätigen.
• Planen Sie, wann Freiwillige Anrufe tätigen können und wann sie nicht Einhaltung der Anrufvorschriften.

Obwohl es nicht zwingend erforderlich ist, macht eine Anrufsoftware den Prozess effizienter. 

Die Demokraten im Ausland nutzten Telefonsysteme und Tabellenkalkulationen für ihre Anrufe. Sie steigerten ihre Reichweite um über 300 % nach der Umstellung auf die Callcenter-Software von CallHub.  

2. Aufrufskript

Viele Ihrer Freiwilligen verfügen möglicherweise nicht über die erforderliche Erfahrung für telefonisches Fundraising. Ein Anrufskript ist eine großartige Möglichkeit, ihnen zu helfen. Selbst für erfahrene Anrufer ist ein Skript als Referenz gut. 

Bedenken Sie beim Schreiben eines Fundraising-Skripts, dass es einen natürlichen Gesprächsfluss aufweisen muss. 

• Beginnen Sie damit, sich und die Organisation vorzustellen und eine Höflichkeitsfrage zu stellen.
• Teilen Sie ihnen mit, warum Sie anrufen und welche Arbeit Sie leisten.
• Stellen Sie die Bitte auf eine Weise, die Mitgefühl weckt. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass jemand etwas gibt.
• Bedanken Sie sich, unabhängig davon, wie das Gespräch verlaufen ist.

3. Kontaktliste

Nach einem Skript und einer Software benötigen Sie eine Liste der Personen, die Sie anrufen. Es gibt eine Reihe von Personen, die Sie zu Spendenanrufen kontaktieren können. 

• Bestehende Spender, Freiwillige, Veranstaltungsteilnehmer oder Abonnenten
• Frühere Spender, die ausgestiegen sind
• Interessenten aus Kontaktlisten, die Sie (von Anbietern) gekauft oder mit anderen ausgetauscht haben

Mit einem Cloud-Contact-Center-Software, Sie müssen nur jede Liste als separate Kontaktliste hochladen und diejenige auswählen, die Sie anrufen möchten. 

4. Rekrutieren Sie Freiwillige oder bezahlte Agenten (optional)

Oftmals kann es passieren, dass Ihnen nicht genügend Mitarbeiter oder Freiwillige für die Anrufe zur Verfügung stehen. In diesem Fall können Sie das Problem auf zwei Arten umgehen: 

• Rekrutieren Sie Freiwillige, die Ihnen helfen. Sie können Tools nutzen wie VolunteerMatch-Lösungen um Interessenten zu finden.
• Beauftragen Sie eine Telefonagentur für Spendensammlungen. Diese Agenturen führen in Ihrem Namen Spendenanrufe durch. Allerdings sind sie mit hohen Kosten verbunden. 

5. Ein Prozess zum Empfangen von Spenden

Wenn sich ein Interessent schließlich dazu entschließt, eine Spende zu tätigen, benötigen Sie einen festgelegten Prozess, um diese zu erhalten. Zunächst benötigen Sie ein Zahlungsgateway, das mit Ihrem Konto verknüpft ist. Dieses Zahlungsgateway ist dafür verantwortlich, Spenden aus verschiedenen Quellen zu sammeln und auf Ihr Konto zu überweisen. 

Zweitens benötigen Sie einen Prozess, der die Zahlung erleichtert. Einige der gängigsten und effizientesten Methoden sind: 

• Text-to-Donate oder Text-to-Give: Bitten Sie Kontakte, ein Schlüsselwort an Ihre Kurzwahl zu senden, um den Spendenlink zu erhalten (oder die Spende von ihrer Telefonrechnung abziehen zu lassen). 

• Text über Callcenter: Senden Sie einen Folgetext mit dem Spendenlink über die Callcenter-Schnittstelle.
• E-Mail-Nachverfolgung: Senden Sie den Spendenlink nach dem Anruf per E-Mail. Denken Sie daran: Manchmal können E-Mails als Spam markiert werden, sodass die Möglichkeit besteht, dass der Interessent sie übersieht. 

Achten Sie bei der Einrichtung des Spendenvorgangs darauf, dass dieser nicht langwierig und kompliziert ist. Dies könnte Spender abschrecken und Sie könnten sie in der letzten Phase der Spende verlieren. 

Tipps für die erfolgreiche Telefon-Spendenaktion

Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie mit Ihrem Telefon-Fundraising starten. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, eine höhere Erfolgsquote für Ihre Kampagnen zu erzielen. 

1. Priorisieren Sie, wen Sie anrufen

Telefonisches Fundraising kann eine arbeitsintensive Aufgabe sein. Es ist möglicherweise nicht möglich, alle Personen auf Ihrer Kontaktliste anzurufen. Liste Segmentierung kann Ihnen dabei helfen. 

Rufen Sie vorrangig die Personen an, die mit der größten Wahrscheinlichkeit positiv reagieren. Je besser sie Sie kennen und in Ihr Unternehmen investieren, desto höher ist die Erfolgswahrscheinlichkeit. Ordnen Sie Ihre Liste in absteigender Reihenfolge des Engagements wie unten angegeben:

• Bestehende oder frühere Großspender
• Regelmäßige kleine und mittlere Spender
• Abgelaufene Spender
• Einmalspender (beginnen Sie mit den jüngsten Spendern und gehen Sie dann zurück)
• Peer-to-Peer-Spendenaktionen
• Befürworter sozialer Medien
• Kalte Leads (aus Kontaktlisten, die Sie möglicherweise gekauft oder ausgetauscht haben)

2. Setzen Sie auf einen Multichannel-Ansatz

Die meisten Interessenten vergessen, zu spenden, wenn sie nur über einen Kanal angesprochen werden. Wenn Sie die Bitte über mehrere Kanäle verstärken, können Sie dies besser in den Griff bekommen. 

Studien belegen, dass ein Multichannel-Ansatz nicht nur die Spenderbindung verbessert, sondern auch die Gesamtsumme erhöht, die ein Spender im Laufe eines Jahres spendet. 

Quelle: WeiterNachher

Das Telefonieren ist ein beliebter Kommunikationskanal im Multichannel-Ansatz, den Sie nutzen können. 

• Führen Sie eine telefonische Spendensammlung durch, um Ihre Direktwerbungs- oder E-Mail-Kampagnen zu unterstützen. Rufen Sie potenzielle Kunden an, um zu bestätigen, ob sie Ihre E-Mails erhalten haben und ob sie weitere Fragen haben. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um etwaige Einwände zu klären. 

• Unterstützen Sie Ihre Anrufkampagnen mit Folgetexten. Senden Sie eine Text die Botschaft direkt nach dem Gespräch über die Callcenter-Software zu verstärken. So einfach geht das in CallHub:

Sie können auch eine E-Mail senden, aber die niedrige Öffnungsrate kann die Erfolgsquote beeinträchtigen. 

• Sprechen Sie mit den Leuten, die Sie persönlich kennengelernt haben (entweder bei einer Veranstaltung oder beim Kundenwerben), telefonisch. Holen Sie sich ihr Feedback ein oder stellen Sie ihnen Umfragefragen, um sie stärker in Ihre Organisation einzubinden. 

3. Verwenden Sie ein Skript, um das Gespräch zu leiten

Verstehen Sie das nicht falsch. Ein Spendenaufruf muss einen natürlichen Gesprächsfluss haben und darf nicht wie ein Verkaufsgespräch klingen. Aber es ist immer gut, eine Orientierungshilfe zu haben, um das Gespräch zu steuern. Betrachten Sie dies als Struktur für Ihren Anruf, anstatt ein Skript zu erstellen.  

Sie Skript für Spendenaufrufe (ausgesprochen “Aufruf Struktur") sollte beinhalten:

• Beispiele für Höflichkeitsbekundungen oder Fragen zum Aufbau einer Beziehung zum Unterstützer oder Interessenten.  

• Wichtige Details zu ihrem Engagement für Ihre Organisation. Sprechen Sie beispielsweise darüber, wie viel sie zuvor gespendet haben und welchen Einfluss dies auf Ihre Kampagne hatte. Wenn Sie ihnen ein gutes Gefühl bei ihrem Engagement geben, können Sie sie leicht zu einer weiteren Spendenaktion anregen. 

• Beispiele für mögliche Einwände, mit denen Anrufer konfrontiert werden können, und Möglichkeiten, diese zu überwinden. Notieren Sie sich zunächst die häufigsten Einwände aus früheren Anrufen und aktualisieren Sie sie, wenn Sie auf weitere stoßen. 

• Mögliche Umfrage- oder Feedbackfragen, die Sie am Ende des Anrufs stellen könnten. Beispielsweise, ob ihre Informationen aktuell sind, ob sie Vorschläge zu Ihrer Arbeit haben usw. 

Hier ist ein Beispiel eines Skripts als Referenz:

4. Planen Sie Ihren Zeitplan für Anrufe

Bevor Sie mit dem Anrufen beginnen, müssen Sie einen Zeitplan erstellen, der sowohl für Ihre Anrufer als auch für potenzielle Kunden geeignet ist. 

• Sonntags und montags scheinen die besten Tage zu sein, um mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten. Daten zeigen, dass dies die Tage sind, an denen die meisten Leute Beiträge leisteten. 

Quelle: Verwendung

• Vermeiden Sie Anrufe zwischen 1 und 6 Uhr. Die besten Zeiten sind zwischen 7 und 9 Uhr sowie morgens um 8 und 10 Uhr. Gegen 9 Uhr werden weniger Anrufe durchgestellt, Sie müssen sich also daran anpassen. 

• Und schließlich: Telefonieren Sie nicht nach 9 Uhr. Anrufe nach dieser Uhrzeit wirken aufdringlich und hinterlassen einen negativen Eindruck von Ihrer Organisation. Außerdem ist es Ihnen verboten, Gesetze für ausgehende Anrufe. 

Mit CallHubs Callcenter-Softwarelösungkönnen Sie Ihre Kampagnen ganz einfach planen, wann immer Sie möchten. Agenten können außerhalb der von Ihnen festgelegten Zeiten keine Anrufe tätigen. 

5. Seien Sie darauf vorbereitet, eine Voicemail-Nachricht zu hinterlassen

Viele Ihrer Spendenanrufe landen wahrscheinlich auf der Mailbox. Während einige Ihrer potenziellen Kunden zu beschäftigt sind, um den Anruf entgegenzunehmen, werden andere Sie nach Überprüfung der Mailbox möglicherweise auf die Mailbox weiterleiten. Letzteres gilt insbesondere für Personen, die keine Anrufe von unbekannten Nummern entgegennehmen möchten.

Unabhängig vom Grund, anstatt einfach das Gespräch zu beenden, Hinterlassen Sie eine Nachricht, damit sie wissen, wer Sie sind. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie später abnehmen oder sogar zurückrufen. 

Beim Verlassen eines Voicemail-Nachricht, stellen Sie Folgendes sicher:

• Teilen Sie ihnen mit, wer Sie sind und was der Grund für den Anruf ist.
  
• Informieren Sie sie, wenn Sie später noch einmal versuchen werden, sie zu erreichen. Lassen Sie sie auch wissen, ob Sie eine Folge-E-Mail oder -SMS senden werden.
  
• Hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten, damit Sie so schnell wie möglich kontaktiert werden können.

6. Bereit, Einwände (oder sogar ein Nein) zu erwarten

Von allen, die Sie anrufen, werden einige Ihnen von ganzem Herzen Ja sagen, andere sind vielleicht unentschlossen und die Mehrheit wird Ihnen vielleicht ein klares Nein sagen. Es ist wichtig, dass Freiwillige auf alle diese Szenarien vorbereitet sind. 

• Bedanken Sie sich bei potenziellen Kunden, die sich weigern, etwas beizutragen, trotzdem. Stellen Sie sicher, dass der Anrufer authentisch klingt. 

• Wenn sie sagen, dass sie sich nicht sicher sind oder es sich nicht leisten können, bieten Sie ihnen andere Optionen an – beispielsweise einen kleineren Spendenbetrag, die Möglichkeit, sich ehrenamtlich zu engagieren, eine Empfehlung usw. 

• Schicken Sie den Leuten, die sich später bei Ihnen melden, unbedingt eine Folge-E-Mail oder SMS. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie sich später auch telefonisch bei ihnen melden werden. 

Damit sollten Sie einige Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer telefonischen Spendensammlung abdecken. Weitere bewährte Methoden zur Spendensammlung finden Sie in diesem Video:

Schlussfolgern

Kanäle wie E-Mail und soziale Medien sind zwar effizient, das Telefon eignet sich jedoch ideal zum Aufbau enger Beziehungen, die für eine erfolgreiche Mittelbeschaffung von entscheidender Bedeutung sind. 

Außerdem ist es schwieriger für jemanden zu sagen "Nein" über ein Telefongespräch, weshalb Sie mit Telefon-Fundraising auch bessere Ergebnisse erzielen können.  

Quelle des Beitragsbildes: Anna Schwez

Nandhaan Verma

Nandhaan ist ein Marketingexperte mit fast 5 Jahren Erfahrung in der Recherche und dem Schreiben von Beiträgen über Kommunikation für gemeinnützige Organisationen, Interessenvertretungen und politische Kampagnen. Seine Erkenntnisse haben zahlreichen Organisationen geholfen, ihre Kommunikation zu optimieren und Veränderungen voranzutreiben.