Table des Matières
Une étude 2024 a révélé des chiffres étonnants sur le plan de communication de collecte de fonds :
- Pas moins de 45 % des employés d'organismes à but non lucratif ont déclaré souffrir d'épuisement professionnel, un chiffre supérieur à la moyenne nationale, tous secteurs confondus. Par ailleurs, environ 76 % des organismes à but non lucratif ont signalé une augmentation de la demande de services, alors que seulement 52 % d'entre eux étaient en mesure d'y répondre. Cette disparité exerce une pression et une charge de travail considérables sur les employés.
Lorsque votre charge de travail de communication devient trop importante, vous risquez d'être généralisé, peu détaillé et paresseux. Vos supporters peuvent facilement s'en rendre compte et perdre tout intérêt.
Un plan de communication complet pour la collecte de fonds vous aidera à bien répartir vos tâches et à interagir efficacement avec les donateurs potentiels.
Examinons les éléments et les étapes qui vous aideront à élaborer un plan de communication de collecte de fonds intelligent.
Que doit contenir un plan de communication?
A plan de collecte de fonds à but non lucratif Il peut s'agir d'objectifs à court terme (30 à 90 jours) ou annuels. Dans les deux cas, vous devez calculer à l'avance les progrès potentiels et les obstacles, et établir une ébauche des actions à planifier et à échelonner.
Un plan de communication intelligent pour la collecte de fonds comprend :
- vérification des comptes
- Définir des buts et des objectifs
- Définir le public cible
- Décider méthodes de communication
- Finaliser votre message
- Affectation des équipes
- Lancement en douceur suivi d'un lancement difficile
- Suivre et mesurer
Voici ce que les étapes impliquent.
1. Audit
La première étape de l'élaboration d'un plan de campagne de financement consiste à étudier les rapports du cycle précédent et à en tirer des enseignements. Il en va de même pour un plan de communication.
Assurez-vous que vos audits incluent une étude de :
- Méthodes de communication– Vérifiez les taux de réponse et le retour sur investissement de chaque méthode (engagement par e-mail, engagement sur les réseaux sociaux, opt-ins par SMS, etc.)
- Satisfaction du personnel : Dans quelle mesure ont-ils trouvé facile/difficile de communiquer et d'assurer le suivi auprès des donateurs ? Ont-ils des idées pour améliorer la communication ?
- Satisfaction des donateurs : Entreprendre enquêtes textuelles pour obtenir des commentaires sur les méthodes de communication de collecte de fonds précédentes.
- Analyse SWOT: Étudiez les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces rencontrées dans votre précédent plan de communication de collecte de fonds. Concluez l'étude en répondant aux questions suivantes :
- Les forces et les opportunités peuvent-elles être transférées à ce cycle ?
- Comment comptez-vous faire face aux faiblesses et aux menaces ?
Voici ce que vous devez collecter et étudier pour élaborer votre prochain cycle de communication de collecte de fonds.
| Audit | Objectifs |
| Objectifs et résultats des cycles de collecte de fonds passés | Comprendre si vos objectifs sont ambitieux, atteignables ou irréalisables vous aidera à définir vos objectifs actuels. Une bonne pratique consiste à collecter des données sur deux ou plusieurs collectes de fonds de nature similaire (par exemple, des causes ou une durée similaires). |
| Principaux contributeurs | Ici, vous cherchez à comprendre quel type de donateurs (grands donateurs, petits donateurs, entreprises, fonds gouvernementaux, etc.) ont contribué de manière significative. Si votre campagne actuelle est similaire, ces contributeurs majeurs peuvent constituer le public cible principal du cycle à venir. |
| Donateurs abandonnés, réguliers et nouveaux donateurs | Pour les segmenter en différentes listes de contacts afin de pouvoir personnaliser la communication (la messagerie) et les plans de développement de manière appropriée pour chacun. |
| Les méthodes de communication que vous avez utilisées (par exemple, SMS, appels téléphoniques, médias sociaux, e-mails, événements) | Étudier : – Taux de réponse – Taux de désabonnement/rebond – retour sur investissement -Fonds collectés par chaque méthode. Pour décider ce qui fonctionne le mieux pour vous et quels canaux éviter pour réduire les coûts. |
| Forum | – Combien de temps avant la date de début de la collecte de fonds avez-vous commencé à communiquer avec les donateurs ? Devez-vous commencer plus tôt cette fois-ci ? – Comment les réponses et les dons ont-ils évolué tout au long de la campagne de communication ? – Vous pourriez utiliser cela comme un brief pour faire évoluer les messages tout au long de la campagne actuelle. |
2. Buts et objectifs
Lors de l'audit des rapports précédents, définissez simultanément les buts et objectifs du cycle en cours. Comprendre les objectifs de ce cycle à ce stade vous permettra de
- Comparez les stratégies et les succès des collectes de fonds passées
- Prenez des décisions plus éclairées sur ce qu’il faut conserver et ce qu’il faut abandonner.
Cette étape marque la why de votre plan de collecte de fonds.
Les objectifs communs d’un plan de communication de collecte de fonds comprennent :
- Collecter un montant d'argent déterminé
- Élargissement de la base de donateurs
- Rétention des donneurs
- Augmenter la taille moyenne des cadeaux
En fonction de vos objectifs de communication de collecte de fonds, vous planifiez vos méthodes de sensibilisation, rédigez des scripts pertinents et attribuez des cibles à l'équipe.
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3. Public cible
Chaque donateur est unique : le montant de son don, sa fréquence ou ses motivations peuvent varier. De même, pour adapter sa communication à chacun d'eux, il est nécessaire d'adopter des approches différentes.
C'est pourquoi votre plan de communication de collecte de fonds doit contenir listes segmentées des donateurs – vous pouvez ainsi cibler chaque liste indépendamment avec des messages personnalisés.
Prenons par exemple les sept types de donateurs :
Chaque type de don apporte une valeur unique à votre association. Vous pouvez ainsi sélectionner les donateurs qui correspondent le mieux à vos objectifs actuels.
Par exemple, si votre plan de communication repose fortement sur les réseaux sociaux, un donateur « papillon social » conviendrait mieux qu'un donateur altruiste qui ne recherche aucune reconnaissance. De même, un donateur communautaire serait un excellent choix. collecte de fonds entre pairs.
Comme vous le verrez dans la section suivante, le message change également d’un type de donateur à un autre.
Cibler les publics séparément pour :
- Soutien aux donateurs
- Petits donateurs
- Maiodons r
- Donateurs pour la première fois
- Donateurs réguliers
- Donateurs en fin de don
Pour les nouveaux donateurs et les prospects, segmentez-les en fonction des données que vous possédez (par exemple, votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone), contactez-les et commencez la collecte de données pour de futures communications.
Une fois que vous avez établi le contact avec eux, vous pouvez personnaliser davantage les communications en fonction des données que vous avez collectées et les inciter à donner.
Segmentez les donateurs actuels en fonction de leurs intérêts, de leurs communications précédentes, de leur historique de dons et d'autres facteurs pour personnaliser les messages.
Les outils de communication comme CallHub, qui s'intègrent aux CRM, vous permettent de mettre à jour ces informations vitales de temps à autre et d'avoir des conversations extrêmement personnalisées et uniques avec les donateurs. Essayez-le ici gratuitement.
4. Messagerie
C'est l'étape où vous notez ce que vous voulez communiquer auprès de donateurs et sympathisants potentiels. Le message de votre plan de communication de collecte de fonds doit correspondre à vos objectifs et à votre public cible.
Par exemple, si votre objectif est d’accroître la fidélisation des donateurs, votre message ne doit pas parler des raisons pour lesquelles il faut donner, mais plutôt de la façon dont leurs contributions ont aidé et des raisons pour lesquelles ils doivent continuer à donner.
Voici un aperçu de la manière dont les messages changent en fonction des objectifs de votre plan de campagne de collecte de fonds.
| Objectif du plan de communication de collecte de fonds | MESSAGERIE |
| Collecter un montant d'argent déterminé | – La nécessité de cette campagne – L’impact que vous espérez créer (vue d’ensemble) – Comment les gens peuvent-ils vous aider – L’impact d’une contribution (examen microscopique de l’impact) |
| Sensibilisation des donateurs | – Impact de votre organisation jusqu’à présent – Introduction à la cause actuelle – Témoignages de donateurs et bénéficiaires actuels |
| Rétention des donneurs | – Impact des campagnes précédentes – Impact des contributions individuelles - Retour d'information – Demandes de dons répétées ou autres moyens de s’impliquer |
| Augmenter la taille moyenne des cadeaux | – Des messages qui tirent parti effet de proximité du but – Impact des dons passés – Les raisons pour lesquelles vous avez besoin de cadeaux plus importants – Possibilité de diviser un don important en versements plus petits (cela rend un don important abordable pour les donateurs et peut également vous aider à rétention des donneurs) |
Chacun des objectifs ci-dessus correspond à un public cible spécifique. En vous basant sur l'aperçu des messages ci-dessus, voici comment votre message doit être adapté à chaque objectif et à chaque public.
5. Méthodes du plan de communication pour la collecte de fonds
Ensuite, vous décidez de comment vous communiquez votre collecte de fonds aux donateurs et sympathisants potentiels.
Ce que vous devez prendre en compte lors de la finalisation de vos méthodes de communication :
- Permettent-ils une personnalisation facile ?
- Ont-ils bien fonctionné pour vous dans le passé ?
- De quelles ressources avez-vous besoin pour vos modes de communication préférés ? Les possédez-vous actuellement ? (Par exemple, finances, logiciels pour envoyer des SMS ou appeler, matériel informatique, etc.)
- Les donateurs apprécient-ils actuellement ces méthodes ? (Étude sur vos taux de réussite et les tendances actuelles en matière de dons)
Notez toutes vos méthodes de communication existantes et potentielles et étudiez ce qui fonctionnera pour vous.
Par exemple, les SMS et les appels téléphoniques peuvent être extrêmement personnalisés et personnels (quelle est la différence, demandez-vous ?) C'est ici). Ils doivent absolument figurer dans votre plan de communication. Si vous constatez un nombre surprenant de donateurs qui ne répondent pas aux e-mails, évitez de les bombarder de messages supplémentaires.
Voici quelques méthodes de communication efficaces pour la collecte de fonds et la sensibilisation des donateurs :
- Textes explosifs
- Envoi de SMS peer-to-peer
- Appels téléphoniques (Collecte de fonds par téléphone)
- Newsletters
- E-mails interactifs
- Sondages et formulaires de rétroaction
- Publications sur les réseaux sociaux (sur Facebook, Twitter, Instagram, etc.)
- Messages directs sur les réseaux sociaux
- Événements
- Événements virtuels
- publipostage
- Rencontres personnelles
Choisissez parmi ces méthodes en fonction du temps et des ressources dont vous disposez.
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6. Affectez des équipes dédiées à votre plan de communication de collecte de fonds
Dédiez des équipes à chaque étape de votre plan de communication de collecte de fonds et donnez-leur des objectifs précis à atteindre.
Répartissez les équipes en suivant les étapes suivantes :
- Identifier l' ensemble de compétences requises pour chaque étape et pour chaque mode de communication.
- Calculez le nombre de personnes nécessaires à chaque étape et à chaque méthode de communication. (Par exemple, votre équipe chargée de l'audit des campagnes passées peut avoir besoin de plus de bénévoles que celle chargée de définir les buts et objectifs)
- Assurer la formation de tous les bénévoles et membres du personnel participants, en particulier les nouveaux venus.
- Transmettre des objectifs et des délais.
- Prévoyez des mises à jour régulières, des rapports sur les problèmes et des tableaux de progression.
L’appropriation extrême d’un travail incite les membres de l’équipe à s’efforcer d’atteindre le succès de manière plus responsable. Faites en sorte que chaque agent s’approprie ses tâches.
7. Lancement en douceur suivi d'un lancement difficile
Un lancement en douceur est la courte période de pré-campagne au cours de laquelle vous contactez vos plus fervents partisans et vos plus gros donateurs et leur demandez de contribuer.
Ce lancement est généralement effectué une à deux semaines avant la mise en œuvre de votre plan de communication de collecte de fonds.
Ces dons initiaux renforcent l’élan de votre campagne et incitent les nouveaux donateurs ou les petits donateurs à contribuer davantage.
Les communications de collecte de fonds peuvent ensuite passer à un lancement intensif, lorsque vous ouvrez la campagne à tous vos supporters.
Les deux types de lancements impliquent :
| Ce que cela implique | Lancement en douceur | Lancement dur |
| Objectif | – Pour donner une dynamique à la collecte de fonds. – Pour témoigner une reconnaissance particulière aux donateurs les plus fidèles et les plus importants. | Pour transmettre votre message, vos objectifs et votre motivation à vos supporters actuels. – Recruter de nouveaux donateurs. |
| Forum | Une à deux semaines avant le lancement définitif. | Jour de lancement. |
| Public cible | Les grands donateurs, les donateurs les plus fidèles. | Petits donateurs, nouveaux donateurs, donateurs réguliers, donateurs inactifs et prospects. |
| Les méthodes de communication les plus performantes | – Rencontres personnelles – Lettres/publipostage – Appels téléphoniques personnels – Sondages et commentaires – Événements/événements virtuels | - Textes explosifs – Envois massifs de courriers électroniques - Bulletins d'information - SMS P2P - Appels téléphoniques – Publications sur les réseaux sociaux – Messages directs sur les réseaux sociaux |
| MESSAGERIE | – Gratitude et appréciation pour les contributions précédentes. – Détails de la campagne en cours (incluant votre cible et votre date limite). – Les attentes des donateurs. | – Aperçu de la campagne – Perspectives d’impact – Méthodes de don – Objectif et date limite de la collecte de fonds. |
8. Suivre et mesurer le plan de communication de collecte de fonds :
Définir des objectifs mesurables dès le début de votre campagne vous permet de suivre ses progrès tout au long de son déroulement. En fonction des résultats, vous pourrez poursuivre vos stratégies actuelles ou les actualiser.
Obtenir des rapports réguliers de la part des bénévoles et du personnel constitue donc un élément essentiel de votre plan de communication.
Voici quelques indicateurs à suivre pendant que la campagne est en cours :
- Le nombre des nouveaux visiteurs du site Web : Google Analytics est un excellent outil pour cartographier le nombre de personnes qui ont visité votre site Web, d'où elles viennent et combien étaient nouvelles, etc.
- Moteurs de trafic du site Web : D'où viennent les visiteurs (liens e-mail, liens texte, recherches Google, mentions sur les réseaux sociaux, etc.) Utilisez les paramètres UTM pour un tel suivi.
- Réponses par courrier électronique : Utilisez votre outil d'email marketing pour suivre ces indicateurs. ActiveCampaign et SendInBlue en sont deux exemples.
- Engagement sur les réseaux sociaux : Les plateformes de réseaux sociaux populaires comme Facebook et Twitter intègrent des outils de suivi. Suivez les mentions, les mentions « J'aime », les partages et les commentaires sur les réseaux sociaux pour analyser le niveau d'engagement de votre campagne.
- Inscriptions par SMS : Une fois que vous avez partagé votre mot-clé et votre code court/long, suivez le nombre de personnes qui s'inscrivent. Paramètre réponses automatiques aux SMS peut commencer à entretenir les contacts avant même de commencer le suivi.
- Réponses aux SMS : Un outil de messagerie texte comme CallHub vous permet de suivre les réponses que vous recevez.
Comment vérifier les réponses reçues sur CallHub :
Connectez-vous à votre compte → Campagnes (barre d'outils supérieure) → Sélectionner une campagne → Aperçu (pour vérifier le nombre de réponses) → Résultats → Afficher les réponses (pour lire les messages).
- Appels téléphoniques vers de mauvais numéros/pas de réponses : Si vous avez des numéros erronés, vous devez trouver d'autres moyens de contacter les donateurs. S'ils ne répondent pas à votre appel, vous devez relancer votre appel. CallHub vous permet de configurer des dispositions d'appel pour automatiser l'identification des numéros erronés ou le rappel des contacts. Vous pouvez également configurer des dispositions personnalisées pour répondre aux besoins de votre campagne.
Un plan de communication pour une collecte de fonds est un processus évolutif. Pour éviter le chaos et garantir une communication pertinente au bon moment, il est essentiel d'établir un calendrier et de le respecter. Un calendrier bien structuré permet de gérer les imprévus tout en garantissant le succès.
Comment rédiger un plan de communication stratégique pour la collecte de fonds ?
Suivez cette chronologie pour rédiger votre plan de communication stratégique :
Une fois le plan prêt, l'étape suivante consiste à examiner les aspects spécifiques de chaque étape. Par exemple, dans le cadre de l'étape « Méthodes de communication » de votre plan de communication de collecte de fonds, il est essentiel de veiller à favoriser les échanges personnels.
Cela impliquerait d’écrire des scripts intelligents pour la collecte de fonds par téléphone et d’étudier le flux de collecte de fonds par SMS.
Lisez ici pour comprendre comment collecter des fonds à l’aide d’appels et de SMS :
→ Guide rapide pour démarrer une collecte de fonds par téléphone
→ Collecte de fonds par SMS conversationnel – Le guide du débutant
Source de l'image vedette : Katrin Hauf/Unsplash.
