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Vous avez du mal à suivre les messages qui inondent votre boîte de réception ? Un exemple efficace de réponse automatique peut vous aider à rester réactif et organisé sans effort.
Entrez : Messages de réponse automatique.
Ces petits bijoux de technologie peuvent vous faire gagner du temps, réduire le stress et améliorer la satisfaction client. Mais, comme tout outil, ils ne sont efficaces que s'ils sont utilisés correctement.
C'est là que nous intervenons
Dans cet article, vous découvrirez des exemples de messages de réponse automatique de qualité pour optimiser votre communication professionnelle et impressionner vos clients. Des messages d'absence parfaitement polis aux promotions commerciales, nous avons tout ce qu'il vous faut.
Que sont les exemples de messages de réponse automatique ?
Messages texte de réponse automatique Ce sont des messages pré-écrits envoyés automatiquement en réponse aux SMS entrants. C'est l'outil idéal pour gagner du temps, optimiser la productivité et améliorer la fidélisation et la satisfaction client.
Ils vous aident à prendre instantanément connaissance des messages de vos clients et à leur fournir des informations ou une assistance pertinentes. Cela renforce la confiance et établit une relation solide entre vous et vos clients.
Les exemples de messages de réponse automatique sont les plus avantageux pour les entreprises qui reçoivent un volume élevé de messages.
Puis-je définir une réponse automatique pour les messages texte ?
Voici un aperçu rapide de la façon de configurer des SMS de réponse automatique à l'aide de l'outil Text to Join de CallHub :
- Connectez-vous à votre compte CallHub et accédez à l'onglet « Campagnes ». Cliquez sur « Nouvelle campagne » et choisissez « Inscription par SMS » comme type de campagne.
- Choisissez un numéro d'appel ou un code court pour envoyer et recevoir des SMS, puis ajoutez un mot-clé.
- Si vous disposez déjà d'une liste de contacts, vous pouvez choisir de l'utiliser ou d'en créer une nouvelle pour la campagne.
- Sur l'écran suivant, ajoutez un message qui sera envoyé en réponse automatique sous « Invites automatiques ». Il s'agit de messages automatiques envoyés au destinataire lorsqu'il saisit le mot-clé. Vous pouvez personnaliser le message en y incluant des liens, des appels à l'action ou des informations supplémentaires.
- Vous pouvez également ajouter des invites de suivi en fonction de la réponse du destinataire, qui seront envoyées en séquence.
- Ajoutez le champ de réponse, qui peut inclure le nom, l'adresse e-mail professionnelle, la ville, l'État, le code postal, l'adresse, le numéro de téléphone et des champs personnalisés. Le système mettra ensuite à jour le profil du contact avec ces informations.
- Cliquez sur « Terminer » et vous êtes prêt.
Votre texte de réponse automatique sera désormais envoyé à toute personne qui vous envoie le mot-clé prédéfini.
Exemple de messages de réponse automatique
Voici quelques-unes messages de réponse automatique échantillon que vous pouvez utiliser :
Exemples de cas d'utilisation courants pour les messages de réponse automatique
Exemple de messages de réponse automatique en cas d'absence du bureau
- Merci pour votre message ! Je suis actuellement absent du bureau et ne serai pas disponible jusqu'au [date]. En attendant, laissez-moi un message détaillé et je vous répondrai dès que possible. Bonne journée !
- Bonjour ! Je suis actuellement absent du bureau pour un moment de détente bien mérité. Je serai de retour le [date], mais en attendant, n'hésitez pas à contacter [nom du collègue] à [adresse e-mail] si vous avez besoin d'aide immédiate.
- Merci pour votre message ! Je suis actuellement absent du bureau et serai de retour le [date]. En attendant, n'hésitez pas à consulter notre FAQ [insérer le lien FAQ] pour obtenir des réponses rapides aux questions fréquentes.
- Merci pour votre e-mail ! Je suis actuellement absent du bureau pour une conférence et je serai de retour le [date]. En attendant, n'hésitez pas à consulter nos réseaux sociaux [insérer les identifiants des réseaux sociaux] pour rester informé(e) des dernières nouvelles.
Demandes de service client
- Merci de nous avoir contactés ! Notre équipe étudie actuellement votre demande et vous répondra sous [X heures/jours ouvrés]. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez nous contacter au [numéro de téléphone/adresse courriel]. Merci de votre patience !
- Bonjour ! Merci de nous avoir contactés. Nous recevons actuellement un volume important de demandes, mais ne vous inquiétez pas, nous nous en occupons ! Notre équipe vous répondra dans les plus brefs délais avec une réponse pertinente. Merci de votre patience !
- Bonjour ! Nous vous remercions d'avoir pris le temps de nous contacter. Notre équipe travaille actuellement à distance pour répondre à toutes vos questions. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais avec les informations dont vous avez besoin. Merci de votre compréhension !
- Merci de nous avoir contactés ! Nous sommes fiers de vous offrir un service client exceptionnel et notre équipe vous répondra dans les plus brefs délais. Bonne journée !
- Bonjour ! Nous sommes désolés d'apprendre que vous rencontrez un problème, mais nous sommes là pour vous aider ! Notre équipe étudie actuellement votre demande et vous contactera prochainement pour vous proposer une solution. Merci de votre patience pendant que nous travaillons à votre résolution.
- Bonjour ! Nous sommes toujours ravis d'avoir des nouvelles de nos clients et nous engageons à vous offrir le meilleur service possible. Notre équipe travaille à distance sur votre demande et vous contactera prochainement pour vous apporter une réponse pertinente. Cordialement, merci de nous avoir choisis !
| Ne laissez pas un service client médiocre vous freiner. Consultez notre article sur « Le guide complet de la messagerie texte pour le service client (avec modèles de SMS)« pour apprendre comment vous pouvez créer des clients satisfaits et stimuler la croissance de votre entreprise. |
Génération de leads/demandes de vente
- Merci de votre intérêt pour [produit/service] ! Nous avons bien reçu votre demande et vous contacterons prochainement pour vous fournir plus d'informations. En attendant, consultez notre site web [insérer le lien] pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs.
- Merci de nous avoir contactés ! Nous sommes impatients d'en savoir plus sur vos besoins et nous vous contacterons prochainement pour en discuter.
- Bonjour ! Nous avons bien reçu votre demande et nous avons hâte de vous contacter. À bientôt !
- Merci de nous avoir contactés. Nous sommes impatients d'en savoir plus sur votre entreprise et de voir comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs. Notre équipe commerciale vous contactera prochainement pour répondre à toutes vos questions.
- Merci de votre intérêt ! Nous sommes ravis de vous lire et impatients de vous aider à trouver la solution idéale pour vos besoins. Nous étudions actuellement votre demande et vous contacterons prochainement pour convenir d'un rendez-vous.
- « Merci de nous avoir choisis comme fournisseur de solutions ! Nous sommes ravis d'en savoir plus sur vos besoins et sur la manière dont nous pouvons soutenir votre entreprise. »
- Merci de nous avoir choisis pour vos besoins professionnels ! Nous sommes ravis que vous souhaitiez collaborer avec nous et nous nous engageons à vous offrir un service exceptionnel. Un membre de notre équipe commerciale vous contactera prochainement.
- Bonjour ! Nous sommes ravis de vous parler de nos produits et services. Nous avons bien reçu votre demande et notre équipe commerciale met tout en œuvre pour vous fournir les informations dont vous avez besoin. À bientôt !
- Merci de nous avoir choisis. Notre équipe commerciale est impatiente d'en savoir plus sur votre entreprise et sur la manière dont nous pouvons vous aider. Nous vous contacterons prochainement pour planifier un appel et lancer le processus.
| Vous souhaitez garder une longueur d'avance sur la concurrence dans le monde du marketing B2B ? Lisez notre article sur « Comment le marketing par SMS peut vous aider à stimuler la croissance de votre entreprise et à stimuler l'engagement en B2B« pour explorer les avantages du marketing par SMS pour la génération de leads et l'engagement. |
RSVP pour les événements
- Merci d'avoir répondu à notre prochain événement ! Nous sommes ravis de vous compter parmi nous le [date] à [lieu]. Si vous avez des questions d'ici là, n'hésitez pas à nous contacter au [numéro de téléphone/adresse courriel]. Au plaisir de vous y voir !
- Merci d'avoir répondu à notre événement ! Nous sommes ravis de vous compter parmi nous. Restez connectés pour plus d'informations et n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.
- Bonjour ! Nous sommes ravis de vous compter parmi nous pour notre prochain événement. Votre réponse a bien été reçue et nous avons hâte de vous y retrouver. En attendant, n'hésitez pas à partager l'événement avec vos amis et collègues !
- Merci de nous avoir fait savoir que vous participerez à notre événement ! Nous avons hâte de vous accueillir et nous vous préparons des événements passionnants. Consultez régulièrement votre boîte mail pour plus d'informations sur ce que nous vous réservons.
- Bonjour ! Nous sommes ravis de vous compter parmi nous pour notre événement. Notre équipe travaille d'arrache-pied pour que tout soit parfait pour votre arrivée. Nous ne manquerons pas de vous tenir informés de toute information importante.
- Merci d'avoir répondu à notre événement ! Nous sommes ravis de vous compter parmi nous et avons hâte de vous rencontrer en personne. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider !
| Prêt à rendre vos événements plus efficaces et performants ? Découvrez comment service de messagerie texte événementielle peut vous aider à économiser du temps et de l'argent. |
Textes de réponse d'inscription
- Bonjour ! Merci d'avoir choisi de recevoir nos actualités. Vous faites officiellement partie de l'équipe la plus cool du coin ! Des frais de messagerie standard peuvent s'appliquer. Répondez STOP pour vous désinscrire.
- « Super ! Vous faites désormais partie de notre cercle privilégié. Préparez-vous à recevoir du contenu exclusif, des offres spéciales et bien plus encore ! Des frais de messagerie standard peuvent s'appliquer. Répondez STOP pour vous désinscrire. »
- « Vous êtes géniaux ! En vous inscrivant, vous nous avez fait passer une excellente journée. Consultez régulièrement votre boîte mail pour des nouvelles et des mises à jour passionnantes ! Des frais de messagerie standard peuvent s'appliquer. Répondez STOP pour vous désinscrire. »
- Félicitations pour votre choix judicieux ! Vous avez accès à un monde de contenu exclusif et de connaissances privilégiées. Des frais de messagerie standard peuvent s'appliquer. Répondez STOP pour vous désinscrire.
- Merci de rejoindre notre tribu ! Nous avons hâte de partager avec vous toutes les nouveautés qui vous attendent. Des frais de messagerie standard peuvent s'appliquer. Répondez STOP pour vous désinscrire.
Remarque: mandats de la TCPA que lorsque vous envoyez ce premier message, vous devez confirmer que vos contacts ont opté pour votre communication professionnelle.
Vous devez également inclure :
- Les types de messages qu'ils recevront
- Comment se désinscrire – quel mot-clé saisir par SMS
- Débits de messages et de données
| Prêt à simplifier votre processus d'acquisition client ? Découvrez comment. texte pour rejoindre peut vous aider. |
Exemple de messages de réponse automatique du support client
- Bonjour ! Nous sommes désolés d'apprendre que vous rencontrez un problème. Travaillons ensemble pour le résoudre au plus vite. Que se passe-t-il ?
- Merci de nous avoir contactés ! Nos conseillers sont là pour vous aider. Pouvez-vous nous donner plus de détails sur le problème que vous rencontrez ?
- Bonjour ! Nous comprenons combien il peut être frustrant d'avoir un problème système. Trouvons une solution ensemble. Pouvez-vous nous en dire plus sur ce qui se passe ?
- Bonjour ! Notre service client est à votre écoute. Nous ferons tout notre possible pour résoudre le problème et vous satisfaire. N'hésitez pas à nous en dire plus.
- « Hé, on est là pour vous aider ! Notre équipe d'experts est là pour vous aider. Dites-nous ce qui se passe et on s'en occupera immédiatement ! »
| Ne laissez pas un service client médiocre nuire à votre entreprise. Lisez notre article sur « Comment utiliser les SMS pour le service client : un guide complet« pour apprendre comment vous pouvez créer des clients satisfaits et stimuler la croissance de votre entreprise. |
Demander plus d'informations à un prospect
- Bonjour ! Merci de l'intérêt que vous portez à notre produit/service. Nous aimerions en savoir plus sur vous et vos besoins. Pouvez-vous nous indiquer la ou les solutions que vous recherchez ?
- Merci de nous avoir contactés ! Nous sommes ravis de vous rencontrer et d'en apprendre davantage sur vous. Pourriez-vous nous en dire plus sur vos objectifs pour le projet et sur la manière dont nous pouvons vous aider ?
- Bonjour ! Nous sommes ravis de vous lire et aimerions en savoir plus. Pouvez-vous nous parler de votre expérience avec des produits/services similaires et de vos objectifs ?
- « Bonjour, merci de nous avoir contactés ! Nous apprécions l'intérêt que vous portez à nos offres. Pour nous aider à mieux comprendre vos besoins, pourriez-vous nous parler des défis auxquels vous êtes confrontés ? »
- « Bonjour ! Nous avons hâte d'en savoir plus sur vous et votre projet. Pouvez-vous nous dire ce que vous recherchez comme solution ? »
Message de promotion des ventes
- Bonjour ! Nous sommes ravis de vous proposer une offre exclusive sur notre produit/service. Pour une durée limitée, économisez [insérer le pourcentage ou le montant] sur votre achat. Ne ratez pas cette occasion ! Commandez dès maintenant : [lien]
- Merci d'avoir pensé à notre produit/service ! En guise de remerciement, nous vous offrons [insérer une réduction ou une promotion] pour une durée limitée. Profitez-en tant que vous le pouvez : [lien]
- Bonjour ! Nous sommes ravis de vous proposer une offre exceptionnelle sur notre produit/service. Pour une durée limitée, profitez de [insérer une réduction ou une promotion] lors de votre achat. Profitez-en dès maintenant : [lien]
- Merci de votre intérêt pour nos offres ! Pour vous faciliter la tâche, nous vous proposons [insérer une promotion ou une réduction] pour une durée limitée. Découvrez-la dès maintenant : [lien]
- Bonjour ! Nous sommes ravis de vous proposer une offre spéciale. Pour une durée limitée, profitez de [insérer une promotion ou une réduction] à l'achat de notre produit/service. N'attendez plus ! Profitez-en dès aujourd'hui ! Achetez maintenant : [lien]
| Prêt à propulser vos ventes au niveau supérieur ? Découvrez comment SMS promotionnels peut vous aider à acquérir des clients et à stimuler vos ventes. |
Exemple de messages de réponse automatique pour la prise de rendez-vous
- Bonjour ! Merci d'avoir pris rendez-vous. Nous avons hâte de discuter avec vous ! Consultez régulièrement votre boîte mail pour recevoir un e-mail de confirmation contenant toutes les informations nécessaires.
- Merci d'avoir pris rendez-vous avec nous ! Nous sommes ravis de vous rencontrer. Vous recevrez prochainement un e-mail de confirmation contenant toutes les informations importantes. À bientôt !
- « Bonjour, merci d'avoir pris rendez-vous avec nous ! Nous avons hâte de vous rencontrer. Votre e-mail de confirmation vous a été envoyé avec toutes les informations nécessaires. À bientôt ! »
- Bonjour ! Nous sommes ravis de vous compter parmi nos rendez-vous. Vous recevrez prochainement un e-mail de confirmation contenant toutes les informations nécessaires pour votre rendez-vous. Au plaisir de discuter avec vous !
- Bonjour ! Merci d'avoir pris rendez-vous avec nous. Votre e-mail de confirmation contenant toutes les informations importantes vous a été envoyé. Nous avons hâte de vous parler !
| Consultez notre article sur «Rappels par SMS – Envoyez des alertes immédiates à vos contacts". |
Les clients envoient un SMS pour recueillir plus d'informations
- Bonjour ! Merci de nous avoir contactés. Nous serions ravis de répondre à vos questions ou préoccupations. Nous vous contacterons prochainement pour plus d'informations !
- Merci de nous avoir contactés ! Nous serons ravis de répondre à toutes vos questions sur nos produits et services. Consultez régulièrement votre boîte mail pour plus d'informations !
- « Bonjour, merci de nous avoir contactés ! Nous sommes ravis de vous répondre et de vous fournir les informations dont vous avez besoin. Restez à l'écoute pour notre réponse ! »
- Bonjour ! Nous sommes ravis que vous nous ayez contactés. Nous sommes là pour vous aider ! Nous vous répondrons rapidement avec toutes les informations nécessaires.
- Bonjour ! Merci de votre message. Nous sommes impatients de vous fournir les informations dont vous avez besoin. Nous vous contacterons prochainement !
Exemple de messages de réponse automatique aux appels manqués
- « Oups, on dirait qu'on a manqué votre appel ! Désolé. On vous recontacte très vite. »
- « Bonjour, désolé d'avoir manqué votre appel. Nous avons hâte de vous parler ! N'hésitez pas à laisser un message si c'est urgent. »
- Merci de votre appel ! Nous sommes désolés de ne pas avoir pu vous répondre. Laissez-nous un message et nous vous recontacterons rapidement.
- Bonjour ! Nous sommes désolés d'avoir manqué votre appel. Au plaisir de vous recontacter prochainement. Laissez-nous un message et nous vous rappellerons au plus vite.
- Bonjour ! Désolé d'avoir manqué votre appel. Nous vous contacterons bientôt pour discuter. En attendant, n'hésitez pas à nous laisser un message !
| Ne laissez pas les appels manqués et les longs délais d'attente nuire à votre entreprise. Découvrez comment. services de centre d'appels entrants peut vous aider à vous connecter avec 2 fois plus de contacts. |
Exemple de messages de réponse automatique transactionnels
- Merci pour votre récent achat ! Nous vous remercions de votre fidélité et vous contacterons prochainement pour vous donner plus d'informations sur votre commande.
- Félicitations ! Votre paiement a bien été reçu et traité. Nous vous contacterons prochainement pour confirmer les détails de votre commande.
- Merci d'avoir choisi notre service ! Nous avons bien reçu votre demande et vous contacterons prochainement pour vous la confirmer.
- « Bonne nouvelle ! Votre compte a bien été mis à jour. Pour toute question, n'hésitez pas à nous contacter. »
- Votre rendez-vous est confirmé ! Au plaisir de vous revoir bientôt. Pour toute modification, n'hésitez pas à nous contacter.
Exemples de messages de réponse automatique par e-mail professionnel pour le service client et l'assistance
Voici quelques exemples de messages de réponse automatique par e-mail professionnels destinés au service client et à l'assistance :
Message de base du service client et de l'assistance
Salut,
Merci de nous avoir contactés ! Notre équipe reçoit actuellement un volume important de demandes, mais nous tenons à vous informer que nous mettons tout en œuvre pour répondre à chacun d'entre vous dans les meilleurs délais. Nous vous contacterons prochainement.
Bien cordialement,
[Votre nom/nom de l'entreprise]
Exemple de messages de réponse automatique de répondeur de vacances
Bonjour,
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement absent du bureau et ne serai pas disponible avant le [date]. Je répondrai à votre message dès que possible à mon retour.
Si votre demande est urgente, veuillez contacter [votre contact pour un autre point de contact ou canal d'assistance].
Nous vous remercions de votre patience et votre compréhension.
Bien cordialement,
[Votre Nom]
Exemple de messages de réponse automatique du support technique
Salut,
Merci de nous avoir contactés pour obtenir une assistance technique. Nous sommes désolés d'apprendre que vous rencontrez des problèmes, mais notre équipe est là pour vous aider. Nous vous contacterons prochainement pour obtenir plus d'informations et résoudre le problème.
Si vous avez des questions ou des préoccupations urgentes, veuillez nous contacter à [coordonnées pour un autre canal d'assistance].
Bien cordialement,
[Votre nom/nom de l'entreprise]
Message de suivi d'assistance
Bonjour,
Merci de nous avoir contactés pour obtenir de l'aide. Nous souhaitons vous contacter afin de nous assurer que votre problème a été résolu. Si vous avez encore besoin d'aide, n'hésitez pas à nous le faire savoir et nous ferons de notre mieux pour vous aider.
Merci d'avoir choisi [Nom de votre entreprise] pour vos besoins.
Bien cordialement,
[Votre nom/nom de l'entreprise]
Exemple de messages de réponse automatique de mise à jour de service
Salut,
Nous vous informons que notre service est actuellement en maintenance et que certaines fonctionnalités pourraient être inaccessibles pendant cette période. Nous vous prions de nous excuser pour la gêne occasionnée et ferons tout notre possible pour que tout soit à nouveau opérationnel dans les meilleurs délais.
Nous vous remercions de votre patience et votre compréhension.
Bien cordialement,
[Votre nom/nom de l'entreprise]
Message de facturation et de gestion de compte
Bonjour,
Merci de nous avoir contactés pour obtenir de l'aide concernant la facturation et la gestion de votre compte. Notre équipe est là pour répondre à toutes vos questions. Nous vous contacterons prochainement pour répondre à votre demande.
Si vous avez des questions ou des préoccupations urgentes, veuillez nous contacter à [coordonnées pour un autre canal d'assistance].
Merci d'avoir choisi [Nom de votre entreprise] pour vos besoins.
Bien cordialement,
[Votre nom/nom de l'entreprise]
Exemples d'idées de messages de réponse automatique créatifs et amusants
Voici quelques exemples d’idées de messages de réponse automatique créatifs et amusants :
- « Je suis désolé, mais je suis actuellement occupé à vivre pleinement ma vie et je ne peux pas répondre à votre message. Veuillez réessayer plus tard, quand je me sentirai moins bien. »
- « Merci pour votre message, mais je suis actuellement en mission top secrète pour [Nom de l'entreprise]. Je vous recontacterai dès que j'aurai sauvé le monde. »
- Je suis actuellement absent du bureau, mais ne vous inquiétez pas, j'ai laissé un robot répondre à vos e-mails. Il fait peut-être un peu froid, mais il fait le travail. Veuillez indiquer à mon robot ce dont vous avez besoin.
- Merci pour votre e-mail ! Notre service client est actuellement en proie à une montée de sucre due au chocolat, mais nous vous recontacterons dès que la coma sucrée sera passée.
- Je suis actuellement absent du bureau et je souffre d'une forte peur de rater quelque chose. N'hésitez pas à me laisser un message pour me dire ce qui me manque.
- « Je suis actuellement en congé de maladie, mais les choses s'amélioreront bientôt (j'espère). Je te recontacterai dès que je me sentirai mieux [ou le {date}, selon la première éventualité]. »
- « Merci pour votre message, mais je suis en train de me battre avec mon chat et je ne peux pas détourner le regard. Soyez patients pendant que je prouve ma domination. »
- « Bonjour, je suis en train de réfléchir à ma prochaine réponse spirituelle. Veuillez patienter. »
- Merci de nous avoir contactés ! Notre équipe est actuellement absente du bureau et savoure des nachos bien mérités. Nous vous répondrons au plus vite !
- Merci de nous avoir contactés ! Nous vous promettons une réponse plus rapide qu'un guépard fuyant un lion.
- « Hé, c'est moi, votre sympathique message de réponse automatique de quartier. Je suis là pour vous dire que les humains vous rappelleront bientôt ! »
- Notre équipe enquête actuellement sur les derniers mèmes de chats. À bientôt !
- Merci pour votre message. Nous recevons actuellement beaucoup de jeux de mots et nous vous répondrons dès que possible.
- « Bonjour ! Nos robots calculent actuellement la réponse à la question fondamentale de la vie, de l'univers et de tout le reste [il ne s'agit pas de 42, apparemment]. Nous répondrons à votre message sous peu ! »
- « Désolé, nous ne pouvons pas répondre au téléphone en ce moment ; nous sommes trop occupés à nous assurer que les plantes de notre bureau sont heureuses. »
- Merci pour votre message ! Notre équipe est actuellement à la recherche du meilleur café de la ville. Nous vous répondrons rapidement !
PS : Choisissez ces exemples de messages de réponse automatique en fonction des directives de votre entreprise, des autorisations requises et de l'identité de votre marque. Ils ne doivent pas paraître inhabituels ni choquants pour votre public.
Quelles informations inclure dans vos messages de réponse automatique ?
Motif de la réponse automatique
Confirmez la réception du message et expliquez aux destinataires la raison de cette réponse automatique. Vous êtes peut-être en train de consulter vos e-mails, de prendre un congé bien mérité ou encore, ils vous ont envoyé un message en dehors des heures d'ouverture de la TCPA. Leur expliquer la raison de cette réponse leur garantit que leur message ne sera pas perdu.
Date de retour prévue
Si vous savez quand vous serez de retour, incluez-le dans votre message de réponse automatique afin que vos destinataires sachent quand ils peuvent s'attendre à avoir de vos nouvelles.
Coordonnées alternatives
Si nécessaire, fournissez d'autres coordonnées pour aider le destinataire pendant votre absence.
Personnalisation
Si possible, personnalisez votre message de réponse automatique en fonction du destinataire. Mentionnez son nom, l'objet du message ou toute autre information pertinente.
Signature
Incluez votre signature dans votre message de réponse automatique, y compris votre nom et votre titre de poste (plus pertinent pour les e-mails).
Option de désactivation
Si vous utilisez votre message de réponse automatique à des fins marketing, incluez une option de désinscription facile pour les destinataires qui ne souhaitent pas recevoir de messages de votre part à l'avenir.
Comment rédiger un message de réponse automatique efficace pour diverses situations
Dans cette section, examinons les meilleures pratiques à garder à l’esprit lors de la création d’un message de réponse automatique pour diverses situations.
Rendez votre message de réponse automatique professionnel, convivial et accessible
Lorsque vous rédigez votre message de réponse automatique, trouvez un équilibre entre professionnalisme et accessibilité.
Voici quelques conseils pour vous aider à y parvenir :
- Utilisez une salutation amicale : Votre message de réponse automatique doit paraître accueillant et amical, comme si vous parliez directement au destinataire pour lui faire sentir qu'il est valorisé.
- Restez concis : Bien qu'il soit important de fournir toutes les informations nécessaires dans votre message, soyez concis et précis. Vous ne voulez pas submerger le destinataire d'informations inutiles.
- Utilisez un ton conversationnel : Rédigez votre message sur un ton conversationnel, facile à lire et à comprendre. Évitez d'utiliser un langage trop technique ou des phrases complexes qui pourraient rebuter.
- Fournissez des instructions claires : Incluez des instructions claires sur la marche à suivre, qu'il s'agisse de fournir des informations de contact alternatives ou simplement d'informer vos destinataires du moment où ils peuvent s'attendre à recevoir une réponse de votre part.
- Injectez un peu de personnalité : Laissez transparaître votre personnalité dans votre message de réponse automatique. Que vous soyez connu pour votre sens de l'humour ou votre amour des jeux de mots, y ajouter une touche d'humour ou une touche personnelle peut rendre votre message plus mémorable et engageant.
- Relisez votre message : Relisez-le attentivement pour éviter toute erreur ou faute de frappe. Un message bien rédigé et sans fautes établit votre crédibilité et votre professionnalisme.
N’oubliez pas que l’objectif de votre message de réponse automatique est de fournir des informations utiles au destinataire tout en transmettant une impression positive de votre entreprise.
Gérez bien les informations sensibles dans votre exemple de messages de réponse automatique
La gestion des informations sensibles dans votre message de réponse automatique peut être délicate, mais il est important de garantir que votre message est professionnel et sécurisé.
Voici quelques conseils à considérer.
- Utilisez des canaux sécurisés : Si vous devez fournir des informations sensibles, comme un contact alternatif, utilisez une plateforme de messagerie sécurisée.
- Tenez compte des exigences légales : Selon votre secteur d'activité, vous devrez peut-être respecter des exigences légales spécifiques concernant le traitement des informations sensibles. Familiarisez-vous avec ces exigences. règlements qui s'appliquent à vous.
- Relisez attentivement votre message : Examinez-le attentivement pour vous assurer qu’il ne contient aucune information sensible qui ne doit pas être partagée.
N’oubliez pas qu’il vaut mieux pécher par excès de prudence.
Rédigez un exemple de message de réponse automatique spécifique à la situation
Adaptez votre message au contexte spécifique dans lequel vous l'utilisez. Cela signifie prendre en compte la nature de l'événement ou de la situation, ainsi que les attentes du client.
Par exemple, pour les événements de réseautage, vous pouvez inclure une brève présentation et quelques informations sur l'événement, ainsi qu'une mention de votre disponibilité pour un suivi. Pour les entretiens d'embauche, vous pouvez remercier le candidat pour son temps et exprimer votre intérêt et votre disponibilité pour un entretien de suivi.
Utilisez le nom et la signature de l'expéditeur dans votre message de réponse automatique
Choisissez un nom d'expéditeur facilement reconnaissable et qui identifie clairement votre entreprise. Utiliser votre nom complet ou celui de votre entreprise est généralement une valeur sûre. Cependant, si vous souhaitez ajouter une touche de personnalité, faites preuve de créativité en ajoutant une touche personnelle ou une phrase accrocheuse qui représente votre marque.
Par exemple, si vous êtes amateur de café et que vous gérez un petit café, vous pouvez utiliser « Reine/Roi de la caféine » comme nom d'expéditeur. Si vous êtes rédacteur indépendant, vous pouvez également utiliser « Word Wizard ». Les possibilités sont infinies ; choisissez un nom d'expéditeur facilement reconnaissable et en harmonie avec votre marque.
Votre signature doit inclure votre nom, votre titre et vos coordonnées si vous utilisez une adresse e-mail. Si vous avez un logo d'entreprise ou une photo professionnelle, n'hésitez pas à l'inclure. Votre signature doit être concise, professionnelle et lisible.
Voici un exemple d'e-mail de réponse automatique qui intègre un nom d'expéditeur créatif et une signature professionnelle :
Bonjour, vous êtes bien dans la boîte de réception de l'expert marketing. Je suis actuellement absent du bureau, mais je serai bientôt de retour pour relever les défis marketing qui se présenteront à moi. En attendant, contactez mon collègue, [Nom du collègue], à [Adresse e-mail du collègue].
Merci pour votre patience, je vous contacterai bientôt !
Très cordialement,
[Votre Nom]
Spécialiste du marketing
[Nom de la compagnie]
[Adresse e-mail]
[Numéro de téléphone]"
Testez votre message de réponse automatique avant de l'envoyer pour vous assurer qu'il fonctionne correctement
La dernière chose que vous souhaitez est que vos destinataires reçoivent un message brisé ou incorrect.
Alors, comment tester votre message de réponse automatique ?
Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer :
- Envoyez un message de test à vous-même ou à un collègue : Il s’agit d’un moyen simple de garantir que votre message est envoyé correctement, que les liens fonctionnent et que toutes les informations nécessaires sont incluses.
- Vérifiez le formatage : Assurez-vous que votre message est lisible et correctement formaté. Testez-le sur différents appareils et plateformes pour vous assurer qu'il s'affiche correctement sur tous.
- Obtenez des commentaires des autres : Avant de programmer votre réponse automatique, demandez l'avis de vos collègues ou amis. Demandez-leur de vous donner leur avis sur la clarté, le ton et l'efficacité globale du message.
Mettez à jour votre message de réponse automatique si nécessaire
Même si nous aimerions tous que nos horaires restent les mêmes, des imprévus peuvent parfois survenir. Il est donc important de mettre à jour vos messages de réponse automatique pour refléter ces changements.
Indiquez la nouvelle date de retour ou supprimez toute information devenue inutile. Modifiez la date de fin prévue pour votre réponse automatique.
Cela peut vous faire gagner du temps et éviter à vous et à vos destinataires beaucoup de confusion et de frustration.
Utilisez le message de réponse automatique pour promouvoir votre marque ou votre entreprise
En utilisant votre message de réponse automatique comme outil marketing, vous pouvez non seulement informer vos destinataires de votre retour, mais également créer une notoriété de marque et engager des clients potentiels.
Voici comment le faire:
- Mettez en valeur votre marque ou votre entreprise : Incluez un slogan, un énoncé de mission ou un code de réduction pour vos produits ou services.
- Fournir de la valeur : Incluez un lien vers votre blog, vos comptes de réseaux sociaux ou une ressource gratuite.
- Incluez un appel à l’action : Demandez aux destinataires de vous suivre sur les réseaux sociaux ou de s’inscrire à votre newsletter par e-mail.
48% de clients J'adorerais recevoir des offres exclusives par SMS. Et le meilleur dans tout ça ? Ils sont plus susceptibles de cliquer et d'agir sur ces offres ! En fait, le taux de clics pour les offres par SMS atteint un énorme 19 %, contre seulement 4 % pour le marketing par e-mail et 1 % pour Facebook.
Donc, si vous recherchez un canal marketing à fort impact qui donne des résultats, pensez à la messagerie texte.
Prêt à améliorer votre stratégie marketing ?
Lisez notre article sur «Maximiser l'engagement : la puissance de la messagerie texte automatisée« pour apprendre à engager votre public et à générer des conversions.
L'image sélectionnée: Photo par Andrea Piacquadio
