Si su junta directiva sufre de ineficiencia, La tecnología de su organización sin fines de lucro Y la forma en que lo aprovechas podría ser la culpable. Las herramientas y los procesos obsoletos pueden ralentizar a la junta directiva al intentar gestionarlos, lo que resulta en frustración y menos tiempo para dedicar a tu misión. Sin embargo, equipa a tu equipo con las herramientas y estrategias adecuadas, y se convertirán en los líderes productivos que tu organización necesita.

Al dirigir una organización sin fines de lucro, no hay tiempo que perder, lo que significa que podría ser el momento de una renovación tecnológica o, al menos, de implementar nuevas estrategias para mejorar los sistemas ya implementados. De lo contrario, se corre el riesgo de desperdiciar el tiempo y la atención de los miembros de la junta directiva, lo que afectará negativamente su trabajo y a la organización en su conjunto.

Si bien la tecnología puede ser increíblemente útil, no se puede simplemente seleccionar cualquier plataforma y darlo por terminado. Es necesario reflexionar sobre los tipos de herramientas que se seleccionan y cómo se implementan en la sala de juntas. Para ayudar, analizaremos cuatro maneras sencillas de maximizar la eficiencia en la sala de juntas con tecnología:

1. Mantenga su junta directiva enfocada con agendas digitales.
2. Reúnase cara a cara con la tecnología de videoconferencia.
3. Manténgase en contacto entre reuniones con herramientas de comunicación.
4. Abrir la participación a todos.

Tenga en cuenta que, independientemente de las herramientas que implemente, debe dedicar tiempo a capacitar a los miembros de su junta directiva. Incluso las herramientas fáciles de entender requieren estrategias para garantizar su uso eficiente. Un poco de orientación adicional reducirá la curva de aprendizaje y les ayudará a ponerse en marcha rápidamente. Ahora, comencemos con nuestra primera clave para mejorar la gestión de la junta directiva con tecnología.

Mantenga su junta directiva enfocada con agendas digitales.

Ya sea que se reúnan cada pocas semanas o solo una vez al trimestre, las reuniones de la junta directiva son el momento ideal para que sus directores se reúnan y diseñen estrategias para que su organización se destaque. Si ese tiempo no se aprovecha bien, la junta no podrá abordar completamente todo lo necesario. Por eso, los presidentes de la junta crean agendas. Este documento es la hoja de ruta para sus reuniones. El presidente lo utiliza para coordinar los temas y asegurarse de que todos los asuntos cruciales se aborden dentro del tiempo asignado. La digitalización de las agendas facilita mucho su uso en las reuniones.

Cuando se comparte con antelación una agenda bien redactada en un formato accesible, todos pueden revisarla y asistir preparados con comentarios y preguntas útiles. Cuando tengan un momento libre, pueden consultarla fácilmente en sus teléfonos o portátiles, lo que facilita enormemente la preparación de las reuniones.

Simplifique el proceso de creación de agenda con herramientas de creación de agendas en línea, que permiten al presidente optimizar el formato y aumentar la eficiencia del equipo mediante:

• Asignar elementos a diferentes personas. Las juntas directivas más participativas son aquellas que fomentan la participación activa en la sala de juntas. Asigne a diferentes miembros de la junta directiva la tarea de presentar y dirigir la conversación sobre diferentes temas en sus reuniones.
• Establecer una duración de tiempo para cada elemento. Simplemente añadir franjas horarias para cada punto de la agenda es una excelente manera de priorizar los temas más importantes y mantener el rumbo de la reunión. Esto ayudará a que la reunión fluya y servirá como un recordatorio para que los miembros de la junta concluyan la discusión o pospongan un tema para la siguiente reunión.
• Marque el objetivo para cada punto de la agenda. ¿El objetivo de un tema es simplemente informar a los miembros de la junta directiva sobre algo, solicitarles información o tomar una decisión? Conocer el objetivo final de un tema facilita... mucho más Es más fácil lograrlo.

Optimizar tu agenda y promover la eficiencia en la sala de juntas es fácil siempre que cuentes con el diseño y las herramientas adecuados. Tener la agenda ya digitalizada también es una excelente manera para que tu secretaria pueda empezar a registrar las actas. 

Reúnase cara a cara con la tecnología de videoconferencia.

Durante el último año y medio, ha habido un cambio masivo hacia el trabajo remoto y las reuniones en línea, y las juntas directivas no son la excepción. Investigación de reuniones virtuales descubrió que el mercado de las conferencias web y de video aumentó un 500% en los dos primeros meses de la pandemia, y solo Zoom tuvo 350 millones de participantes en reuniones diarias el año pasado. 

Si su junta directiva aún se reúne de forma remota o está en transición a un enfoque híbrido, su tecnología debe ser compatible, lo que significa poder reunirse presencialmente incluso estando físicamente separados. Las videoconferencias permiten a los miembros de la junta directiva optimizar... reuniones de la junta y ser tan productivos como lo serían en persona, permitiéndoles:

• Leer señales no verbales. El lenguaje corporal es un componente fundamental de la comunicación. Los miembros de la junta directiva deben poder verse para evaluar emociones como la participación no expresada o el desacuerdo. Las videoconferencias les permiten hacerlo a distancia, manteniendo un ambiente abierto incluso en el espacio digital.
• Comparte documentos fácilmente. Las plataformas de videoconferencia incluyen funciones para compartir pantalla, lo que facilita enormemente acceder a documentos y señalar en qué deben centrarse todos. De esta forma, no es necesario imprimir copias para todos y dificultarles que sigan la conversación.

Asegúrate de tener pautas establecidas para tus videoconferencias, como silenciar los micrófonos, eliminar las distracciones de fondo y enviar un mensaje en el chat para indicar que tienen algo que añadir. Así, todos podrán mantenerse lo más productivos y concentrados posible.

También es importante asegurarse de que sus herramientas de reunión, o cualquier herramienta que utilice, estén completamente seguroLas juntas directivas a menudo debaten información confidencial a la que no debería tener acceso nadie fuera de la organización sin fines de lucro.

Manténgase en contacto entre reuniones con herramientas de comunicación.

Sus reuniones son el momento en que los miembros de la junta directiva colaboran en grandes ideas, y entre reuniones es cuando las ponen en práctica. Para mantener el impulso, necesitan estar equipados con... herramientas adecuadas de comunicación interna para mantenerse en contacto y dar seguimiento a las tareas mientras están separados.

Guía de Re:Charity para trabajar desde casa Explica: «No solo debe mantener una comunicación eficaz con sus empleados, sino también con los miembros de la junta directiva. Es probable que los miembros de la junta tengan mucho en qué pensar durante este período, por lo que es importante que facilite al máximo sus tareas dentro de la organización».

Entre su sistema de gestión de la junta y otras herramientas de comunicación, algunas formas de mejorar la gestión de la junta fuera de las reuniones incluyen:

• Enviar actualizaciones a todo el equipo a la vez. Como líder de la junta directiva, necesita la capacidad de enviar actualizaciones o avisos urgentes. En lugar de usar el teléfono para comunicarse uno por uno, utilice una herramienta de SMS como CallHub, que le permite enviar anuncios y comunicarse con todos mediante un dispositivo que casi siempre tienen a mano.
• Asegurarse de que las tareas se realicen. Las reuniones de junta directiva productivas resultan en una gran cantidad de tareas de seguimiento. Utilice una herramienta de gestión de tareas para asignar tareas y dar seguimiento, y así exigir a los miembros de la junta que cumplan con su trabajo. 
• Permitiendo la comunicación bidireccional. Asegúrese de que los miembros de la junta puedan comunicarse si tienen preguntas sobre sus tareas o recibir aportes del grupo a través del chat.

Recuerden, miembros de la junta directiva de organizaciones sin fines de lucro Ofrecen voluntariamente su tiempo libre y sus habilidades Para encaminar a su organización hacia el camino correcto. En cuanto salen de la junta directiva, es fácil que se enfoquen en otros aspectos de su trabajo y vida personal.

Las herramientas de comunicación actuales hacen que sea increíblemente fácil desarrollar un sólido plan de divulgación Y mantén a tu organización en mente. Asegúrate de invertir en las plataformas más adecuadas para tu equipo, ya sea que preveas enviar anuncios de última hora, responder preguntas o dar seguimiento a tareas.

Abrir la participación a todos. 

En lo que respecta a la tecnología, una gran preocupación es la accesibilidad para quienes tienen problemas de visión, audición o cualquier otra discapacidad. La digitalización no implica sacrificar la accesibilidad ni la inclusión. De hecho, se pueden hacer reuniones y otras actividades de la junta directiva incluso más accesibles que el trabajo presencial. El software adecuado para organizaciones sin fines de lucro.

¿Por qué es tan importante? En primer lugar, una sala de juntas accesible transmite el deseo de ser inclusiva con todos, independientemente de sus capacidades. Presenta a la junta directiva nuevas perspectivas que de otro modo no podrían encontrar y aumenta la capacidad de todo el equipo para ponerse en marcha, incluso para aquellos que normalmente no necesitarían adaptaciones de accesibilidad.

Guía de Boardable sobre software de pizarra accesible explica que su tecnología debe venir equipada con características como:

• Un lector de pantalla. Las personas ciegas o con discapacidad visual pueden usar herramientas de lectura de pantalla para interactuar con el contenido que compartes. Esta herramienta lee el contenido en voz alta, por lo que no necesitan que alguien más se lo lea.
• Ajuste de contraste. Las personas perciben los colores de diferentes maneras. Por ejemplo, las personas con sensibilidad a la luz o daltonismo pueden tener dificultades para ver ciertas combinaciones de colores, así que asegúrese de que cualquier tecnología que utilice permita aumentar el contraste, invertir los colores o desaturar el contenido.
• Ajuste de texto. Los miembros de tu junta directiva tienen mucho contenido para leer, así que asegúrate de que puedan leerlo fácilmente con las opciones de ajuste de texto. Deberían poder hacer cosas como aumentar el tamaño del texto, cambiar el espaciado, ajustar la altura y cambiar la fuente para mejorar la legibilidad.
• Animaciones pausadas. Las animaciones intermitentes y en movimiento pueden distraer y ser peligrosas para algunos miembros de la junta, como aquellos propensos a sufrir convulsiones o a sentirse afectados por estímulos visuales. Asegúrese de que puedan pausar u ocultar el contenido animado, intermitente o con destellos dentro de la plataforma que utiliza.

El servicio de la junta directiva debe estar disponible para todos, y las herramientas accesibles permiten la participación incluso al trabajar de forma remota. Ofrecer estas adaptaciones adicionales será de gran ayuda para su organización, así que asegúrese de considerar las diferentes opciones de accesibilidad para cualquier plataforma en la que invierta.

La transición a las operaciones virtuales ha revelado algunas áreas grises para las juntas directivas. Sin embargo, con la tecnología y las estrategias de implementación adecuadas, su equipo puede eliminar cualquier obstáculo y aumentar la eficiencia por completo. 

Recuerde que los miembros de su junta directiva dedican su tiempo libre a servir a su organización, por lo que es responsabilidad de su equipo directivo brindar la mejor experiencia y aprovechar al máximo cada momento en la sala de juntas. Gran parte de esto depende de la tecnología que utilice, así que asegúrese de emplear herramientas que apoyen su trabajo y sean fáciles de adoptar, utilizando los consejos que presentamos como base de su estrategia.

Biografía del autor:Jeb Banner

Jeb es el fundador y director ejecutivo de AbordableJeb es un proveedor de software de gestión de juntas directivas para juntas directivas con una misión clara. También es fundador de dos organizaciones sin fines de lucro, The Speak Easy y Musical Family Tree, y miembro de las juntas directivas de United Way of Central Indiana y ProAct. Jeb reside en Indianápolis, Indiana.

Mukundan Sivaraj

Mukundan (¡soy yo!) escribe en CallHub, una plataforma de divulgación que conecta a organizaciones sin fines de lucro con sus seguidores mediante mensajes de voz y texto. Su enfoque en la tecnología y la comunicación para organizaciones sin fines de lucro le ayuda a mostrar a las organizaciones, grandes y pequeñas, cómo la tecnología puede impulsar su causa.