¿Por qué las cartas de llamamiento anual tienen tanta prioridad para las organizaciones benéficas al final del año?

Porque es cuando los donantes están más dispuestos a donar, y las cifras lo demuestran. Como todos sabemos, a fin de año es cuando se reciben la mayoría de las donaciones, y este año, 62% de la población de los Estados Unidos planea donar en noviembre o diciembre.

Pero las cartas no son la única forma en que las organizaciones sin fines de lucro llegan a sus seguidores. Muchas organizaciones complementan (o incluso reemplazan) sus cartas con llamamientos por correo electrónico, mensajes de texto e incluso llamadas telefónicas personales a sus donantes existentes más valiosos.

Sigue siendo cierto que toda la evidencia apunta al hecho de que el final del año es el momento más impactante para comunicarse con los seguidores y lograr un impacto aún mayor.

¿Por qué enviar cartas de llamamiento anuales?

Como se mencionó anteriormente, los correos electrónicos, los mensajes de texto y las llamadas telefónicas son opciones para su campaña de recaudación de fondos de fin de año.

¿Por qué enviar cartas en lugar de (o además de) estos otros canales?

Según PostaliticaEl correo directo tiene una tasa de apertura de más del 80%, mientras que el correo electrónico se queda atrás con un 21%.

Esto significa que es más probable que sus seguidores se fijen en usted y tomen nota cuando les envíe una carta de petición anual.

Combinando eso con canales de visibilidad igualmente alta como mensajes de texto (98% de tasa de apertura) para el seguimiento de los pedidos de donaciones puede garantizar que los seguidores reciban y lean su mensaje de una forma u otra antes de fin de año.

Tipos de cartas de apelación anual

Comprender los diferentes tipos de apelaciones puede ayudarle a elegir el enfoque adecuado para su estrategia de recaudación de fondos.

Comprender estos tipos permite a las organizaciones sin fines de lucro adaptar estrategias para lograr la máxima participación de los donantes.

Los objetivos de su carta de llamamiento anual

Una vez que haya decidido qué tipo de cartas de solicitud anual enviará, el siguiente paso es evaluar por qué desea enviar una carta de solicitud anual antes de comenzar su campaña.

Aquí hay algunas buenas razones para enviar uno:

• Tú quieres Gracias a los seguidores, Infórmeles sobre los próximos proyectos para el próximo año y pídales apoyo.
• Desea hablar con diferentes grupos de posibles donantes (por ejemplo, donantes mensuales frente a posibles donantes) con mensajes adaptados a su comportamiento.
• Reconecta con tus seguidores y fortalece las relaciones mostrando tu apoyo. impacto de la organización sin fines de lucro sobre su continua participación
• Inspire la generosidad mostrando historias poderosas de la vida real que demuestran la verdadera diferencia que hacen los donantes.
• Motivar a los posibles donantes ocasionales a convertirse en contribuyentes leales y recurrentes resaltando la necesidad continua y el impacto consistente de su apoyo.

Tener un objetivo le permitirá posteriormente medir el éxito de su eficaz carta de llamamiento anual.

Creación de un cronograma para la carta de apelación anual

A diferencia de los canales más inmediatos (por ejemplo, el correo electrónico), el correo directo lleva tiempo para llegar a sus seguidores.

Esto significa que es necesario poner en marcha el proceso con semanas de antelación.

Esto incluye la planificación de su carta de apelación y de la comunicación de seguimiento.

Gary Henricksen en Comunicación para el desarrollo de Five Maples recomienda que las organizaciones se adelanten a la competencia mediante:

• Envío de un llamamiento anticipado para llegar a los simpatizantes en octubre
• Enviar otro llamamiento a finales de noviembre/principios de diciembre
• Seguimiento con un enfoque multicanal (llamadas telefónicas/postales)

A continuación se muestra un ejemplo de un cronograma de carta de apelación anual que podría seguir:

Agosto – Establezca sus objetivos y describa el tema de sus cartas de llamamiento y su campaña general.

Septiembre – Segmenta a tu donante Listas para mensajes más personalizados. Redacta el texto de tu carta de apelación. Finalízala.

Octubre Envíe un primer conjunto de solicitudes para llegar a sus simpatizantes a finales de octubre. Asegúrese de que sus canales de donaciones en línea estén listos.

Noviembre - Envíe su próxima ronda de cartas de apelación. Mantenga su donantes inactivos con actualizaciones periódicas sobre tu progreso a través de canales más inmediatos (redes sociales, mensajes de texto)

Diciembre – Enviar recordatorios a quienes aún no han contribuido (maratones telefónicas, correos electrónicos, mensajes de texto). Enviar recordatorios de seguimiento para recordarles a los donantes que son los últimos tres días del año. Enviar un mensaje de agradecimiento a todos los que contribuyeron.

Lea también: Aquí se explica cómo enviar mensajes de texto automatizados en 2025

6 consejos para sus cartas de apelación anual

1. Personalice sus cartas de llamamiento anual

La personalización puede hacer que tu mensaje sea mucho más convincente. Por eso es tan importante segmentar tu lista de donantes.

Aquí hay algunas cosas que debes tener en cuenta al personalizar tu carta:

• ¿Cuál es su relación con su organización? Es más probable que alguien que ha apoyado constantemente a su organización se vea afectado por una frase como “Como un valioso y antiguo partidario de nuestra causa…” que por un llamado genérico.
• ¿Qué cantidad estás pidiendo? Es posible que algunos simpatizantes hayan estado aportando $5 al mes a tu causa. Aumentar la solicitud a $500 no tiene sentido. Segmenta a tus donantes según sus donaciones anteriores para enviarles solicitudes adecuadas.
• ¿Cuando fue la última vez que dieron? Pedir a quienes donaron recientemente (quizás en el mismo mes) que lo hagan de nuevo no es buena idea. En el mejor de los casos, te ignorarán. En el peor, se molestarán. Evítalo filtrando estos contactos de tu lista de correo.

2. Utilice los "gracias" generosamente

Apelar a los seguidores significa hacer de su agradecimiento un tema tan importante en la carta como sus solicitudes.

Esto comienza con un fuerte agradecimiento Al principio. Una muestra de aprecio entusiasta y genuina animará a los lectores a estar atentos a lo que tienes que decir a continuación.

Y no solo al principio. Puedes incorporar la gratitud a lo largo de tu carta para que los donantes se sientan parte integral de tu misión.

He aquí un ejemplo de cómo Water.org lo hizo, con un “Gracias” al principio, la forma en que está vinculado con el impacto que los donantes han hecho llamamientos a ellos. 

3. Sea específico en su pregunta

Si su CTA principal va a ser algo como “Nos encantaría contar con su apoyo” o “Su generosa donación nos ayudará a alcanzar nuestras metas de recaudación de fondos”, los resultados de su campaña pueden decepcionarlo.

Deje claro qué pide a sus donantes. (y como se mencionó anteriormente, cuanto más personalizado, mejor).

Esto significa utilizar CTA específicos y orientados a la acción como "¿Puedes contribuir con $100 para ayudarnos a alcanzar nuestra meta?"

Esta carta de Habitat for Humanity Es un gran ejemplo de cómo puedes usar la gratitud y peticiones específicas en tu texto.

4. Haga que la donación sea fácil

La ventaja de los canales en línea es que puedes simplemente vincularte a un formulario de donación adjunto y listo.

Cuando se trata de sus cartas de pedido, el objetivo es hacer que la donación sea lo más fácil posible y darles opciones para hacerlo.

Aquí algunos ejemplos:

• Incluya un sobre de devolución con dirección preimpresa y franqueo pago para donaciones o promesas de donación.
• Asegúrese de que la URL para las donaciones en línea esté claramente visible en su carta.
• Agregue un código QR que los seguidores puedan escanear para llegar a su página de donaciones.
• Dales una palabra clave y un número de teléfono al que puedan enviar un mensaje de texto para recibir un enlace de donación.

Sugerencia: Con el texto para donar de CallHub, puede configurar una campaña con un código corto y una palabra clave (por ejemplo, "Enviar GIVE por mensaje de texto al 12345") y agregar fácilmente enlaces de donación, luego rastrear cada clic usando el acortador y rastreador de URL integrado.  Después de esto, puede crear una campaña de seguimiento dirigida a los seguidores comprometidos y utilizar herramientas de llamada para tener conversaciones individuales o asegurar donaciones más grandes.

Esta carta de la Biblioteca Pública de Larchmont ofrece múltiples opciones para que los donantes puedan realizar donaciones.

5. Seguimiento con un partidario

Querrás enviar recordatorios para llegar a los seguidores a fines de diciembre.

Siguiendo las líneas de una carta, las postales son una forma económica y relativamente rápida de llegar a los seguidores.

Y como es más probable que las personas tengan sus buzones de correo en línea sobrecargados que los físicos, usted puede destacar.

Pero no tiene por qué conformarse con enviar solicitudes y seguimientos por un solo canal. Esto nos lleva al siguiente punto:

¿Por qué enviar seguimientos?
Muchas personas podrían leer tu carta y decidir contribuir más adelante. Es fundamental enviarles recordatorios para que contribuyan poco después de recibir tu carta de solicitud.

6. Utilice un enfoque multicanal

Según Fuente sin fines de lucroLas campañas de marketing que combinan correo directo y digital tienen una tasa de conversión un 28% mayor.

• Envíe correos electrónicos a su lista de contactos un par de veces a la semana.
• Programe una mensaje de texto masivo para salir unos días después de recibir su solicitud de correo directo.
• Organiza campañas de llamadas Con voluntarios. Contacta con quienes aún no han contribuido.

Utilizar un enfoque multicanal y enviar recordatorios son las mejores formas de aumentar la probabilidad de que sus seguidores realicen una contribución.

Ahí es donde una herramienta de mensajes de texto y llamadas como CallHub puede ayudar. Solo tienes que... regístrate y sube tu lista de contactos para empezar a crear campañas.

Lista de verificación para su carta de apelación anual

Antes de presionar enviar, revise esta lista de verificación rápida para asegurarse de que su carta de pedido anual de fin de año realmente conecte e inspire la acción.

1. Elige un tema que te resuene
   ¿Cuál es la esencia de tu mensaje este año? Elige un tema que cuente una historia y atraiga la atención del lector.
2. Escribe como si estuvieras hablando con un amigo o familiar.
   Olvídate de las formalidades. Habla con el corazón, como si le escribieras a alguien que conoces y a quien aprecias.
3. Hazlo personalizado
   Usa su nombre. Menciona cómo te han ayudado en el pasado. Hazles saber que son importantes para ti y tu causa.
4. Celebremos las victorias juntos
   Comparte el verdadero impacto que han tenido este año. ¡A la gente le encanta saber de su labor positiva!
5. Muéstrales exactamente cómo pueden ayudar ahora mismo.
   Sé claro. ¿Qué necesitas? ¿Cómo marcará la diferencia su donación? Explícalo.
6. Tenga su agradecimiento listo para enviar
   ¡No esperes! Prepara un sincero agradecimiento con antelación para que se sientan apreciados en el momento de su donación.
7. Incluye una llamada a la acción clara
   Pregunta con confianza. Sugiere una cantidad. Haz que sea fácil decir que sí.
8. Simplifique la donación
   ¡Agregue un formulario de donación, incluya un sobre de devolución y no olvide un código QR o un enlace de regalo en línea!

Redactar una carta de solicitud anual que realmente conecte con los donantes requiere reflexión y estrategia. Para más inspiración y mejores prácticas, consulta Esta guía para escribir cartas poderosas de recaudación de fondos.

Plantilla de carta de solicitud anual

Utilice esta plantilla para crear un llamamiento para recaudar fondos de fin de año convincente y emotivo que conecte con más donantes y los inspire a donar.

Esta plantilla incorpora las mejores prácticas para redactar cartas de llamamiento anual convincentes, incluyendo la narración, la expresión de gratitud y buenas llamadas a la acción. Para obtener un enfoque más detallado sobre las plantillas, consulte nuestro blog en Cómo crear una plantilla.

Reflexiones finales

Redactar una carta de llamamiento anual eficaz requiere tiempo, reflexión y estrategia, pero los resultados pueden ser extraordinarios. Al combinar una narrativa conmovedora, llamadas a la acción claras y un plan de seguimiento multicanal, puede inspirar a más donantes a contribuir y fortalecer su conexión con su misión.

con CallHubPuedes optimizar tus campañas de fin de año enviando correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas telefónicas y correo directo, todo desde una sola plataforma. Ahorra tiempo, contacta con tus seguidores a través de múltiples canales y maximiza el impacto de tu recaudación de fondos antes de que termine el año. Regístrate en CallHub hoy y comience a ejecutar campañas multicanal sin esfuerzo

Preguntas frecuentes sobre las cartas de apelación anual

1. Proporcione una plantilla de carta de apelación de muestra

Hemos incluido una plantilla lista para usar que puedes adaptar a tu organización. Incluye secciones para agradecimiento, narración, peticiones específicas y múltiples opciones de donación.

2. Cómo escribir una carta de petición anual

Estos son los pasos a seguir: 

• Conozca a su audiencia: adapte su mensaje a los donantes nuevos o existentes.
• Personalice: utilice nombres y pronombres amigables.
• Dar una razón para donar: explicar por qué se necesita apoyo ahora.
• Facilite la donación: incluya múltiples opciones de donación.
• Dar las gracias: mostrar aprecio y resaltar su impacto.

3. ¿Dar un ejemplo de carta de apelación anual?

Consulte ejemplos de organizaciones como Water.org, Habitat for Humanity y Larchmont Public Library para ver cómo se implementan la personalización, la gratitud y los CTA claros en campañas reales.

4. ¿Cómo puedo maximizar la participación de los donantes con mi carta de solicitud?

Utilice un enfoque multicanal: haga seguimiento con

• Los mensajes de texto 
• Llamadas telefónicas personales. 

Segmente a sus donantes para enviar mensajes personalizados, incluir solicitudes específicas y hacer que la donación sea lo más fácil posible con códigos QR, sobres prepagos y enlaces en línea.

Mukundan Sivaraj

Mukundan (¡soy yo!) escribe en CallHub, una plataforma de divulgación que conecta a organizaciones sin fines de lucro con sus seguidores mediante mensajes de voz y texto. Su enfoque en la tecnología y la comunicación para organizaciones sin fines de lucro le ayuda a mostrar a las organizaciones, grandes y pequeñas, cómo la tecnología puede impulsar su causa.