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En nombre de nuestra organización, ¡nos gustaría agradecerle su donación! Si crees que este es el objetivo de una carta de agradecimiento por donaciones de fin de año perfecta, te equivocas. Una nota de agradecimiento de fin de año se envía a los donantes para demostrar cuánto aprecias su apoyo. Un texto genérico y poco inspirador, que parece escrito por un robot (como el anterior), no cumple ese objetivo en absoluto para las organizaciones sin fines de lucro.
Tu nota de agradecimiento por donaciones de fin de año es una oportunidad para conquistar a tus donantes con tu gratitud y generar ese sentimiento cálido y reconfortante que los impulsa a donar más. No la desperdicies con declaraciones repetitivas. Usa las ideas de esta publicación para escribir las notas de agradecimiento de fin de año perfectas para donantes de organizaciones sin fines de lucro.
¿Por qué es importante una carta de agradecimiento de fin de año?
Sabemos que una nota de agradecimiento es una forma de mostrar tu agradecimiento al donante. Pero ¿cómo te beneficia? Aquí te explicamos cómo:
- Retiene donantes: Un agradecimiento personalizado puede ser útil para quienes donan por primera vez. 4 veces más probable para donar de nuevo. Por lo tanto, una nota de agradecimiento puede ayudarte a impulsar retención de donantes.
- Sirve como recordatorio: Para los donantes que ya donaron y no planean volver a donar, una carta de agradecimiento puede servir como recordatorio físico de su organización y su labor. Esto, a su vez, los motivará a donar de nuevo.
- Fortalece los lazos: Enviar una carta de agradecimiento personalizada requiere esfuerzo. Este esfuerzo deja una impresión positiva en tus donantes. Esto, a su vez, aumenta su afinidad contigo, fortaleciendo así el vínculo.
No hace falta decir que una carta de agradecimiento de fin de año le ayudará a construir una mejor relación que, en última instancia, impulsará sus futuros esfuerzos de recaudación de fondos.
Elementos críticos de una carta de agradecimiento por donaciones de fin de año
Si bien el diseño y el texto de las cartas de agradecimiento solo están limitados por tu creatividad, hay algunos elementos que siguen siendo vitales. Veamos cuáles son con un ejemplo.
Aquí hay una carta de agradecimiento enviada por el Fundación Glide en respuesta a una donación.
Repasemos cada componente de la carta.
1. Saludo personalizado
Toda nota de agradecimiento de fin de año debe comenzar con un saludo dirigido al destinatario por su nombre. El saludo suele ser lo primero que ve el lector, y debe personalizarse para:
- Llama su atención Y los mantiene leyendo. Cuando se dirigen a ellos por su nombre, saben que la carta es importante.
- Establezca un tono positivo y cómodo para toda la carta.
- Dejar una impresión positiva sobre cómo has elaborado la carta, especialmente para ellos.
Para personalizarlo aún más, puede agregar un campo de “nombre preferido” en sus formularios de donación y usarlo en su carta de agradecimiento. Marcar la diferencia a menudo depende de estos pequeños factores.
Leer Siguiente: Reconocimiento de donantes: Mejores prácticas para fomentar la relación con los donantes
2. Agradecimiento específico
Después de saludar al lector, vaya directo al grano y agradézcale su regalo. Sin embargo, asegúrese de agradecerle la cantidad específica que donó. Esto garantiza que:
- No parece una Carta de agradecimiento genérica generada automáticamente enviada a los donantes.
- Los donantes saben que su donación (sin importar el monto) es vista y apreciada.
Segmentar tus listas Además, combinar las etiquetas relevantes al redactar la carta de agradecimiento puede hacer que esto (y el saludo también) sea más fácil.
3. Resumen de su misión
Es posible que muchos de sus donantes hayan donado “olvídate de los regalos*” Y estas personas normalmente no vuelven a donar. Incluir algunas frases de tu misión ayuda:
- Recuerde a las personas lo que está tratando de lograr y por qué las organizaciones sin fines de lucro necesitan su apoyo.
- Profundizar su interés en la causa y en impulsar el cambio en lugar de simplemente donar.
Sin embargo, un simple resumen de la misión no te llevará muy lejos. Asegúrate de aprovechar una enfoque narrativo con beneficiarios identificables para que los lectores se involucren más.
*Olvídate de los regalos
Olvídense de que los regalos se dan para que las personas se desvinculen emocionalmente de un problema. En lugar de donar para generar un cambio, los donantes se sienten motivados a donar porque significa que ya no tienen que preocuparse por un problema.
Tu trabajo no es una prioridad para ellos, por lo que podrían donar cantidades más pequeñas y con menos frecuencia (normalmente solo una vez). Para más información, consulta esta publicación: Concentrarse y olvidarse de los regalos
4. El impacto
Si bien el resumen de la misión está dirigido a quienes "olvidan las donaciones", el impacto es para quienes están profundamente interesados en saber cómo ayudaron. Prestar atención al impacto específico de la donación refuerza la idea de que están marcando la diferencia:
- Reduce la deserción– La falta de comunicación de los resultados de la campaña es una de las Principales razones por las que los donantes se van.
- Los motiva a dar nuevamente– Saber que sus donaciones tienen un impacto los animará a donar nuevamente e incluso a que otros donen.
Si es demasiado pronto para comunicar el impacto exacto, informarles sobre sus logros más adelante también servirá. Manténgalos al tanto del impacto y avíseles cuando logre lo planeado. Y si han asistido a algún evento, mencióneles lo bien que lo pasaron.
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5. Cierre
Finalmente, cierre la carta de agradecimiento de forma adecuada. Se recomienda hacerlo individualmente y no como organización porque:
- Una nota de agradecimiento por una donación de fin de año de parte de una persona se siente más personal y apreciada.
- La gente responde mejor a la gente. Así que la próxima vez que envíes un... carta de donaciónsería más probable que lo leyeran y respondieran.
Generalmente, es recomendable enviar una carta de agradecimiento de un funcionario de alto rango, como un director. Sin embargo, si el tiempo apremia, los voluntarios también podrían enviar las cartas, preferiblemente a donantes más pequeños.
Tenga en cuenta que es fundamental incluir todos estos elementos en su carta de agradecimiento. Sin embargo, la forma de redactar los detalles depende de usted.
A continuación se muestra un modelo de carta de agradecimiento de fin de año como referencia.
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Mejores prácticas para cartas de agradecimiento de fin de año
Puedes usar ciertas prácticas recomendadas para inspirar tu imaginación al crear una carta de agradecimiento por las donaciones de fin de año para tus donantes. Estas incluyen:
- ¡Haga la carta sobre el donante, no sobre usted!
- Evite utilizar contenido genérico y opte por detalles específicos.
- Añade una nota personal escrita a mano.
- Incluya una posdata poderosa.
- El tiempo correcto
Veamos cada uno de ellos en detalle.
1. ¡Haga que la carta de agradecimiento por la donación de fin de año sea sobre el donante, no sobre usted!
La mayoría de las organizaciones suelen redactar cartas de agradecimiento que hablan de sus acciones: qué hicieron, qué lograron, qué planean hacer a continuación, etc. Leer una carta así deja al lector con una sensación de desánimo. Nada mal. ¡Simplemente meh!
Cuando un donante dona, se siente feliz y motivado. Se siente parte de la solución. Si quieres que vuelva a donar, necesitas mantener esta motivación y felicidad al mismo nivel.
Esto se logra utilizando un lenguaje centrado en el donante.
En lugar de centrarte en lo que estás logrando, haz del donante el héroe. Usa frases como:
- “Lo hiciste posible.”
- “Su generosidad nos ha ayudado a lograrlo”.
- “Tu donación era necesaria y eres muy importante para nosotros”.
- “No podríamos hacerlo sin ti”.
Tenga en cuenta que su carta de agradecimiento de fin de año debe ser A su donante, sobre su donante.
Leer Siguiente: Carta de agradecimiento al donante: Todo lo que necesita saber para redactar la carta perfecta.
2. Evite usar contenido genérico en las cartas de agradecimiento y concéntrese en detalles específicos.
Una carta de agradecimiento es una oportunidad para alegrarles el día a tus donantes. Pero si empiezas tus cartas con frases genéricas como "Gracias por tu apoyo" o "Gracias por tu donación", los aburres. En cambio, felicita personalmente a tus contactos por todo su esfuerzo, destacando el impacto que generaron.
Dale sabor al texto con frases más convincentes y que produzcan dopamina como:
- “John se irá a dormir esta noche con la barriga llena porque te preocupaste por él”.
- “Gracias a tu don, el agua que Fátima bebe hoy no la enfermará”.
- “El mundo de Julia se ha vuelto más colorido porque la ayudaste a ver”.
Este tipo de copias pueden enganchar mejor al donante y hacer que continúe leyendo la carta.
3. Añade una nota personal escrita a mano
Una nota manuscrita le da un toque extra a tu carta, haciéndola más personal. Demuestra cuánto te esforzaste por agradecer al donante y cuánto valoras su relación. Un toque tan personal con detalles específicos sobre sus contribuciones puede realzar ese valor.
Además, se destaca del resto de cartas que las personas puedan recibir, lo que lo mantiene fresco en sus mentes y aumenta la lealtad.
La nota no tiene que ser demasiado detallada. Puede ser algo tan simple como:
- “Realmente aprecio la donación que hizo a nuestra campaña”.
- “Es un honor escribirle a una persona tan generosa”.
- “Gracias por ser parte de la familia”.
Puedes agregar estas notas al final de la carta o donde tengas espacio.
4. Incluye una posdata poderosa en tu carta de agradecimiento de fin de año.
La posdata de su carta de agradecimiento de fin de año es una parte que puede estar seguro de que los donantes leerán.
Según estudios del movimiento ocular, La posdata o PS es a menudo lo primero que lee un destinatario después de buscar su nombre en una carta.
Así que, en lugar de dejarlo para el último momento, aprovecha la PS para involucrarlos más con tu organización. Puedes terminar con frases como:
- PD: Nos encantaría incluir tu testimonio en una historia. Si te interesa, escríbenos. – Puedes utilizar el testimonio en tus correos electrónicos de nutrición.
- PD: Estamos seguros de que conocerás a más personas increíbles que también estarían encantadas de apoyar nuestra causa. Envía "SUPPORTER" al 555055 para recibir un mensaje que podrás compartir con tus amigos. – Puede configurar un respuesta automática de mensajes de texto para responder con un enlace a una página web con más detalles.
- PD: Nos encantaría conocer tu opinión y si hay algo más que podamos hacer. Envía "ENCUESTA" al 555055. – Podrías configurar un sistema automatizado Encuesta de texto para recopilar datos y sus comentarios.
La idea es que los donantes se involucren más en su organización, lo que a su vez los impulsa a apoyarla regularmente. Sin embargo, No pidas otro regalo todavía.
5. Planifique correctamente su carta de agradecimiento por donaciones de fin de año
Investigación Ha demostrado que agradecer a los donantes dentro 48 horas multiplican por cuatro la probabilidad de que vuelvan a donar. Esto es especialmente cierto para quienes donan por primera vez.
Sin embargo, enviar una carta de agradecimiento personalizada de fin de año en este plazo sería casi imposible. Aquí te explicamos cómo puedes solucionarlo:
- Envíales un breve mensaje de agradecimiento que también mencione la carta que enviarás más adelante. Puedes enviarla por correo electrónico, mensaje de texto o incluso un mensaje rápido. Gracias por llamar.
- Envíe la carta de agradecimiento después de enviar el mensaje, preferiblemente dentro de una semana.
Agradecerles de inmediato te dará tiempo para enviar una carta de agradecimiento más personalizada. Además, notificarles sobre la carta también aumentará sus posibilidades de abrirla y leerla.
¿Cómo debes enviar el primer mensaje de agradecimiento?
Aunque el primer mensaje de agradecimiento tras la donación no sea el principal, debe ser personalizado. Un mensaje genérico y automatizado no funcionará.
Envía el primer mensaje de agradecimiento por mensaje de texto. Puedes usar un solución para mensajes de texto masivos Para programar un mensaje personalizado con etiquetas relevantes. Descubre cómo funcionan. aquí.
¿Por qué textos? Por las siguientes razones:
- Los textos son personales y directos. No se pierden en el ruido digital, a diferencia de los correos electrónicos.
- Tienen una tasa de apertura del 98%. Por lo tanto, puedes estar seguro de que los donantes leerán el mensaje.
Alternativamente, incluso una rápida llamada de agradecimiento a los donantes Sería muy bueno si tuvieras los recursos.
Conclusión
Con suerte, los consejos y plantillas de cartas anteriores inspiraron su imaginación para crear una notable carta de agradecimiento de fin de año para sus donantes.
Pero recuerda que la lucha por la retención comienza tan pronto como recibes un regalo, y esta carta es solo un aspecto de ella.
El científico jefe de Bloomerang, el Dr. Adrian Sargeant, enfatiza que 2-3 toques En los primeros 90 días tras la llegada del regalo, mejora drásticamente la tasa de retención de donantes. Por lo tanto, su carta de agradecimiento podría ser un simple gesto, y... carta de reconocimiento del donante (con una copia carismática) podría ser otro.
Sin embargo, el reto con ambos es que redactar estas cartas y llegar al destinatario lleva tiempo. Por lo tanto, su tercer toque podría ser algo rápido y muy personal, como una llamada telefónica inmediatamente después de recibir el regalo.
Esto podría ser un margen que te permita ganar tiempo hasta que envíes tus cartas. Para que tu llamada de agradecimiento sea un éxito, solo necesitas... software de centro de llamadas (para hacer la llamada) y un guion impecable. Aquí tienes una publicación que puede ayudarte con eso: Llamadas de agradecimiento a donantes: Cómo escribir el guion perfecto.
Fuente de la imagen destacada: Kelly Sikkema
